Assistante de direction - DRH

Assistante de direction - DRH

CDD

Présentation générale de l'établissement

Les Hôpitaux Drôme Nord (HDN) sont composés de deux sites d'hospitalisation, le site de Romans sur Isère et le site de Saint-Vallier. Ils sont membres du Groupement Hospitalier de Territoire Drôme Ardèche Vercors (G.H.T DAV) qui rassemble 19 établissements.

Les HDN répondent aux besoins de santé dun bassin de population de plus de 200 000 habitants. Ils sont organisés en 6 grands pôles d'activités offrant un plateau technique complet (3 IRM, 2 scanners, mammographie prochainement, échographie, laboratoire, pharmacie, Urgences / SMUR, kinésithérapie, bloc opératoire) et 830 lits et places, 1600 professionnels dont 150 praticiens et 30 internes, assurant une prise en charge de qualité accompagnée d'équipes paramédicales investies.

Les HDN ont ouvert en 2019 un nouvel EHPAD ainsi qu'un nouveau bâtiment regroupant le Pôle Femme et Enfant et le bloc opératoire. Les HDN poursuivent leur dynamique de développement avec entre autres le projet de Modernisation et d'Humanisation du bâtiment principal du site de Romans sur Isère sur 2024-2026 et la construction d'un nouveau bâtiment sur le site de St Vallier à horizon 2025.

Identification du poste

Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents, tenue de l'agenda et des communications téléphoniques et physiques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation des réunions ).
Rédiger le procès-verbal du CSE et de la CME, préparer les dossiers des instances.
Sous la responsabilité du Directeur des Ressources Humaines et des Affaires Médicales, des attachées d'administration chargées des affaires médicales et des ressources humaines.
Niveau de formation requis : Diplôme Assistante de Direction
Statut : CDD
Temps de travail : Temps plein (100%), du lundi au vendredi : 8h30 à 16h
Rémunération : 2190 Brut/mensuel
Localisation : Service DRH, Hôpitaux Drôme Nord, site de Romans sur Isère
Poste disponible à partir du 01/01/2025

Missions :

Gérer l'accueil physique et téléphonique des agents (médecins, professionnels de santé ),
Assurer la prise de rendez-vous / gestion des agendas du directeur adjoint et de la direction,
Gérer l'organisation et la tenue des instances DRH DAM (CSE et CME),
Organiser des réunions, événements, commissions, préparation des dossiers afférents et rédaction des comptes rendus,
Préparer et organiser la commission de promotion de l'engagement collectif,
Assurer le traitement des courriers et courriels, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et gestion des parapheurs,
Traiter et analyser les appels téléphoniques avec transfert direct ou prise de messages,
Réaliser des échanges réguliers avec les Organisations Syndicales, gestion de la grève et production des statistiques,
Enclencher les contrôles médicaux,
Réaliser le suivi des stagiaires écoles (conventions de stage, instruction des dossiers ),
Réaliser la prise de notes, frappe et mise en forme des documents sous Word, Excel, Power Point,
Assurer la reproduction et diffusion de documents, de dossiers,
Référent Télérecours tribunal administratif (réception et dépôt des documents),
Référent Bluekango pour la publication des documents RH et AM,
Assurer la gestion des stocks de fournitures et de matériels dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relances commandes

Savoir-faire/être :

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir / Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez vous
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, des comptes rendus de réunion / instance, documents, et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe pluridisciplinaire
Utiliser les outils informatiques / Technologiques d'Information et de Communication (TIC)

HOPITAUX Drôme Nord - site de Romans
607 av. Geneviève De Gaulle Anthonioz BP 1002
26102 Romans

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