ASSISTANT(E) MEDICO ADMINISTRATIF--TEMPS PLEIN 93G12

ASSISTANT(E) MEDICO ADMINISTRATIF--TEMPS PLEIN 93G12

CDD

Position dans la structure :
Autorité hiérarchique :
- Madame G. ZANTMAN, Directrice des Ressources Humaines
- Docteur S. RENER, Cheffe de Pôle
Autorité fonctionnelle :
- Docteur C. CELIS-GONZALEZ
Responsable Médicale du CMP- Docteur T. BEGUIN
Responsable Médical Hôpital de Jour
Liaisons fonctionnelles :
Interne au Pôle :
Médecins, Cadres de santé, infirmières, et équipe pluridisciplinaire pour échange d'informations pour organisation de la prise en charge du patient
Externe au Pôle :
DQRJU, Tutelles, Formation Professionnelle, Services Techniques, Administratifs et généraux
Externe à l'établissement :
Etablissements de santé et services internes, familles, A.S.E, institutions spécialisées, DT-A.R.S, S.M.P.R, médecins généralistes ou spécialisés, Mairies, Commissariats, etc
IDENTIFICATION DU POSTE
Intitulé du poste :
Assistante Médico-Administrative
Structure : CMP de BAGNOLET et Hôpital de Jour 59/61 Rue Victor Hugo 93170 Bagnolet (Service du Docteur S. RENER)
Téléphone : 01 48 44 32 09 et/ou 01 43 60 99 83 (CMP)
01 43 60 22 15 (Hôpital de Jour)
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Description synthétique du poste :
Accueillir et orienter les différents interlocuteurs (patients, usagers, professionnels) : physique, téléphonique et courriel
Saisir les actes et rendez-vous dans le logiciel CORTEXTE
Traitement des courriers, des dossiers, des documents, rapports, comptes rendus et certificats médicaux (saisie, mise en forme, enregistrement, tri, diffusion)
Assurer la traçabilité et la conservation des données : numériser, classer, archiver
Saisies de l'activité (DPI et Cortexte), selon les règles d'IDENTITO Vigilance
Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
Planifier et gérer les rendez-vous des patients
Transmissions et partages des informations inter-équipes
Gérer et planifier l'agenda électronique
Organiser et participer aux staffs et réunions ; rédaction et diffusion des comptes rendus
Assurer le secrétariat du CMP et de l'hôpital de jour
Gérer la commande papeterie avec le Cadre du CMP et de l'hôpital de jour

COMPETENCES REQUISES
Missions générales :
Accueillir et renseigner les patients, leurs proches, les partenaires externes.
Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser
Garantir la qualité et la sécurité de l'accueil ainsi que l'orientation des usagers
Participer à la communication en interne et en externe
Organiser et planifier les archives du secrétariat

Missions principales :
Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI (logiciel CORTEXTE)
Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés
Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013)
Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux


Missions spécifiques :

Aptitude de contact et d'accueil auprès de patients souffrants d'une pathologie psychiatrique, de leurs proches et des partenaires extérieurs

Connaissances :

Savoir-faire requis :

Prendre des notes et les retranscrire
Hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser
Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches.
Dynamisme
Esprit d'initiative
Esprit d'équipe et adaptabilité
Sens des responsabilités
Maîtrise de soi
Esprit d'ouverture et d'équité

Savoir être :

Discrétion professionnelle
Qualités relationnelles
Capacité à travailler en équipe

Connaissances requises :

Outils bureautiques (Cortexte, Word, Excel, Intranet/Internet)
Techniques de communication / accueil physique et téléphonique
Droit des patients en psychiatrie et Droit hospitalier
Organisation et fonctionnement interne de l'Etablissement
Vocabulaire médical
COMPETENCES REQUISES

Missions générales :

Accueillir et renseigner les patients, leurs proches, les partenaires externes.
Hiérarchiser et planifier les activités du secrétariat à réaliser
Garantir la qualité et la sécurité de l'accueil ainsi que l'orientation des usagers
Participer à la communication en interne et en externe
Organiser et planifier les archives du secrétariat

Missions principales :

Saisie quotidienne et suivi des informations dans le DPI (logiciel CORTEXTE)
Gestion administrative des dossiers médicaux informatisés
Planification, saisie et émission des certificats médicaux relatifs à la loi du 05/07/2011 (modifiée en 2013)
Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux
Missions spécifiques :
Aptitude de contact et d'accueil auprès de patients souffrants d'une pathologie psychiatrique, de leurs proches et des partenaires extérieurs
Connaissances :
Savoir-faire requis :

Prendre des notes et les retranscrire
Hiérarchiser les activités du secrétariat à réaliser
Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches.
Dynamisme
Esprit d'initiative
Esprit d'équipe et adaptabilité
Sens des responsabilités
Maîtrise de soi
Esprit d'ouverture et d'équité
Savoir être :
Discrétion professionnelle
Qualités relationnelles
Capacité à travailler en équipe
Connaissances requises :

Outils bureautiques (Cortexte, Word, Excel, Intranet/Internet)
Techniques de communication / accueil physique et téléphonique
Droit des patients en psychiatrie et Droit hospitalier
Organisation et fonctionnement interne de l'Etablissement
Vocabulaire médical

Grade :

AMA (Assistante Médico-Administrative) Diplôme : Baccalauréat Sciences Médico-sociales Secrétariat Médical
Ou Adjoint(e) Administratif(ive) Secrétariat

Particularité du poste :
Communiquer et échanger les informations avec ses collègues Secrétaires pour être à même de suppléer et ainsi d'assurer la continuité du travail en cas d'absence.
Une secrétaire toujours présente dans la structure extrahospitalière.

Horaires de travail :

38 heures hebdomadaires

Etablissement public de santé mentale de Ville-Evrard
202, avenue Jean Jaures
93332 Neuilly-sur-Marne

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