Assistant Médico Administratif ou Adjoint Administratif Métier Secrétaire Médical Rhumatologie

Assistant Médico Administratif ou Adjoint Administratif Métier Secrétaire Médical Rhumatologie

CDD; CDI; Détachement; Mutation

PRESENTATION DU SERVICE

Le service de Rhumatologie fait partie du pôle du Pôle Médecines Spécialisées. Il se situe au Bâtiment A niveau +1 et, est sous la responsabilité du Professeur Thierry THOMAS.

Le secrétariat est composé de 4 bureaux et 5,5 secrétaires :

Le secrétariat 1 assure l'accueil principal des patients venant en consultation ou en examen pour le plateau technique (densitométrie, échographie ostéo-articulaire). La secrétaire assure également le travail lié à l'activité ambulatoire des 3 médecins attachés et docteurs juniors en consultation.

Le secrétariat 2 assure la fin de parcours d'une partie des consultants, ainsi que l'activité médicale générée par le Pr MAROTTE et le Dr AMOUZOUGAN d'une part ; l'activité médicale et administrative du chef de service, le Pr THOMAS d'autre part. Ce secrétariat assure également l'essentiel des courriers liés à l'activité d'hospitalisation complète.

Le secrétariat 3 assure la fin de parcours d'une partie des consultants, ainsi que l'activité médicale générée par les Dr NEEL et Dr JERUM d'une part, les Dr COMAN et Dr OLIVERI d'autre part. Ce secrétariat assure également les courriers liés à l'activité de l'hôpital de jour.

Le secrétariat 4 est dédié à la filière ostéoporose avec identification des patients, convocation, courrier et gestion de la base de données.

L'équipe médicale est formée de 11 médecins temps plein ou partiel, 6 internes et docteurs juniors, dont 1 poste au minimum en consultation et échographie, les autres postes étant répartis entre l'HJ et l'HC. Elle est complétée par un ARC (attaché de recherche clinique) qui s'occupe de tous les protocoles de recherche.

Le secteur de consultation est également composé de deux infirmières de consultation, qui s'occupent de la densitométrie sous la supervision des médecins, des prises de sang et d'une partie de l'éducation thérapeutique.

Enfin le secrétariat est en relation étroite avec deux agents administratifs qui assurent sous la responsabilité de la cadre de santé, l'organisation des venues dans les secteurs d'hospitalisation.

Tous les médecins couvrent les différents domaines de la rhumatologie, avec une activité particulièrement importante centrée sur les maladies inflammatoires chroniques, les pathologies ostéo-articulaires dégénératives et les pathologies osseuses. Plusieurs médecins ont également des activités d'expertises dans des domaines spécifiques :
- Pr THOMAS Thierry, pathologies osseuses complexes, pathologies de l'épaule
- Pr MAROTTE Hubert, rhumato-pédiatrie, immuno-rhumatologie
- Dr COMAN Irina
- Dr NEEL Tiphany onco-rhumatologie ciblée myélome
- Dr B. OLIVERI
- Dr M. JERUM, troubles de statique du rachis
- Dr AMOUZOUGAN Adamah rachis dégénératif
- Dr DENARIE Delphine pathologies du pied (consultation avec Andréa POULARD podologue)
- Dr HOW SHING KOY Elsa
- Dr MUNGROO Mervyn
- Pr LAFAGE PROUST Marie Hélène, pathologies osseuses complexes dont ostéo-néphrologie
- 6/7 internes


ORGANIGRAMME et EFFECTIF DU SERVICE

- Chef de pôle : Pr CAMDESSANCHE Jean-Philippe
- Chef de pôle adjoint : Pr HABER Benjamin
- Chef de service : Pr THOMAS Thierry
- Directeur de pôle : Mme SICK Mélanie
- Cadre supérieur de santé : Mme PREYNAT Sophie


CADRE GENERAL DU POSTE

L'AMA assure les missions qui lui sont confiées sur les domaines suivants :
Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient
Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché
Planifier l'activité de gestion des rendez-vous de consultation et d'hospitalisation
Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le PUBLIC et/ou orienter des appels téléphoniques en fonction de leur nature


MISSIONS GENERALES et SPECIFIQUES DU POSTE

Poste transversal avec fonctions et tâches multiples :

Accueil :
- Accueil physique des consultants
- Accueil téléphonique géré en équipe de l'activité ambulatoire

Courrier :
- Frappe de compte rendus de consultations ou d'examens
- Mise en pli des courriers pour envoi
- Archivage numérique

Organisation
- Gestion agendas Easily
- Gestion mails sur Outlook
- Gestion courrier postal + fax
- Gestion demandes de consultation en ligne
- Inscription des patients sur Worklist Xplore
- Préparation des consultations médecins
- Préparation des étiquettes des patients attendus en consultation
- Approvisionnement des stocks de papeterie dans les salles de consultation
- Gestion de 5 à 6 médecins

Organisation du secrétariat
- Travail en équipe de 5 secrétaires
- Tous postes mixtes entre activités ciblées et partage d'activités sur fonctions principales
- Amplitudes horaires d'ouverture du secrétariat 8h 18h avec horaires décalés dont :
- Une fermeture à 18h par semaine par secrétaire
- Une pause repas en deux tours, un à 12h30, l'autre à 13h15


COMPETENCES et CONNAISSANCES

Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Diplômes requis :
- Etre titulaire du baccalauréat F8 ou SMS ou d'une formation équivalente
- BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Formations obligatoires :
- Identitovigilance
- Accueil physique et téléphonique
- Confidentialité
Formations à réactualiser tous les 4 ans

SAVOIR FAIRE

Mettre en route les différents postes de travail
Maîtriser les outils informatiques de planification, de validation et de frappe des comptes-rendus
Travailler en équipe pluridisciplinaire
Faire preuve de discernement face à des informations confidentielles
Savoir prendre du recul face à une situation
Respecter les règles de confidentialité.
Connaître les modes dégradés
Transmettre ses connaissances
Participer à la rédaction et à l'amélioration des procédures
Participer à la mise en place de nouvelles activités le cas échant
Assiduité et ponctualité

SAVOIR ETRE

Être capable de travailler en équipe pluriprofessionnelle
Avoir le sens de la communication et des relations
Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle
Être dynamique et motivée
Faire preuve de rigueur et de méthodologie professionnelle
Faire preuve de respect à l'égard des patients et des intervenants
Avoir le sens du contact : être accueillant, courtois, discret, diplomate
Capacité d'intégration dans une équipe pluridisciplinaire
Être capable d'autonomie dans son travail
Développer une attitude positive en toute circonstance
Faire preuve de mobilité.
Inscription dans une démarche de projet et de qualité continue
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
S'adapter à l'activité du service


HORAIRES et CYCLE DE TRAVAIL

- Du lundi au jeudi de 8h00 à 18h00 vendredi 8h00 17h00
- Organisation en poste de travail (polyvalence) accueil physique accueil téléphonique frappe des courriers

LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS

Les secrétaires médicales sont sous l'autorité de la Direction des Soins.

Dans l'unité, elles travaillent sous l'autorité de la cadre médico-administrative.

Elles travaillent en collaboration avec :
- L'équipe édicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients
- Les usagers pour toute réponse à des demandes d'information, de renseignement
- Les bureaux des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
- Les services médico-techniques pour la réalisation d'examens complémentaires.

RISQUES LIES AU POSTE (décret n° 2001-1016 du 5 Novembre 2001)

Risques et nuisances liées au travail sur écran

CHU de Saint-Étienne Hôpital Nord
-
42055 Saint Etienne

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