Assistante administrative - MAS HESTIA

Assistante administrative - MAS HESTIA

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Métier : Agent de gestion administrative
Code : 45S20
Service : MAS HESTIA
Poste : jour
Pourcentage de temps de travail : 100%

Définition du poste
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suivre et gérer les processus administratifs.
Organiser pour un responsable hiérarchique la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,.).


Liens hiérarchiques
DRH
Directrice du Pôle médico-social
Cadre socio-éducatif de la MAS

Missions
. Exercer une fonction polyvalente
. Fonction d'accueil, d'interface et de ressources
.Traitement administratif de données et d'informations
. Régisseur titulaire de deux régies

Activités
Accueil et prise en charge des personnes (agents, usagers, etc...) Maîtrisé
Contrôle des données / documents Maîtrisé
Gestion administrative relative au domaine d'activité Maîtrisé
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Maîtrisé
Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers Maîtrisé
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Maîtrisé
Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Maîtrisé
Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) Maîtrisé
Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées Maîtrisé
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents Maîtrisé
Prise de rendez-vous / gestion des agendas Maîtrisé

Savoirs
Accueil téléphonique Connaissances opérationnelles
Bureautique Connaissances opérationnelles
Classement et archivistique Connaissances générales
Communication / relations interpersonnelles Connaissances générales
Gestion administrative Connaissances opérationnelles
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles
Technologies de l'information et de la communication (NTIC) Connaissances opérationnelles
Droit hospitalier Connaissances générales
Secrétariat Connaissances approfondies
Connaissances générales :
Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximum

Savoir-faire
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Maîtrisé
Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations Maîtrisé
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Maîtrisé
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Maîtrisé
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité. Maîtrisé
Travailler en équipe / en réseau Maîtrisé
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Maîtrisé
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Maîtrisé
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Maîtrisé
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Maîtrisé
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Maîtrisé
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes Maîtrisé

Relations professionnelles les plus fréquentes
. L'équipe médicale : le médecin coordonnateur et le médecin psychiatre
. L'équipe paramédicale, psychologique et socio-éducative : éducateurs spécialisés, aides-médico-psychologiques, psychologue éducatrice activités physiques adaptées, infirmiers, ergothérapeute, aides-soignants
. Les services généraux et logistiques : factotum et agents de maison
. La direction des affaires générales
. La direction des affaires financières
. La trésorerie de La Couronne
. Les partenaires extérieurs
. Les familles

Etudes préparant au métier et diplôme(s)
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Correspondances statutaires éventuelles
Catégorie C
Adjoint administratif hospitalier
Assistant médico-administratif

Risques professionnels
Travail sur écran
Risques liés à l'ergonomie du poste de travail

Formations
Obligatoire(s)
Incendie

Recommandée(s)
Bureautique (remises à niveau)
Logiciel AGILETIME
Approche de la maladie mentale
Secret professionnel
Gestion du stress

Centre hospitalier Camille Claudel
17 rue Camille Claudel CS 90025
16400 La Couronne

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