Assistante administrative de la Direction de l'Institut d'Intelligence Artificielle en Santé - H/F

Assistante administrative de la Direction de l'Institut d'Intelligence Artificielle en Santé - H/F

CDD

Descriptif du poste :

Descriptif du poste
Assistance administrative de la Direction de l'Institut d'Intelligence Artificielle en Santé
Secteur d'activité :
L'Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne (IIAS) est une structure fédérative de recherche sous la tutelle du CHU de Reims et de l'Université de Reims Champagne Ardenne ayant pour mission de promouvoir et d'accompagner la recherche portant sur la réutilisation des données de santé et l'intelligence artificielle appliquée à la santé. Pour ce faire, l'IIAS est doté d'un entrepôt de donnée de santé, en réseau avec de nombreux autres établissements de santé, un calculateur haute performance (ROMEO) et des expertises (IA, Data Science, Santé,
Le Pôle recherche et santé publique du CHU de Reims regroupe l'ensemble des services support de la recherche clinique du CHU. Il est actuellement en préparation de l'évaluation du Haut Comité pour l'Evaluation de la Recherche et de l'Enseignement Supérieur (HCERES) pour les activités de recherche clinique du CHU.
Le poste proposé regroupe des missions à 50% pour le compte de l'IIAS et à 50% pour coordonner l'évaluation HCERES pour le compte du pôle recherche.
Abréviations
IIAS : Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne
CHU : Centre Hospitalier Universitaire
DIM : Département d'Information Médicale
DSN : Direction des Systèmes Numériques


Missions
Mission Principale pour le compte de l'IIAS
Assistance administrative de la Direction de l'Institut d'Intelligence Artificielle en Santé
Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions)
Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences)
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
Centraliser les soumissions et vérifier l'instruction des dossiers de soumissions
Coordonner les commissions et assurer le suivi des soumissions et projets en cours
Coordonner les différents intervenants de l'EDS (IIAS, DIM, DSN,
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
Rédaction de documentation liées aux activités réalisées
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
Etablir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables des projets
Participer à la rédaction de documents (AAP, soumissions, articles)
Veille sur les appels d'offres / AAP

Mission Principale pour le compte du pôle Recherche
Coordination administrative de l'Autoévaluation HCERES
Collecter, classer et mettre en forme les documents nécessaires au rapport d'autoévaluation de l'HCERES
Aider les responsables des axes de recherche ou des services supports à la rédaction du rapport d'autoévaluation
Relire et mettre en cohérence les différentes contributions au rapport d'autoévaluation
Suivre le calendrier établi et veiller au respect des échéances
Classer les publications du CHU en fonction de l'axe de recherche auquel elles appartiennent
Préparer et organiser les réunions du Copil HCERES
Caractéristique du poste
Contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelable (sous réserve d'aptitude médicale et d'un casier judiciaire vierge)
Rémunération selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Hospitalière
Temps de travail : 100 %



Profil recherché :

Niveau de compétences et capacités requises
Niveau d'étude :
Formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction/manager
Expérience professionnelle : débutants acceptés


Niveau de compétences :
Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise)
Connaissances en gestion administrative
Connaissance des normes rédactionnelles
Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
Maîtrise de l'organisation d'événements
Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord
Connaissance d'un ERP (type SAP)
Bon niveau d'anglais


Qualités requises :
Dynamisme et réactivité
Esprit d'initiative et autonomie
Discrétion
Organisation (capacité à prioriser)
Rigueur
Polyvalence
Disponibilité
Aisance relationnelle, sens de l'écoute et de la communication
Esprit de synthèse
Esprit d'équipe
Capacité d'adaptation

Hôpital Maison Blanche
45 Rue Cognacq Jay
51092 Reims

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