Responsable Ressources Humaines- H/F EHPAD Seguin

Responsable Ressources Humaines- H/F EHPAD Seguin

CDI; Détachement; Mutation

L'E.H.P.A.D "Seguin" de CESTAS (33611) 17210

RECRUTE un(e) Responsable Ressources Humaines en contrat à durée indéterminée (CDI). Pour les professionnels titulaires de la Fonction publique, mutation possible.

Poste de jour, à temps plein, 37 heures 40 de manière hebdomadaire, avec RTT.

A pourvoir courant octobre 2024. SEGUR de la santé, prime de 188 euros nets / mois. Poste de catégorie B - Adjoint des cadres.

Contexte :

L'EHPAD « Seguin » est un établissement d'hébergement public autonome pour personnes âgées dépendantes, sous le régime de la fonction publique hospitalière, de 92 places, comprenant un accueil de jour et un PASA. L'établissement compte 80 places d'hébergement permanent, 6 places d'hébergement temporaire, dont une place d'hébergement temporaire d'urgence (HTU) et 6 places d'accueil de jour. L'établissement appartient à la Direction commune des EHPAD des Graves (Bègles, Cestas, Pessac et Talence).

Missions générales du poste :

Organiser, piloter et réaliser les activités de la fonction RH, en tenant compte de la réglementation, des Lignes Directrices de Gestion et des procédures définies. Recevoir, informer, conseiller les professionnels de l'établissement. Organiser et assurer la gestion de carrière des professionnels de l'établissement. Organiser et assurer le suivi du plan de formation de l'établissement. Organiser et suivre les données et tableaux de bord RH (masse salariale, suivi des effectifs, suivi budgétaire du groupe II).

:

1. Gestion des carrières

· Effectuer les formalités administratives d'embauche des contractuels (déclaration préalable à l'URSSAF, rédaction du contrat, présentation à l'agent, remise du livret d'accueil et du règlement intérieur, demande de casier judiciaire, etc.) et titulaires/stagiaires (rédaction des décisions, calcul de reprise d'ancienneté, affiliation à la CNRACL, etc.) ;

· Participer à l'accueil des nouveaux embauchés (présentation de la structure et informations administratives) selon la procédure en vigueur ;

· Réaliser les formalités administratives de fin de contrat (attestations Pôle Emploi, certificat de travail, calcul et versement des indemnités de fin de contrat) ;

· Tenir à jour le registre du personnel ;

· Assurer le suivi des contrats ;

· Établir les décisions statutaires en lien avec la carrière des agents (mise en stage, titularisation, avancement, reclassement, mutation, disponibilité, congé parental, convention de mise à disposition, etc.) ;

o Organiser et suivre les commissions administratives paritaires (CAP) et Commission Consultative Paritaire (CCP) pour les situations particulières (discipline, refus de titularisation, refus de formation)

o Construction annuelle du tableau des avances d'échelon, à appliquer chaque mois au niveau de la paie avec élaboration de la décision associée.

o Construction annuelle du tableau d'avancement de grade en fonction des critères retenus dans les Lignes Directrices de Gestion (LDG).

· Effectuer les formalités en lien avec la CNRACL (dossiers de validation de services, de rétablissement au régime général, retraite, etc.) ;

· Retraite : Tenir à jour le tableau de suivi des départs à la retraire, effectuer les simulations de pension de retraite, création et suivi des dossiers de liquidation de la pension retraite en lien avec la CNRACL ;

· Concevoir les fiches de poste et en assurer le suivi ; présentation en CSE pour avis ;

· Coordonner les campagnes d'entretiens professionnels annuelles (préparer les documents, assurer le suivi, collecter les fiches, faire les copies pour les professionnels, rangement dans le dossier administration de l'agent) ;

· Coordonner les plannings et les congés des professionnels placés sous la responsabilité directe de la Direction ;

· Établir le tableau des astreintes administratives et techniques ;

· Assurer le lien avec la médecine du travail (déclaration de masse salariale, suivi des visites médicales annuelles et ponctuelles) ;

· Assurer le suivi ainsi que la gestion de l'absentéisme selon la nature de l'absence et le statut de l'agent (Maladie Ordinaire, Maternité / Paternité, Accident du Travail, Maladie Professionnelle, Congé de Longue Maladie, Congé de Longue Durée, Travail à Temps Partiel Thérapeutique, demande d'expertise et de contrôle médical, etc.) ;

· Gérer les assignations lors des préavis de grèves ;

· Gérer le suivi des absences syndicales ;

· Rédaction des divers courriers et attestations de travail.

2. Gestion de la paie

· Établir mensuellement la paie (recueillir les éléments variables et des diverses indemnités, procéder à la saisie, contrôler) ;

· Procéder aux déclarations (mensuelles, trimestrielles) et aux versements des cotisations sociales (URSSAF, taxe sur les Salaires, CGOS, FEH, etc.) ;

· Suivi du demi-traitement (CGOS et MNH) et indemnités journalières CPAM.

· Assurer le suivi du prélèvement à la source ;

· Établir les déclarations annuelles (DADS-U / DSN, URSSAF, CNRACL, FIPHFP, ANFH, etc.) ;

· Préparer le calcul de la prime de service ;

· Concevoir et/ou mettre à jour les procédures relatives à la paie ;.

· Classement des documents dans les dossiers agents.

