Assistante de Scolarité

Assistante de Scolarité

CDD

Poste de travail :
Type de contrat : CDD
Quotité : 100%
Amplitude de travail : 7h30 par jour repos fixes
Durée du travail : 25 CA et 15 RTT dont 1 jour de solidarité

Présentation du service :
L'Institut de Formation des Professionnels de Santé du CHIC Marmande-Tonneins est situé sur le site du Campus des métiers et comprend 2 entités :
- L'Institut de Formation en Soins Infirmiers qui forme de futurs professionnels infirmiers. Il dispose d'un quota d'accueil de 75 étudiants par promotion
- L'institut de Formation des Aides-Soignants qui forme de futurs professionnels aidessoignants. Il dispose d'un quota d'accueil de 40 élèves aides-soignants.

Les missions des instituts sont les suivantes :
- La formation initiale des professionnels pour laquelle l'institut est autorisé
- La formation par la voie de l'alternance, y compris la formation par la voie de l'apprentissage
- La formation préparatoire à l'entrée dans les instituts ou écoles de formation
- La formation continue des professionnels, incluant la formation d'adaptation à l'emploi
- La documentation et recherche d'intérêt professionnel


Missions principales :
Participer aux activités du secrétariat de l'institut : recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, suivre et gérer les processus administratifs. Participer au bon fonctionnement de l'institut.


Activités :
Activités administratives
- Accueillir, informer, renseigner et orienter des publics (étudiants, partenaires, publics extérieurs) : accueil physique, traitement des demandes téléphoniques et par mails
- Gérer le courrier : enregistrer, diffuser, rédiger, classer
- Gérer les commandes en matériels et consommables
- Suivre les effectifs des promotions
- Gérer les bases de données
- Gérer et suivre les assiduités mensuelles (PPH, Kairos, OPCO)
- Gérer et suivre les demandes d'aides financières des apprenants sur les logiciels du Conseil Régional
- Suivre le paiement des droits d'inscription et frais de scolarité
- Gérer et suivre les vacations des intervenants extérieurs (contrats, rémunération)
- Contribuer à l'organisation des formations professionnelles continues dispensées par l'institut : actualisation et édition des plaquettes d'information, édition des convocations, des conventions de formation, des attestations de présence
- Contribuer au recueil des données relatives aux différentes enquêtes (employeurs, financeurs, DREES, tutelles)
- Assurer la mise à jour du site internet selon les consignes de la direction
- Collaborer à la démarche qualité des instituts (rédaction de procédures, suivi du matériel)

Activités pédagogiques
- Collaborer à la gestion des épreuves de sélection o Formaliser les dossiers d'inscription, les contrôler à réception
o Collaborer à l'organisation des épreuves (convocations, notification d'admission ou d'ajournement, suivi de l'évolution de la liste des admis)
o Organiser les jurys de sélection
- Gérer les inscriptions pour les rentrées au sein des instituts en conformité avec la réglementation :
o Vérifier la conformité des dossiers administratifs
o Vérifier la conformité des dossiers médicaux, les scanner et les adresser au Centre de dépistage en santé
o Suivre les inscriptions universitaires o Editer les certificats de scolarité o Editer les conventions de formations
- Suivre le dossier pédagogique de l'apprenant :
o Contribuer à la constitution du dossier
o Veiller à la conformité du dossier jusqu'à la présentation au diplôme d'Etat - Gérer les évaluations :
o Editer les convocations des apprenants et des jurys pour certaines évaluations o Produire les documents afférents selon le calendrier des évaluations de l'année en cours (grilles QCM, reprographie des sujets, liste d'émargement)
o Saisir les notes universitaires dans le logiciel de scolarité
o Editer et contrôler les tableaux de notes en vue de l'instance de validation des résultats
o Editer et contrôler les fiches individuelles de semestre et de passage d'année - Gérer les stages :
o Gérer les demandes annuelles de stage et les retours des partenaires en lien avec le formateur coordonnateur des stages
o Editer les affectations de stage
o Editer les courriers de mise en stage, les conventions, les documents de stage de l'apprenant
o Contrôler le retour des conventions et relancer les structures
o Gérer les frais et indemnités de stage selon la procédure en vigueur et en lien avec le service DRH
- Gérer les mouvements des effectifs de promotion :
o Assurer le suivi des interruptions de formation, des réintégrations, des demandes d'intégration par voie de mutation
o Editer et expédier les notifications
- Gérer la diplomation o Renseigner le logiciel de la DREETS des candidats à la diplomation o Collecter les documents nécessaires à la présentation au diplôme d'Etat o Assurer le contrôle et la complétude des dossiers pédagogiques o Editer les documents afférents à la diplomation


Caractéristiques de maitrise du poste :
Diplôme/Formation
- Baccalauréat de secrétariat exigé
- Brevet de technicien supérieur recommandé

Connaissances requises :
Accueil téléphonique Connaissances générales
Bureautique Connaissances opérationnelles
Secrétariat Connaissances opérationnelles
Classement et archivage Connaissances générales
Communication / relations interpersonnelles Connaissances générales
Formation Connaissances générales


Savoir Faire :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Formaliser des procédures, protocoles, consignes
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs au domaine de la formation
- S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire
- Utiliser les outils de bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Savoir être :
- Dynamisme, esprit d'initiatives
- Diplomatie et discrétion professionnelle - Capacité d'organisation et d'anticipation
- Rigueur méthodologique, engagement et sens des responsabilités
- Loyauté, intégrité, honnêteté intellectuelle
- Disponibilité, adaptabilité

IFSI IFAS
Allée des tabacs
47 20 Marmande

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