Agent d’accueil et Secrétariat

Agent d’accueil et Secrétariat

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Libellé du poste : Agent d'accueil et Secrétariat
Métier : Accueil / Secrétariat Médico-social
Famille : Gestion de l'information
Sous famille : Accueil et réception des personnes
Définition du poste :
Gestion du standard téléphonique
Cogestion de l'agenda de la Directrice
Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché
Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions)
Organiser pour le/la directeur(ce) et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers

Missions du poste :
Gestion des appels téléphoniques
Accueil et accompagnement des personnes (Usagers, familles etc.)
Organiser l'arrivée de la future Personne Accompagnée
Gestion des rendez-vous
Gestion des demandes de stages
Gestion des préavis de grève
Distribution de courrier Personnes Accompagnées
Saisie de courriers, notes, documents divers
Prise de notes et rédactions des procès-verbaux
Gestion des activités du secrétariat jusqu'à l'archivage
Gestion administrative du dossier du patient/résident
Création de documents
Préparation de documents
Mise à jour et envoi du fichier GIR
Gestion des stocks et des commandes
Numérisation des documents
Archivage des documents
Participation à des groupes de travail
Participation à des réunions spécifiques (Comité Stratégique, Temps d'échange et de partage etc.)
Gestion des clés de l'établissement

Lieu de travail : Châteaudun
Horaires de travail : 9h-17h
Nombre de lits et places concernés : 62 lits d'EHPAD dont 2 lits d'hébergement temporaire et 40 lits d'USLD
Liaisons Hiérarchiques :
- Directeur(ce) Médico-social
- Médecin coordonnateur
- Cadre de santé

ORGANISATION ET PARTICULARITES
Relations professionnelles :
- Directrice, Responsables de services, médecins
- Autorités déconcentrées pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations
- Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations
- Usagers et fournisseurs pour transmission d'information
- Prestataires et partenaires extérieurs, organismes divers
- ARS, Conseil Général, Mairies

Conditions particulières :
Relations professionnelles directes avec la/le Directeur(ce)
Discrétion professionnelle

Diplôme requis :
- BEPC ou expérience approuvée

ACTIVITES :

Accueil et orientation des personnes ( Usagers, Familles, autres)
Accueil téléphonique
Accompagnement ou recherche de personnes dans les locaux, lieux internes (services, lieux de prise en charge ) ou externe (mairie, poste etc.)
Maitriser Contrôle d'identité des visiteurs
Recueil, Collecte de données ou d'information spécifique à son domaine d'activité
Organisation et classement des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédaction et mise en forme des notes, documents et / ou rapports
Préparation des commandes mensuels des produits d'entretien
Distribution du courrier aux Personnes accompagnées
Reproduction et diffusion des documents
Cogestion de l'agenda de la Directrice
Traitement du courrier

SAVOIRS :

Accueil téléphonique
Communications / relations interpersonnelles
Droit des Résidents
Gestion du stress (Gérer ses émotions, son stress)
Géographie et topographie de l'établissement
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

SAVOIR-FAIRE :

Accueillir et orienter des personnes, des groupes des publics
Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites de la Directrice
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou des messages téléphoniques
Reproduire et diffuser des documents, des dossiers
Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Travailler en équipe / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les technologies de l'information et de la communication (TIC)
Utiliser une procédure, un code, un langage, un mode opératoire, une réglementation

Centre hospitalier - EHPAD Rue Fédé - EHPAD Route de Jallans -USLD -
Route de Jallans
28205 Chateaudun

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