Gestionnaire de l'administratif et du personnel au sein de la direction des travaux

Gestionnaire de l'administratif et du personnel au sein de la direction des travaux

CDI; Mutation

Le CHIMM recherche un gestionnaire de l'administratif et du personnel au sein de la direction des travaux.

Présentation du pôle:
La Direction de la Sécurité, Maintenance et Travaux (DSMT) a pour mission d'assurer la maintenance et l'aménagement des locaux, des équipements, l'entretien des extérieurs.

LIENS HIERARCHIQUES et RELATIONS PROFESSIONNELLES

Lien hiérarchique :
- Ingénieur Responsable de la Maintenance et de l'Exploitation du CHIMM

Lien fonctionnel :
- Responsable des Travaux du CHIMM
- Adjoints Techniques au Responsable de la Maintenance et de l'Exploitation du CHIMM

Partenariats :
- Gestionnaire exploitation du CHIMM
- Gestionnaires marchés GHT
- Gestionnaire des logements
- Agents techniques
- Utilisateurs : cadre de santé, administratifs
- Agents du CHIMM
- Direction des Affaires Financières (DAF)
- Services « supports » : restauration, logistique, achat, biomédical, informatique .

Autres contacts :
- Fournisseurs
- Trésor Public

Missions principales :
Le périmètre de base portera sur l'investissement (tant en exploitation courante que sur les opérations de travaux) et le suivi du personnel.

Périmètre investissements :
- Rédaction et transmission des bons de commande à partir des besoins de l'établissement
- Réception et contrôle des factures par rapport aux bons de commande, aux marchés en cours et s'assurer du service fait, des prestations diverses
- Affectation de la dépense en fonction de sa nature, de sa destination et des autorisations budgétaires (comptes, UF, nomenclature, budget) et liquidation et mandatement des factures
- Traitement des demandes d'information de la part des différents interlocuteurs (trésorerie, fournisseurs, services internes)
- Classement et archivage des pièces comptables et transmission des pièces justificatives au Trésor public
- Etablissement des fiches d'immobilisation
- Contrôle des éléments de la facturation clients (adéquation factures/commandes, factures/pièces du marché, PV de réception/d'intervention le cas échant )
- Affectation de la recette en fonction de sa nature (comptes, UF, conventions)
- Gestion des dossiers de demande d'achat du devis jusqu'à la liquidation
- Renseignement quotidien du tableau de suivi financier
- Archivage annuel

Périmètre RH :
- Renseignement et exploitation de e-planning (application DRH)
- Renseignement et mise à jour des plannings mensuels/annuels (tableau excel)
- Suivi et relance des demandes d'absence
- Archivage annuel

Missions annexes :

- Mise à jour des bases de données des équipements principaux et avenant aux contrats inhérents
- Renseignements de la GMAO
- En binôme du gestionnaire exploitation :
Traitement des commandes d'exploitation
- Préparation des documents pour les réunions de suivi budgétaire.
- Réception des livraisons quand l'agent d'accueil ST est absent et le gestionnaire exploitation
- Suivre le traitement des factures clients et fournisseurs. Dresser un état mensuel de la situation comptable
- Secrétariat : établissement de courrier notamment

Capacités humaines :

- Avoir des connaissances sur les règles de la commande publique
- Utilisation journalière des outils bureautiques
- Gérer simultanément plusieurs commandes et/ou dossiers
- Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence
- Connaissance du secteur des investissements
- Connaissance du secteur gestion humaine (planning notamment)
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Savoir extraire des données informatiques et renseigner des tableaux de bords
- Capacités à travailler en équipe ou seul(e),
- Courtoisie
- Esprit d'initiative et disponibilités
- Capacités d'adaptation rapide au poste
- Discrétion
- Rigueur, méthode et organisation de travail
- Sens des responsabilités
- Etre polyvalent
- Connaissance du milieu technique hospitalier
- Sens du travail en équipe
- Etre disponible, ordonné et soigné
- Bonne volonté
- Esprit d'initiative
- Disponibilité, méthodologie et rigueur
- Amabilité et ponctualité
- Savoir rendre compte
- Aptitude au changement et ouverture aux enjeux hospitaliers
- Etre en capacité physique pour porter et manipuler des boîtes et caisses d'archivage

Compétences et connaissances requises :

- Avoir de solide connaissance comptable (commande, mandatement, liquidation, rattachement de charge, bilan annuel, report de charge, immobilisation financière, clôture annuelle, )
- Utilisation courante de l'outil Excel
- Utilisation courante de l'outil Word
- Connaissance sur la gestion de planning

Diplôme - niveau requis :

- Expérience dans le milieu hospitalier ou de la comptabilité
- Grade : Agent administratif 1ère classe
- Expérience de 5 ans minimum dans ce domaine.

Horaires :

Amplitude de travail : 7h30/jour

Horaires de travail : 8h à 12h / 12h30 à 16h

Congés et RTT : 25 CA + 15 jours de RTT selon temps de présence.

Lieu :

- Tout le CHIMM (commune de Meulan et des Mureaux principalement, Aubergenville, Verneuil)
- Lieu de travail principal sites de Meulan (les ateliers de Meulan disposent de leur propre vestiaire/locaux).

Centre hospitalier intercommunal de Meulan - Les Mureaux
1 rue du Fort
78250 MEULAN-EN-YVELINES

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