Assistante Administrative 50% POLE TRANSVERSAL PHARMACIE

Assistante Administrative 50% POLE TRANSVERSAL PHARMACIE

CDD

PRE-REQUIS / EXPERIENCES
Formation souhaitée : BTS Comptabilité et Gestion ou équivalent
Pré requis : connaissance de la comptabilité, informatique

Une connaissance des logiciels MAGH2 et Chorus serait un plus.

PRESENTATION DU LIEU D'EXERCICE ET DE L'EQUIPE DE TRAVAIL
Service Pharmacie du CH Montperrin, composé de 3 pharmaciens, 1 cadre de santé, 7 préparateurs en pharmacie hospitalière et 1,5 adjoints administratifs
MISSIONS GENERALES
Facturation

- Contrôle des quantités et qualités (référence, dosage, forme) facturées par rapport au bon de commande et au bon de livraison
- Vérification des prix marché
- Liquidation des factures
- Etablissement des bordereaux de liquidation
- Relances auprès des fournisseurs
- Gestion des litiges
- Information d'un pharmacien en cas d'anomalie
- Classement des mandatements et liasses bons de commande / factures liquidées.

Gestion des stocks

o Référencement MAGH 2
- Après demande d'un pharmacien, création ou modification des fiches articles ou fiches fournisseurs

o Réception
- Contrôle des quantités et qualités (référence, dosage, forme) réceptionnées sur le bon de livraison par rapport au bon de commande
- Saisie des quantités réceptionnées dans MAGH 2
- Réclamation des non conformités pour la réception des produits gérés par la pharmacie : litiges, contentieux de 1er niveau avec les fournisseurs
- Retours de colis aux fournisseurs.

o Suivi des litiges
- Contacter le fournisseur si commande incomplète ou erreur de livraison
- Renseigner les tableaux de bords si problème de commande, (commande annulée, incomplète, etc)
- Contacter le fournisseur afin de connaître la date de livraison
- Etablir des bons de retour ou demandes d'avoir (suite à un achat pour compte pour rupture produit) au fournisseur si besoin et suivre la réception de l'avoir correspondant.

o Suivi des Achats pour compte

o Sorties et retours de stocks
- Saisie des sorties et retours dans MAGH 2 des articles non gérés par le logiciel du circuit du médicament et délivrés par les préparateurs
- Saisie des mouvements de stocks des registres des stupéfiants et contrôle du stock « final ».

o Inventaires
- Edition des inventaires et saisie des quantités dans le logiciel MAGH2.

Participation aux commandes de la pharmacie

- Fax ou E-mail des commandes validées par un pharmacien, si nécessaire
- Suivi des commandes en cours, relance téléphonique si commande supérieure à 7 jours ouvrés et non réceptionnée puis information aux pharmaciens
- Création et mise à jour des commandes OCP
- Création et envoi des commandes de bouteilles d'Oxygène

Marchés/Offres de Prix

- Suivi des marchés en cours, en particulier de la date de fin
- Saisie dans MAGH 2 des marchés (date, numéro, prix, code UCD, ) d'après les informations sur Epicure Web et UniHA ou transmises par la Cellule des marchés
- Saisie dans MAGH 2 des marchés (date, numéro, prix, ) pour les marchés gérés par la Pharmacie
- Demande d'Offres de prix, mise à jour du tableau et des fiches produits
- Information d'un pharmacien en cas d'anomalie.

Autres activités

- Gestion des appels téléphoniques et des E-mails
- Travaux de secrétariat, rédaction des comptes rendus de réunions et autres, création et mise à jour de différents tableaux, Quick audit
- Gestion partielle des documents qualité
- Création et édition d'étiquettes de médicaments et autres
- Gestion des bons de travaux, des commandes de fournitures
- Déclaration des événements indésirables
- Participation aux réunions et projets de service
- Gestion des plannings pharmaciens
- Archivage et Demandes de destruction des archives arrivées à échéance
- Participation à des formations (formation incendie ).

COMPETENCES REQUISES

Rigueur dans la manipulation des données
Adaptabilité
Gestion des priorités
Discrétion, confidentialité Esprit de synthèse et d'analyse
Aptitude à travailler dans des délais contraints Disponibilité
Logiciels et outils informatiques : MAGH2, Word, Excel, Epicure Web, Chorus Pro, UniHA
Autonome mais avec de réelles capacités de travail en équipe

RELATIONS HIERARCHIQUES
Relations hiérarchiques : DRH
Relations fonctionnelles : Pharmaciens, en collaboration avec les Services Financiers, la Cellule des Marchés, la Trésorerie

HORAIRES DE TRAVAIL - CONTRAINTES PARTICULIERES
Les activités suivantes sont réalisées entre 8h30/9h00 et 16h30/17h00 du lundi au vendredi.


Pour tous renseignements, s'adresser à Madame BERLAUD Véronique au 0442164951

Les candidatures sont à envoyer à [email protected] copie [email protected] jusqu'au 02 février 2025

Centre hospitalier spécialisé Montperrin
109 Av du Petit Barthélemy
13617 Aix-en-Provence

Voir la fiche de l’établissement