Assistant(e) de direction des soins - Chargé(e) de la cellule de remplacement

Assistant(e) de direction des soins - Chargé(e) de la cellule de remplacement

CDI

Missions générales
L'assistant(e) de la direction des soins a pour missions principales de :
- traiter les demandes de remplacement envoyées par l'encadrement
- assurer la gestion du personnel paramédical remplaçant (intérimaire, vacataire)
- réaliser des tableaux et présentations analytiques des remplacements
Activités spécifiques :
* Gestion des ressources humaines (en interne) :
- Valide/modifie les profils agents et compétences sur Hublo

* Gestion des ressources humaines (en externe) :
- Assure le suivi des dossiers de vacataires (création du dossier, compilation des documents administratifs)
jusqu'à l'enregistrement par la direction des ressources humaines
- Gère le fichier des vacataires (actualisation, mise à jour des disponibilités)
- Enregistre les candidatures de vacataires externes dans un fichier spécifique prévu à cet effet
- Assure le suivi des dossiers des vacataires jusqu'à l'envoi de ces derniers à la direction des ressources humaines
- Assure l'interface avec les agences de travail temporaire après validation de la demande par le cadre de santé rattaché à la direction des ressources humaines, le Coordonnateur général des soins ou son adjoint
- Valide/modifie les profils agents et compétences sur Hublo

* Gestion des remplacements :
- Saisit les demandes de remplacement dans le fichier Excel et les publie selon la procédure prévue à cet effet
(Hublo®, en intérim, etc)
- Choisit les remplaçants et les inscrits dans le tableau Excel prévu à cet effet
- Alerte le cadre de santé rattaché à la direction des soins, le Coordonnateur général des soins ou son adjoint en cas de mission non pourvue à J-2

* Gestion financière :
- Signe électroniquement, par délégation du coordonnateur général des soins, les contrats de mise à disposition des intérimaires sur les différentes plateforme
- Imprime les factures liées à l'intervention d'agents placés en mission de travail temporaire
- Vérifie l'effectivité du service fait (adéquation entre les Relevés d'Heures (RH) réceptionnés après chaque mission / factures)
- Met à la signature du directeur des soins les factures
- Transmet les factures signées, associées aux bons de mission, à la direction des ressources humaines
- Assure un suivi mensuel financier des dépenses

Activité occasionnelle :
* Secrétariat (en l'absence de l'assistante de la direction des soins en charge du secrétariat) :
- Traite et met en forme les documents, rapports et courriers
- Réceptionne, traite et oriente les appels et messages téléphoniques
- Organise l'agenda du Coordonnateur général des soins et de son adjoint (prise de rendez-vous, réservation des salles de réunion)
- Réalise un accueil physique des personnes se présentant à la direction des soins et répond à leurs demandes.

CAPACITES

Personnelles :
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité relationnelle
- Capacité à gérer son stress
- Capacité à se remettre en question
- Méthode, rigueur
- Adaptabilité, esprit critique

Professionnelles :
- Connaissances des outils de bureautique
- Maitrise des technologies de communication et d'information
- Capacité d'organisation
- Faire preuve de discrétion et de distance professionnelle
- Respecter le secret professionnel

QUALIFICATIONS ET QUALITÉS REQUISES

Conditions et/ou qualifications requises :
- Niveau BAC+2
- Expérience de secrétariat au sein d'une direction fonctionnelle
- Connaissance de l'organisation hospitalière

Possibilité d'évolution professionnelle :
- Formation continue
- Assistante médico-administrative

CONDITIONS ET HORAIRES DE TRAVAIL

Localisation :
CASH Nanterre 403 avenue de la République 92014 Nanterre Cedex

Horaires :
08h30 16h30 ou 09h00 17h00 du lundi au vendredi

Centre d'accueil et de soins hospitaliers CASH
403, avenue de la République
92000 Nanterre

Voir la fiche de l’établissement