Responsable du service standard et des secrétariats médicaux

Responsable du service standard et des secrétariats médicaux

CDD; Détachement

Le centre hospitalier recherche dès que possible un responsable pour le service standard et du secrétariat médical. CDD d'1 an renouvelable.

Activités principales :

* Encadrement de proximité et coordination :
- Management de l'équipe des standardistes et des secrétaires médicales,
- Planification des activités et gestion des ressources humaines (organisation des plannings, validation des congés, entretiens de recrutement du personnel du service, recensement des formations),
- Assistance, conseil et formation des équipes à l'exercice de leurs missions,
- Conduite des entretiens annuels d'évaluation du personnel,
- Coordination avec l'ensemble des acteurs contribuant à la qualité et à l'efficacité des parcours patients, dans le sens de la meilleure satisfaction des usagers,
- Pilotage et accompagnement du changement.



* Pilotage de l'accueil physique et téléphonique des patients :
- Supervision de la qualité de l'accueil des patients,
- Mise en uvre de la politique interne d'identito-vigilance,
- Pilotage ou participation au déploiement de tout projet relatif à la fonction accueil des usagers.


* Suivi de la qualité de la saisine des données médico-administratives :
- Vigilance quant à l'application des règles et des procédures de saisie des données en lien avec le service admission/facturation,
- Participation à tout projet induisant une évolution des pratiques des secrétaires en matière d'admission/facturation.


* Activités spécifiques :
- Paramétrage des vacations des blocs opératoires pour l'ensemble des spécialités dans Crossway,
- Référente Doctolib (paramétrages de l'ensemble des vacations médicales en lien avec le secrétariat médical),
- Suivi de la solution informatique pour la dictée vocale,
- Participation aux réunions d'identito-vigilance (CIV), PASS et COPIL SIH,
- Mise en place et exploitations de tableaux de bord (logiciel internes, réquisitions).

* Niveau de formation et diplômes :
- Bac + 3 a minima,
- Très bonne connaissance du métier de secrétaire médicale,
- Connaissance de la chaîne Admissions Facturation.

* Savoir-faire et capacités à :
- Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétence,
- Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles,
- Conseiller les utilisateurs dans son domaine de compétence,
- Piloter, animer, former et motiver une équipe,
- Evaluer, développer et valoriser les compétences des collaborateurs,
- Planifier, organiser et répartir une charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation,
- Maitriser l'outil informatique, appréhender les évolutions techniques,
- Comprendre le lien entre le logiciel dossier patient informatisé (DPI) et le logiciel facturation,
- Identifier, analyser et prioriser les informations émanant du système d'information,
- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions,
- Concevoir et mettre en uvre des changements organisationnels,
- Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts,
- Traduire les orientations, plans d'actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes.

* Savoir être :
- Patience et disponibilité,
- Maitrise de soi,
- Sens de l'organisation, rigueur et rapidité d'exécution,
- Discrétion et respect du secret médical,
- Diplomatie,
- Esprit d'analyse, de synthèse,
- Capacité à prendre du recul,
- Adaptabilité.

* Connaissances :
- Encadrement de personnel, management,
- Communication / relations interprofessionnelles,
- Droit des patients,
- Gestion administrative, économique et financière,
- Stratégie et organisa

Centre hospitalier Erdre et Loire
160 rue du Verger BP 60229
44156 ANCENIS

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