Secrétaire de Direction

Secrétaire de Direction

CDD

Un poste de Secrétaire de Direction
Pour la Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales
Poste à pourvoir à partir du 10 janvier 2025 sur le siège social de l'EPSM Lille-Métropole à Armentières au sein de la Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales

Description du contexte / environnement du poste :

L'EPSM Lille Métropole, établissement spécialisé en psychiatrie, couvre 9 secteurs de psychiatrie générale et 1 intersecteur de psychiatrie infanto-juvénile.
Implantation de l'établissement sur le territoire :

Unités d'hospitalisation situées à Armentières, Tourcoing, Seclin et Lille (CHU-Fontan II).
Près de 70 structures ambulatoires (CMP, CATTP, équipes mobiles) implantées sur les secteurs.
Maison d'accueil spécialisé (120 places, dont 10 d'accueil de jour) sur le site d'Armentières.
Établissement support du GHT Psychiatrie Nord-Pas-de-Calais.
Nombreuses coopérations avec les partenaires sanitaires, sociaux et médico-sociaux du territoire.

Au 1er janvier 2024, l'EPSM Lille Métropole comptait 1 700 agents non-médicaux et d'une centaine de médecins et internes.

Le service des Ressources Humaines est composé d'une équipe pluridisciplinaire de 20 professionnels chargés du suivi administratif des agents non-médicaux de l'établissement (recrutement, carrière, rémunération, formation, absentéisme, qualité de vie au travail) dans le respect de la réglementation régissant la fonction publique hospitalière.
Objectifs de la structure :

Etre à l'écoute et répondre à l'attente des directions fonctionnelles et des professionnels


Missions générales :
Accueil physique,
Réception et ventilation du courrier,
Tenue de l'agenda du Directeur des ressources humaines,
Filtrage des appels téléphoniques et prise de messages,
Traitement et mise en forme de documents, courriers, attestations
Reproduction de documents,
Classement et archivage des documents (courriers, notes, rapports),
Préparation des instances : Comité Social d'Etablissement ; Formation Spécialisée en matière de Santé de Sécurité et de Conditions de Travail (réservation de la salle, convocations, préparation de l'ordre du jour, prise de notes et rédactions des procès-verbaux).
Participation à diverses réunions (prise de notes et rédaction des relevés de conclusions),
Tâches transversales au sein de la DRHRS,
Etablissement des dossiers de recrutement pendant l'absence de la gestionnaire en charge du recrutement.

Formations, pré-requis, expérience confirmée, qualités professionnelles
Sens du travail en commun,
Contact avec le public,
Disponibilité,
Discrétion,
Rigueur,
Sens de l'organisation,
Qualités rédactionnelles.

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés
1. Hiérarchiques : concernent les relations d'autorité
Le Directeur des Ressources Humaines et des Relations Sociales
L'encadrement de proximité de la Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales
2. Fonctionnelles : concernent les relations liées aux activités exercées
Les Directions Fonctionnelles


Compétences attendues et souhaitées
Organiser et prioriser les activités du secrétariat,
Utiliser les outils bureautiques,
Renseigner les interlocuteurs,
Filtrer et orienter les appels téléphoniques,
Travailler en équipe.


Outils propres à l'établissement :
Word
Excel
Outlook
Intranet
Ennov
Référence

Etablissement Public de Santé Mentale Lille-Métropole EPSM Lille-Métropole
Rue du Général Leclerc BP 10
59487 Armentières

Voir la fiche de l’établissement