3. Pilotage et suivi RH

· Établir les états mensuels et annuels de suivi budgétaires du groupe II : suivi des effectifs, suivi masse salariale, suivi budgétaire. ;

· Compléter le tableau de suivi des absences ;

· Assurer le suivi des remboursements de traitement des agents (ANFH, CPAM, Assurance Statutaire, ASP) ;

· Émettre les titres de recettes en lien avec ces versements (agents en formation, mis à disposition, en congé maladie, en contrat aidé, etc.) ;

· Fournir les éléments nécessaires à la préparation de l'EPRD et de l'ERRD sur la partie dépenses du Groupe II et recettes atténuatives ;

· Organisation et suivi des concours (avis de concours jury de concours).

· Suivre les contentieux juridiques ;

· Garantir le respect de réglementation ;

· Participer à la définition et la rédaction du volet social du Projet Institutionnel en conformité avec la politique générale de l'établissement.

4. Plan de formation

Ø

· Elaboration des tableaux de recensement des souhaits de formation (individuelle et collective) des agents suite aux entretiens de formation annuels ;

· Indiquer l'enveloppe financière disponible en fonction des reliquats des années précédentes, et de l'enveloppe estimée du plan de formation ANFH annuel ;.

· Préparation de la commission de formation : Elaboration des convocations et du procès-verbal de la commission ;.

· Elaboration des courriers d'achats de formation (demande de devis, programme, dates, confirmations ou refus d'achat de formation) ;

· Réalisation du plan de formation en fonction des arbitrages effectués (coût de la formation, estimation des frais de déplacement, des frais de traitement).

Ø

· Actualisation des plans prévisionnels de formation et du tableau du suivi financier régulièrement ;.

· Gestion des dossiers de formation inscrits au plan de formation sur GESFORM (saisie des dossiers, saisie des remboursements agents et organismes) ;.

· Relation avec l'ANFH, les agents partant en formation, les organismes et le cadre ;.

· Formations INTRA, préparation et diffusion des listes des participants, réservation des salles, du vidéo projecteur, vérification du matériel, commande des repas ;.

· Gestion des recettes, calcul des remboursements de frais de traitement.

Ø

· Suivi et gestion des Etudes promotionnelles : organisation du jury de sélection des agents partant en Etudes Promotionnelles (EP)EP ;.

· Recensement des demandes d'EP auprès de l'ANFH ;

· Aide de l'agent à remplir les formalités administratives ;

· Gestion et suivi des Congés de Formation Professionnelle (CFP). ;

· Renseignement sur le Compte Personnel de Formation (CPF).

Ø

· Réaliser et suivre un tableau de suivi, sur les formations qui reviennent systématiquement : Soins Palliatifs et fin de vie, suivi de formation incendie, AFGSU 1 et 2, Recyclage AFGSU, SST, NETSOINS Mettre à jour chaque mois le tableau (agents, date de formation) ;.

· Tableau de suivi de la liste des participants ;.

· Suivi de l'utilisation des CNR (reprises de provisions en fonction des dépenses effectuées annuellement).

5. Préparation et participation aux instances

· Gérer l'organisation des élections professionnelles : élaborer les listes électorales pour les différents votes, affichages, etc. ;

· Préparer les documents en lien avec le Groupe II présentés en Instances (rapports, tableaux, Bilan social) ;

· Organisation et participation au CSE ;

· Participer aux réunions diverses.

6. Activités annexes

· Assurer une veille législative et réglementaire ;

· Participer à la démarche d'amélioration continue de la qualité et la gestion des risques ;

· Élaborer des procédures ;

· Rédiger et assurer la diffusion des notes de services ;

· Participer à la rédaction des courriers de la Direction ;

· Représenter un interlocuteur de qualité pour la Trésorerie, les usagers, les familles et les différents partenaires de l'EHPAD ;

· Constituer un véritable support pour les agents dans leur carrière, les assister, les conseiller dans leurs démarches administratives ;

· Assurer le lien avec le CGOS et la MNH (statut de correspondant) ;

· Assurer la suppléance des régies d'avance et de recettes ;

· Gestion des arrêts de travail en l'absence des cadres ;

· Gestion des intervenants extérieurs : rédaction et mise à jour des conventions avec les professionnels libéraux extérieurs ;.

· Mise à jour des différents listings du personnel : liste des coordonnées des agents, liste du personnel retraité ;

· Accueillir et prendre en charge de manière physique les usagers, les familles, les partenaires, etc. ;

· Connaître le travail et les missions des autres agents administratifs afin d'assurer une continuité de service (cf. les procédures types) ;

· En cas d'indisponibilité de l'agent en charge de l'accueil : informer les personnes intéressées par une admission au sein de l'EHPAD, procéder aux visites de l'établissement ; tenir le standard téléphonique, orienter les appels vers le bon interlocuteur et/ou transmettre les messages aux personnes concernées ;

· Aider et participer ponctuellement aux animations, à l'organisation d'événements ;.

· Organiser, ranger le serveur partagé Responsable RH ;.

· Mise à jour du fichier permanent des corps et grades des établissements publics sanitaires et sociaux, manuel de gestion des ressources humaines de la fonction publique hospitalière, textes de base consolidés de la fonction publique hospitalière, code des personnels hospitaliers, code de la santé publique

Savoir-être :

- Gérer ses émotions, son stress

- Identifier / analyser des situations d'urgence et définir des actions

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle

- Renseigner des personnes au regard de son métier

- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes ou en public

- Rigueur et méthode

- Discrétion professionnelle

- Sens du service public

- Réactivité

- Disponibilité

- Fortes capacités relationnelles du fait de très nombreux interlocuteurs

- Autonomie et sens des responsabilités

- Rigueur dans l'analyse

- Capacité d'initiatives

- Esprit d'équipe

- Diplomatie

Gestion des gardes administratives (1 semaine sur 5) et indemnité d'astreinte en complément.

EHPAD Seguin
15, chemin du Biala
33610 Cestas

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