Gestionnaire Polyvalent Accueil, Activité et Secrétariat H/F

Gestionnaire Polyvalent Accueil, Activité et Secrétariat H/F

CDI

L'EPDSAE, créé en 1982 par le Département du Nord, est le premier Etablissement public social et médico-social de France. Il est composé de 16 établissements et services implantés sur l'ensemble du Département et structuré en 4 Pôles : le Pôle Inclusion et Autonomie, le Pôle Enfance et Famille Grand Sud, le Pôle Enfance et Famille Grand Lille Métropole et le Pôle Prévention et Parentalité.
L'Etablissement concourt à l'exécution des politiques Départementales et Nationales en matière d'accompagnement, d'accueil, d'hébergement et de suivi à domicile pour les personnes en situation de fragilité. Il oeuvre dans les secteurs de la Prévention, de la Protection de l'Enfance (80% de l'activité) et du Handicap (20% de l'activité).
Chaque année, plus de 2500 personnes sont accompagnées par les services de l'EPDSAE. À travers 62 métiers, ce sont 1660 professionnels engagés qui permettent à l'EPDSAE de remplir ses missions de service public.
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Missions et activités du poste
Définition du poste, raison d'être ou finalité du poste
Assurer l'accueil, le secrétariat et la gestion du public accueilli à l'IME La Roseraie.
Missions et activités du poste
1/ Gestionnaire du public accueilli :
* Frappe de courriers et tableaux relatifs aux enfants (certificat de scolarité, réponses aux demandes d'inscription, mailings, notes d'informations, etc ).
* Tenir à jour les tableaux des jeunes (liste adresses des familles et des jeunes de l'accueil de jour par ordre alphabétique, par groupe et par circuits de bus).
* Sortir des requêtes pour les indicateurs ARS, ANAP, DRESS et pour le rapport d'activités de l'IME.
* Saisir mensuellement dans NEMOWeb les présences/absences pour la facturation de l'IME.
* Apporter les modifications nécessaires aux feuilles de présences/absences si besoin en connaissant toutes les subtilités (entrées/sorties, modifications de groupes, Creton + spécificités des jeunes).
* Saisir les présences des jeunes de l'hébergement et du répit pour la facturation dans le logiciel.
* Utilisation du téléservice RESID-ESMS pour indiquer, créer ou clôturer les présences des jeunes (CPAM) mensuellement.
* Tenir la correspondance avec les organismes partenaires (CPAM, MNS, etc.).
* Vérifier et demander à la MDPH les notifications afin de tenir à jour les dossiers.
* Préparer, envoyer et suivre les dossiers d'inscriptions pour la rentrée scolaire
2/ Gestionnaire Accueil :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'IME.
* Assurer le suivi du courrier :
- Enregistrer le courrier journalier et affranchir les courriers et mailings
- Répondre aux candidatures (demandes d'emplois, de stages).
* Tenir et mettre à jour les tableaux de réservation de véhicules
3/ Les Instances et les Assemblées Générales
* Préparer le dossier du Conseil de Vie Sociale : ordre du jour, feuille émargement, envois des convocations, pièces à joindre. Rédiger le compte-rendu et l'envoyer aux personnes concernées.
* Rédiger les comptes rendus des assemblées générales.
4/ Les transports
* Préparer les sacoches utilisées par les accompagnants transports (portfolio et produits nécessaires (gants, gel, mouchoirs, sacs vomitifs, masques, etc.).
* Tenue et modifications des feuilles transports/familles, des circuits de bus et du tableau général récapitulatif des transports.
* Communication et échanges avec les familles, les accompagnants, les cadres et la société de transport.
5/ Relai au besoin du Secrétariat du SESSAD
Formation / Diplôme requis
BAC Secrétariat
Temps de travail / quotité
100%
Droits à congés
27 CA, 19 RTT et 4 CD par semestre
Horaires
L'Adjoint administratif exerce ses fonctions en horaires de journée du lundi au vendredi (amplitude horaire possible : de 7h30 à 18h).
Spécificités du poste
Expérience en Secrétariat et gestion du public dans le médico-social
Lieu d'exercice
Ime la Roseraie - Lille

Institut Médico Educatif La Roseraie
5, rue du Capitaine Michel
59000 LILLE

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