Gestionnaire administratif polyvalent

Gestionnaire administratif polyvalent

CDD; CDI; Détachement; Mutation; Vacation

IDENTIFICATION DE LA STRUCTURE

Direction des Ressources Humaines de l'hôpital NOVO.

L'Hôpital NOVO est un nouvel établissement, né le 1er janvier 2023, de la fusion de trois établissements du département, (le centre hospitalier René-Dubos de Pontoise (CHRD), le Groupe Hospitalier Carnelle Portes de l'Oise (GHCPO) et le Groupement Hospitalier Intercommunal du Vexin (GHIV).
Réunissant plus de 5000 personnels, sur 6 sites hospitaliers, l'hôpital NOVO est un acteur incontournable du service hospitalier du nord-ouest Ile de France.


Présentation du service Ressources Humaines et de l'équipe:
La Direction des Ressources Humaines est constituée de 3 grands secteurs :
- Gestion - Carrières
- Paie Contrôle de gestion
- Accompagnement social et conditions de travail

IDENTIFICATION DU POSTE
Fonction : Gestionnaire administratif polyvalent Grade : Adjoint Administratif

Position dans la structure :
Liaison hiérarchique :
- Responsables Carrières,
- Chef du Personnel,
- Directeur des ressources humaines

Liaisons fonctionnelles :
- Le bureau de la gestion des carrières/paie,
- Le bureau de la paie contrôle de gestion,
- La cellule affaires sociales,
- Les cadres de l'hôpital tous secteurs confondus,

MISSIONS DU POSTE

La Direction des Ressources Humaines recherche un gestionnaire administratif polyvalent pour assurer différentes tâches administratives en lien avec l'actualité du service. Le poste sera composé de 3 agents devant collaborer ensemble et alterner sur les différentes missions décrites, ci-après. Une capacité à travailler en équipe est fortement requise.

Gestion carrière psychologue et AMA (assistante médico-administrative) représentant un portefeuille d'environ 300 agents :

Suivi des recrutements et des effectifs:
Suivre les différents mouvements de personnel (entrée, sortie, absences diverses) en collaboration avec le contrôle de gestion sociale,
Publier et suivre les avis de vacances de poste,
Etablir les nouvelles affectations dans le cadre des mobilités internes, changements de statut et demandes de modification de quotité de temps de travail,
Suivre les départs des professionnels quel que soit le type d'emploi et le motif du départ : renouvellements de contrats, fins de contrat, départs par mutation, détachement, disponibilité, congé parental, démission ou abandon de poste, etc.


Gestion des carrières :
Gérer les recrutements : formalités d'embauche, aptitude médicale, constitution du dossier administratif, liaison avec les établissements extérieurs,
Traiter les évènements de carrière (mise en stage, changement de position statutaire, quotité de travail), rédiger les courriers de confirmation aux agents et préparer et éditer les décisions et les contrats correspondants,
Assurer le suivi des évaluations pour les fins de contrats ou périodes d'essais.

Saisie des éléments variables de paie et contrôles :
Saisir dans le logiciel de gestion RH les éléments de carrière impactant, de fait, la paie,
Saisir les différentes variables relatives au grade, à la fonction ou à l'affectation de l'agent impactant la paie,
Contrôler les paies mouvementées (première paie, situations modifiées au regard d'un changement de quotité, d'un changement de service, d'un changement d'échelon ou de grade, d'une revalorisation de salaire, etc.).

Suivi des absences :
Saisir les arrêts de travail (contrôler les délais de transmissions des arrêts de travail), suivre les congés pour motifs familiaux (maternité, paternité, parental, présence parentale et accueil de l'enfant), suivre les demandes d'autorisations exceptionnelles d'absence.
Gestion du temps de travail informatisé :
Répondre aux diverses demandes de renseignements des agents et cadre (Droits à congés, obligation annuelle de travail, etc.).

Accueil de la DRH et missions transversales:
Permanence physique et téléphonique de l'accueil de la DRH.
Etablissement des attestations employeurs.
Consultation et dispatching du courrier reçu.
Suivi des avancements d'échelons : mise en uvre du processus sur CPAGE puis envoi des décisions à la Trésorerie et aux agents et classement dans dossier administratif (à faire à chaque trimestre).
Télétravail : vérifier la nature et la conformité de la demande puis établir la décision.
Diverses tâches administratives en lien avec l'actualité du service.
Classement de divers documents.


COMPÉTENCES REQUISES
Formation et expérience requises :
- Maîtrise de l'outil informatique, capacité à appréhender les logiciels institutionnels : Cpage econnect
- Bonne orthographe, capacité de rédaction de courriers et documents administratifs

Qualités professionnelles requises :
- Rigueur, méthode et organisation
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Goût du travail en équipe et sens de la concertation
- Goût de l'accueil, attitude positive
- Ponctualité et assiduité
- Respect de la discrétion et du secret professionnel
- Prises d'initiative dans le respect des limites réglementaires

Obligations :
- Obligation de réserve
- Obligation du respect de la confidentialité, de la sécurité des informations et du secret professionnel.
- Obligation d'obéissance hiérarchique
- Obligation d'assurer la continuité de service

Caractéristiques du poste :
* Temps plein, (37h30/ hebdo), journée en 8H (7h30 + 30 mn pause déjeuner) de 9h00 à 17h00.
* Du lundi au vendredi
* 25 jours de congés annuels + possibilité de 3 jours supplémentaires selon positionnement et RTT (organisation des congés concertée au sein de l'équipe et soumis à validation)
* Rémunération : environ 1800 net par mois pour un temps plein (à cela peut s'ajouter le supplément familial de traitement sous réserve de conditions)
* Restaurant d'entreprise sur place
* Port de charge d'un dossier à la fois (pouvant peser + de 3,5 Kg)
* Travail sur écran

Hôpital NOVO - Site de Pontoise
6 avenue de L'ile-de-France - CS 90079 Pontoise
95303 CERGY PONTOISE

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