RESPONSABLE DU BUREAU DES ENTREES H/F

RESPONSABLE DU BUREAU DES ENTREES H/F

CDI; Mutation

La RESIDENCE LA MATINIERE, Etablissement autonome de la fonction publique hospitalière, a une capacité d accueil de 88 résidents autour de 4 lieux de vie :

- L EHPAD composé de 56 lits
- L Unité Psycho-Gérontologique (UPG) ou Aile Alzheimer composée de 12 lits.
- L Unité Hébergement Renforcé (UHR) composée de 14 lits.
- Un accueil de jour de 6 places

L accompagnement de nos résidents est fondé autour de 3 valeurs essentielles : le respect, l humanité, l esprit de famille.

Ainsi et sous la supervision de l Adjoint de Direction, vous intégrez l EHPAD en tant que Responsable du Bureau des Entrées H/F. Vous êtes l un des premiers interlocuteurs réguliers des usagers internes et externes.
En lien avec les valeurs de l établissement, votre mission principale ne se conditionne pas seulement à un rôle d agent de gestion administrative, elle est aussi connectée à la vie des résidents et de l établissement. En effet, vous avez un rôle essentiel pour l image de l établissement, et vous portez la convivialité ainsi que l attention qui doit se dégager de l établissement vis-à-vis des usagers quels qu ils soient. Votre posture bienveillante, patiente et à l écoute doit permettre à ces derniers de se sentir accueillis, pris en charge et d apaiser les craintes si nécessaire.

Poste à pourvoir au 1er Novembre 2024

ACTIVITES PRINCIPALES :

1. Activités liées à l Accueil :
- Veiller à la qualité de l accueil des résidents, familles et visiteurs
- Assurer l accueil téléphonique de l Etablissement (Renseigner le public, orienter les appels téléphoniques selon leur nature vers le bon interlocuteur, réservation des repas)
- Gestion courante de l accueil : traiter et savoir organiser sa boîte mail, traiter le courrier, poster le courrier à l agence postale située à proximité de l établissement, commande fourniture bureau de tous les services
- Assurer un affichage obligatoire en collaboration avec la/le Responsable Qualité de l établissement : arrêtés de tarification, notes de service, prix des repas, notes d information
- Participer à la convivialité de l établissement et être un véritable membre de l équipe veillant au bien être des résidents
- Gestion administrative du séjour : Recueillir les informations administratives du résident et créer son dossier administratif (numérique et papier), gestion et suivi des dossiers APA (Allocation personnalisée d Autonomie) et de l Aide Sociale, demande APL, gestion de la sécurité sociale.

2. Activités liées à la Facturation :
- Recueillir, contrôler et saisir, dans le logiciel, les mouvements et informations des Résidents nécessaires à la facturation
- Editer et envoyer les factures mensuellement
- Gestion des entrées et sorties : créer nominativement l écriteau des logements lors d une entrée, annoncer les décès et présenter les condoléances, tenir à jour les logiciels correspondants

3. Activités liées à la Comptabilité :
- Etablir les Titres de recettes et les mandats dans le logiciel et assurer le suivi de la liquidation
- Traiter les factures dans le logiciel Chorus Pro
- Organiser le recouvrement des « restes à recouvrer »

4. Activités liées aux Admissions :
- Préparer la Commission d Admission et tenir le secrétariat
- Participation à la Commission d Admission avec un rôle participatif en terme administratif
- Organiser les visites des entrées pour la partie administrative en lien avec la/ le Cadre de Santé.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Horaires : 9h-12h / 13h-17h
100% -35h Repos fixe : Samedi, Dimanche et jours fériés

Rémunération : Selon votre profil et les grilles de rémunération FPH en vigueur (Grade Adjoint Administratif)



COMPETENCES ET CONNAISSANCES SOUHAITEES

Savoirs Être :
- Avoir le sens du service public, de l intérêt général et de l utilité sociale
- Faire preuve de professionnalisme et de rigueur
- Savoir travailler en autonomie tout en faisant du feedback à son N+1
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Être l équilibre entre empathie et impartialité, notamment dans la gestion des décès
- Avoir une grande aptitude à l écoute, faire preuve de patience et savoir respecter le secret médical
- Avoir une bonne élocution et une aisance relationnelle
- Être dynamique, polyvalente et avoir le sens du travail en équipe pluridisciplinaire
- S inscrire dans une démarche continue de bientraitance et de questionnement éthique
- Savoir gérer son stress

Savoirs Faire :
- Bon niveau d orthographe et qualités rédactionnelles, savoir prendre des notes.
- Maîtriser des techniques d organisation et d anticipation
- Être pleinement à l aise avec l outil informatique
- Comportement bientraitant, respectueux, empathique avec les résidents et les autres usagers
- Orienter les correspondants et filtrer les demandes
- Identifier, classer, synthétiser les informations
- Savoir appliquer la réglementation comptable et l adapter à son environnement de travail
- Informer clairement sur la facturation, les aides possibles, la protection juridique, la mise sous tutelle.

Savoirs Théorique :
- Connaissances de base de la comptabilité publique
- Bureautique : Pack Office (Outlook, Excel, Word, Powerpoint).
- La maîtrise technique des progiciels suivants serait un plus : BL Résident, Netsoins, Chorus Pro, Viatrajectoire, BL gestion financière
- Liste des comptes du Plan Comptable des établissements et services sociaux et médico-sociaux publics (M22)
- Loi n°2002-2 du 2 Janvier 2002 rénovant l action sociale et médico-sociale
- Loi n° 2015-1776 du 28 Décembre 2015 relative à l adaptation de la société au vieillissement


Merci de nous faire parvenir un CV + Lettre de motivation avec toutes les informations nécessaires pouvant répondre à cette offre.

E.H.P.A.D. RESIDENCE LA MATINIERE
19, rue de l'industrie
26190 Saint-Jean-en-Royans

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