SECRÉTAIRE MÉDICALE - CHIRURGIE UROLOGIQUE ET VISCERALE

SECRÉTAIRE MÉDICALE - CHIRURGIE UROLOGIQUE ET VISCERALE

CDD

Fonction : AMA (assistante médico-administrative) Service : chirurgie urologique et viscérale
Position hiérarchique : Assistante médico-administrative référente de pôle, Coordinatrice des secrétariats médicaux
Position fonctionnelle : chef de service, cadre de santé, responsable médical du pôle, cadre supérieur de santé du pôle, directions fonctionnelles, AMA référente

ACTIVITES
Accueil et orientation des patients :
Assurer l'accueil téléphonique et physique des patients et/ou des familles
Orienter les patients ou les familles vers les personnes capables de les renseigner
Elaborer et expliquer les documents de sortie au patient
Prise de rendez-vous / gestion des agendas :
Donner les rendez-vous en tenant compte du niveau de priorisation en lien avec le médecin
Organiser les rendez-vous des patients hospitalisés (consultation, imagerie médicale, EFC, EFR)
Programmer le brancardage des différents examens des patients hospitalisés (PTAH)
Commander les transports des retours à domicile ou des transferts.
Programmer : HDJ, HDS, Hospitalisation conventionnelle, interventions chirurgicales
Gérer les différents staffs avec les laboratoires
Gestion des dossiers patients :
Rechercher de dossier, commande du DPU et suivi dans le logiciel SWAP
Classer et archiver le Dossier Patient Unique selon les bonnes pratiques
Rechercher des documents dans le DPI à la demande du médecin
Gérer les demandes d'accès au dossier médical d'un patient en lien avec la DACTUP
Saisie et mise en forme de documents :
Saisir les comptes rendus opératoires / Mettre en forme les lettres de liaison
Saisir les différents courriers ou documents (courrier, ordonnances, certificats, protocoles)
Saisir et diffuser la liste de garde (praticiens et internes) aux personnes concernées et à la direction
Traitement de l'information/documents communiqués :
Suivre l'exhaustivité des lettres de liaison non dictées
Envoyer les courriers internes et externes
Trier et distribuer le courrier du service
Scanner les différents documents à insérer dans le DPI
Traitement des données :
Saisir le codage dans Clip (PMSI)
Suivre l'exhaustivité du codage
Planification des activités spécifiques au service :
Préparer et participer à des réunions de sortie
Préparer le staff médical gastro chirurgie
Préparation des dossiers RCP oncologie et suivi des rendez-vous
Gestion des stocks :
Reprographie / Magasin
Fournitures consommables
Ordonnances / Bons (examen) / Formulaires CERFA
Particularités :
Contribuer à la polyvalence avec les autres secrétaires en chirurgie viscérale, bariatrique et oncologie
digestive
Mettre en forme de documents de service (procédures, livret d'accueil, grille d'audit, logigramme)
Assurer le secrétariat de la chefferie de service
Connaissances associées :
Outils bureautiques (Word, Excel) - Cristalink/Easily - Hexagone Web Cyberlab Intranet Clips - Lifen
Identitovigilance
Règles de codages PMSI
Terminologie médicale
Droit des patients
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Savoir-faire requis :
Maitriser l'expression écrite et orale
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
Evaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations
Rigueur professionnelle / Confidentialité
Capacité à travailler en équipe et qualités relationnelles
Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle

Temps de travail :
Planifier ses congés en coordination avec la secrétaire référente du pôle (en accord avec sa collègue)
Informer la référente des absences imprévues

Horaires et lieu de travail : Service de chirurgie viscérale, urologie et bariatrique
3ème étage du Bâtiment Changeux
Amplitude horaire du Secrétariat : 8h 17h / Temps de travail : 7h24

Groupement hospitalier Eaubonne - Montmorency - Hôpital Simone Veil
14 RUE DE SAINT PRIX
95600 EAUBONNE

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