Secrétaire à 50% - H/F

Secrétaire à 50% - H/F

CDD

Descriptif du poste :

Secteur d'activité : 
Unité de Médecine et Santé au Travail (UMST)
Prise en charge des professionnels médicaux, non médicaux et étudiants du C H U et des secteurs extérieurs.
Définitions / Abréviations :
UMST: Unité de Médecine de Santé au Travail
IDE: Infirmière Diplômée d'Etat
IST: Infirmière de Santé au Travail 
ARS : Agence Régionale de Santé
AT : Accident de Travail
PCR : Personne Compétente en Radioprotection
UMST : Unité de Médecine et Santé au Travail
URCA : Université de Champagne Ardenne
DDCSPP/DDETSPP: Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations 
DRH : Direction des Ressources Humaines
CMD :Congé Maladie 
AT :Accident de Travail
Mission générale : 
La secrétaire de l'UMST est l'interlocutrice des médecins de santé au travail, des agents de l'institution, de l'équipe non médicale de l'UMST, des étudiants, des directions fonctionnelles de l'hôpital. Elle occupe un poste à responsabilité administrative. 
Elle doit être polyvalente et elle prend en charge des missions très variées.
Tâches communes  et habituelles au secteur d'activité :
Toutes les secrétaires du service doivent accomplir les tâches relatives à l'activité de tous les praticiens du service et au suivi de tous les agents et/ou étudiants.
Convocation des services/pôles  en visite périodique 
Numérisation des documents dans les dossiers selon le classement prévu (courriers divers, certificats, déclarations AT, PV CMD) 
préparation des dossiers avant consultation médecins et IST: numérisation des documents légaux et  constitutifs du suivi
Après consultation médecins et IST, gestion du dossier : complétude, formalisation de certains document(s) à la demande des autres membres de l'équipe pluridisciplinaire ; rangement du dossier ;
Elaboration et envoi des dossiers de mutation
Réception et tri des résultats d'examens des agents, soumission aux médecins et /ou aux IST
Archivage des dossiers papiers du personnel médical et non médical (retraites, élèves etc)
Sortie des dossiers agents pour les réunions institutionnelles (COME, absentéisme, COPRA RPS, .)
Accueil téléphonique et accompagnement des agents dans leur démarche administrative, renseignements divers et guidage auprès des interlocuteurs de l'équipe de l'UMST
Gestion de la prise de rendez-vous téléphonique
Accueil physique des personnes pour renseignements et orientation des consultants
Edition de certificats divers à la demande
Saisie de courriers divers, certificats, etc...
Gestion des dossiers de saisines du conseil médical départemental
Gestion des demandes de temps partiels thérapeutiques, de maladies professionnelles
Gestion des mails
Gestion des commandes et distribution de fournitures de bureau : papeterie, documents divers , petites fournitures,czlendriers , piles 
Gestion de réapprovisionnement de documents internes
Gestion des demandes de réparation : faire les bons GMAO
Saisie de compte rendus de réunion de service
Participation aux projets de service
Collecte et enregistrement de données en vue d'établir les bilans annuels d'activité du service ( grippe, covid, nbre de visites, )
Préparation de la file d'attente de la consultation de la psychologue
Gestion administrative des nouveaux personnels de l'UMST : ADSN, badge,.
Les missions spécifiques :
 En lien avec les praticiens :
Chaque secrétaire est rattachée à un praticien, cependant en cas d'absentéisme les secrétaires doivent se remplacer et connaitre les tâches à réaliser sur le poste de travail.
Pour faciliter l'organisation et l'activité, certaines tâches et organisations doivent être harmonisées :
prises de RDV, 
préparation de consultations, accueil des consultants, tâches relatives à l'après consultation 
filtrage de la communication aux médecins
Les spécificités des postes doivent être connues de toutes les secrétaires.
En cas de remplacement, la gestion des dossiers suivants est impérative :
Radioprotection
Hyperbarie
CACES
SSIAP
Amiante
Caractéristiques du poste  : 
7h40 par jour du lundi au vendredi 
Amplitude horaire : 8h00 à 17h00  
L'emploi impose un travail prolongé sur ordinateur et de répondre à de nombreux appels téléphoniques. : la vue et l'audition sont sollicitées.

Profil recherché :

Profil recherché :
Niveau d'études : 
Baccalauréat de type secrétariat ou équivalent / diplôme agent administratif, secrétariat médical
Formation informatique et logiciels dédiés
Qualités requises : 
Disponiilité
Esprit d'équipe
Rigueur professionnelle
Sens de l'initiative
Sens de l'observation et de l'organisation
Gestion des priorités
Adaptation, connaissance du vocabulaire médicale
Gestion des émotions
Résistance au stress
Sens des relations humaines, capacité d'écoute, de communication,
Discrétion professionnelle
Respect du secret professionnel et de la confidentialité

American Memorial Hospital
47 Rue Cognacq Jay
51090 Reims

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