Coordinatrice des secrétariats médicaux

Coordinatrice des secrétariats médicaux

CDI

Définition :
Planifier, organiser et piloter les activités relatives à la gestion des données et informations médico-administratives du patient en animant une équipe professionnelle et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.
Concevoir, conduire, piloter la mise en uvre de la politique archives en développant les méthodes, procédures et outils de gestion des archives.

Pré requis (diplôme ou expérience) :
Exercice du métier de secrétaire médicale hospitalière ou expérience en management.
Connaissances du fonctionnement d'un hôpital
Niveau diplôme : au minimum BAC

AFFECTATION
Nom du service : Direction des Relations Humaines, coordination des secrétariats médicaux
UF : 5085
Mission et objectif généraux du service : La Direction des Relations Humaines assure la gestion administrative du personnel en tenant compte de la réglementation et des projets institutionnels. Le service est organisé en 7 secteurs : Formation continue, Recrutements, Gestion des carrières, Paye, Gestion du temps/position d'activité, Absentéisme et Retraites.
Localisation : D.R.H. bureau partagé n° E034
Horaires de travail : temps plein, MOH de 39 heures, sans comptabilisation des heures supplémentaires, sur 5 jours du lundi au vendredi, horaires variables selon les nécessités.
Contraintes (astreintes, ) : amplitude horaire à adapter en fonction des réunions. Assure la continuité du service des archives médicales lors des absences de l'encadrant. Congés annuels organisés entre les 2 coordinatrices.

ACTIVITES SPECIFIQUES DU POSTE
Dans le cadre du suivi et mise en uvre du projet de la coordination des secrétariats médicaux :

- Encadrement des équipes, gestion (présentéisme, absentéisme, changement d'affectation), recueil des besoins en formation, évaluation des secrétaires médicales recrutement des nouveaux agents (entretiens, test) et gestion des demandes de stages émanant des organismes de formation professionnelle des adultes et des lycées, mise en place et accompagnement de projets, organisation et participation aux réunions de services ou institutionnelles
- Conseil aux décideurs (Directions, médecins, cadres) concernant les choix de personnels et de matériels, les projets d'organisation des secrétariats médicaux, l'évolution des activités
- Contrôle et suivi de la qualité des prestations, des secrétaires médicales (audits, EPP)
- Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations
- Accompagnement au développement des technologies de l'information et de la communication
- Formation de personnels aux techniques et procédures relatives aux secrétariats médicaux et à leur application (accompagnement dans l'évolution du métier en lui-même et par rapport à l'évolution des outils)
- Gestion des moyens et des ressources techniques, humaines et informationnelles
- Contrôle de l'exhaustivité des saisies des activités en lien avec le BE et le SIM
- Organisation et description des processus spécifiques aux secrétariats médicaux, traitement des dysfonctionnements
- Organisation et suivi opérationnel des activités en coordination avec les interlocuteurs internes et externes
- Participation à la mise en uvre du projet d'établissement et des projets de services et de pôles
- Etude de charges de travail
- Tests et conseils au paramétrage des outils, logiciels, systèmes d'information relevant des secrétariats médicaux
- Gestion du temps de travail (saisies Chronos)
- Participation aux commissions et groupes de travail internes et au sein du GHT
- Rédaction du rapport annuel d'activité, de courriers, rapports et documents administratifs

ACTIVITES SPECIFIQUES AU REMPLACEMENT DE L'ENCADRANT DU SERVICE DES ARCHIVES MEDICALES
- Encadrement de l'équipe, gestion du présentéisme, de l'absentéisme
- Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux, des saisies de dossier lors de réquisition à personne
- Coordination entre les secrétariats médicaux et les archives médicales

Activités éligibles au télétravail

MOYENS MIS A DISPOSITION
Logiciels : Chronos, Dx Care, Dx Planning, Zénidoc, Asset Plus, Office, Internet, Intranet, Gesform
Ressources humaines : 2 ETP sur ce poste; 105 ETP de secrétaires médicales
Moyens logistiques : ordinateur, imprimante, multifonction
Autres : véhicule de service
MANIERE DE SERVIR
Le professionnel en situation d'encadrement sera évalué sur les 8 aptitudes suivantes :
- Capacité d'adaptation
- Capacité à travailler en équipe
- Comportement adapté dans ses relations avec autrui
- Capacité à décider, négocier et anticiper
- Capacité à déléguer et à transmettre les savoirs
- Capacité à organiser et à piloter l'activité
- Capacité à animer, à mobiliser, valoriser une équipe
- Capacité à gérer les conflits (prévention, arbitrage, négociation)

RISQUES PROFESSIONNELS
- Risques liés à la manutention des dossiers médicaux.
- Risques liés au travail sur écran : troubles musculo-squelettiques, mal de dos, stress, fatigue visuelle.
- Risques psycho-sociaux : stress, agression



INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Principales liaisons transversales internes et externes :

- Relations hiérarchiques avec la DRH
- Relations avec la DAFS, le Bureau des entrées, le service informatique, le DIM pour le recueil et le traitement des données médico-administratives
- Relations avec les cadres de pôles et de proximité
- Relations avec les Directions fonctionnelles et référentes de pôle
- Relations avec les médecins
- Hiérarchie sur les secrétaires médicales

Parcours formatif institutionnel :
- Gestes qui sauvent
- Droit des patients
- Outils et management Qualité et Risques
- Journées et formations proposées par l'ASMR
- Parcours formatif cadres : management et gestion d'équipes, coaching, co-développement
- Gestion du temps de travail

Centre Hospitalier de Cannes Simone Veil
15 avenue des broussailles
06401 CANNES

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