SECRETAIRE MEDICAL(E) – INFANTO-JUVENILE – INSTITUT PARIS BRUNE – 75014 PARIS

SECRETAIRE MEDICAL(E) – INFANTO-JUVENILE – INSTITUT PARIS BRUNE – 75014 PARIS

CDD; Détachement; Mutation

Grade : Adjoint administratif / Assistant Médico-administratif
Intitulé du poste : Secrétaire médical(e)

Lieux de travail : Site Institut Paris Brune
26 boulevard Brune - 75014 Paris
UPPEA - 3ème étage

Liaisons hiérarchiques :
Chef de service
Cadre Administratif de Pôle
Liaisons fonctionnelles :
Médecins, cadre de santé, secrétaires, psychologues, orthophonistes, psychomotricienne
Les services du pôle 14
Les services administratifs du GHU

Organisation du travail : Temps plein du lundi au vendredi, 7h30 par jour
Repos hebdomadaire samedi, dimanche et jours fériés. Pause déjeuner : 30 minutes
14 RTT - Congés à positionner préférentiellement sur les périodes de congés scolaires
Mobilité exceptionnelle sur le site Sainte-Anne
Poste à pourvoir début 2025
Modalité de prise de poste : Accompagnement à la prise de poste par une adjointe administrative experte
Evolutions possibles : Concours de la Fonction Publique Hospitalière
Formation : Plan de formation de l'établissement


VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ?
Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5 600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.
Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale.
2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées
www.ghu-paris.fr / Linkedn Ghu Paris / Twitter @GhuParis



DESCRIPTION DU POLE ET DU SERVICE
Le pôle 14 réunit le secteur adulte 75G13, l'intersecteur de psychiatrie infanto-juvénile du 14ème arrondissement et l'unité périnatalité de l'Institut Paris Brune.
L'intersecteur 6, service de psychiatrie infanto-juvénile, s'articule autour de 4 axes :
- Consultations sectorisées (site Institut Paris Brune)
CMP Unité Petite et jeune Enfance (2,5 à 5 ans)
CMP Corentin (6 à 12 ans)
CMP Ridder adolescents (13 ans - 18 ans)

- Consultations spécialisées (site Institut Paris Brune)
CAREPCI (Centre d'Accompagnement, Recherche, et Evaluation de l'Enfance et des Parentalités Complexes et Internationales) : adoption internationale, transculturelle, psychotraumatisme, laboratoire de psychologie
UPPEA (Unité de psychopathologie de l'enfant et de l'adolescent)
Centre Référent des Troubles du Langage des Apprentissages

- Cure institutionnelle (site Sainte-Anne)
Groupe Scolaire Thérapeutique (6 à 12 ans)
CATTP Jeune enfance (3 à 6 ans)
CATTP Enfance Intégration scolaire (6 à 12 ans)
CATTP pré adolescents (12 à 14 ans)

- Centre de psychothérapie (site Sainte-Anne)

L'UPPEA reçoit des enfants et adolescents âgés de 4 à 16 ans présentant des difficultés d'apprentissage, pour des consultations spécialisées et bilans pluridisciplinaires, afin d'aider au diagnostic et à la prise en charge. L'UPPEA est le Centre Référent d'évaluation des Troubles spécifiques du langage et des Apprentissages du GHU Psychiatrie et Neurosciences.
C'est une unité non sectorisée, qui reçoit les patients à la demande des professionnels de seconde ligne. L'équipe est composée de deux pédopsychiatres, six psychologues, trois orthophonistes, une psychomotricienne et deux secrétaires



DESCRIPTION DU POSTE

Le secrétariat médical de l'UPPEA est composé de deux secrétaires, l'une à temps complet (poste à pourvoir) et l'autre à 60 %.

Le poste à pourvoir est celui du secrétariat médical des deux pédopsychiatres à temps partiel, dont le Responsable de l'Unité, et de certains consultants de l'unité (interne, psychologues, orthophonistes, psychomotricien).
Les qualités requises sont de très bonnes capacités relationnelles (accueil des familles, liens avec les membres de l'équipe, coordination avec la deuxième secrétaire et les secrétaires des autres unités du service), de très bonnes capacités d'organisation (organisation des rendez-vous pluridisciplinaires), d'adaptation et d'initiative, une très bonne maitrise de l'orthographe et des logiciels de traitement de texte (relecture et mise en forme des comptes-rendus de bilan et des comptes-rendus de synthèse pluridisciplinaire).
Le rôle de la secrétaire est central dans le fonctionnement de l'équipe.

Activités permanentes :
Accueil physique et téléphonique des patients et leur famille et réception des demandes
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
Demande de reproduction et diffusion de documents
Gestion de la boîte mail générique de l'unité
Gestion des commandes (recueil et transmission des besoins)
Gestion des agendas, prises de rendez-vous et envoi des convocations aux patients
Organisation des réunions de recherche mensuelles en lien avec les médecins responsables (compte-rendu des réunions, planification, emails).
Organisation des sessions de groupes d'observation pluridisciplinaire (2 sessions par an pour 5 enfants)
Mise en forme et envoi des comptes rendus (mise en page, corrections et impression pour envoi aux patients et aux partenaire(s) de soin, ainsi que tout écrit médical)
Participation à l'accueil des nouveaux arrivants et stagiaires
Participation aux réunions de synthèses d'équipe et du service (prise de note et compte-rendu)
Saisie des données liées à l'activité médicale (dont suivi et mise à jour de tableaux de bord)
Tenue à jour du dossier patient informatisé : création, vérification (identitovigilance), numérisation des documents
Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, classement, traitement, diffusion, archivage)
Traitement des demandes d'accès au dossier patient, via la Maison des Usagers

Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive)
Remplacements entre secrétaires de l'équipe, y compris sur le site Sainte-Anne



COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE

Formations, Diplômes et/ou qualifications requises
Expérience en secrétariat fortement conseillée

Savoir-faire
Capacité à cerner les priorités
Capacités à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
Capacités d'analyse et de synthèse
Excellente maîtrise de la langue française
Excellente maîtrise des outils bureautiques et du pack Office
Réceptionner filtrer et orienter les appels téléphoniques
Sens de l'organisation et du travail en équipe pluridisciplinaire et avec les partenaires

Savoir-être
Capacités d'anticipation et prises d'initiatives
Gestion des émotions
Qualités relationnelles, d'accueil, d'écoute et d'adaptation
Rigueur professionnelle
Sens des responsabilités

Obligations professionnelles
Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement,
Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d'hygiène en vigueur,
Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, réserve et neutralité,
Obligations à l'égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.

Risques liés au poste :
Charge mentale importante : confrontation à des patients et/ou famille en souffrance.

GHU Paris psychiatrie & neurosciences
1 rue Cabanis
75014 Paris

Voir la fiche de l’établissement