Assistant·e de direction

Assistant·e de direction

CDD

Nommé(e) et affecté(e) à la Direction Générale Secrétariat de Direction.
Placé(e) sous l'autorité directe du chef d'établissement.
Les missions de l'assistante de direction EPSMR CHOR sont les suivantes :
Accueil de la Direction Générale :
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Réceptionner, traiter les appels téléphoniques
- Gérer les boîtes électroniques du secrétariat de Direction
- Réceptionner, trier, classer, archiver le courrier
Organisation de l'agenda de la Directrice :
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien de la Directrice (prise de RDV, programmation des réunions, congés)
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences téléphoniques)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Directrice (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).
- Assurer la préparation en amont et le suivi en aval des dossiers.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
Gestion de réunion et gestion documentaire :
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes-rendus (CODIR, Directoires, réunions diverses )
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information)
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting)
Communication :
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes-rendus)
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'établissement ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de la Directrice)
Activités ponctuelles :
- Gérer les ordres de mission, les congés et les évaluations de l'équipe de Direction
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Assurer la continuité du secrétariat la Commission Médicale de Groupement (CMG) du GHT de la Réunion

Centre hospitalier Ouest Réunion
5, impasse Plaine Chabrier Le Grand Pourpier Sud, île de la Réunion 5, impasse Plaine Chabrier Le Grand Pourpier Sud, île de la Réunion
97460 Saint-Paul

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