d’Assistante Qualité – Gestion des risques

d’Assistante Qualité – Gestion des risques

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Identification du poste
Titre : Assistant qualité / gestion des risques - Secrétaire
Grade : C
Site(s) établissement(s) (localisation géographique) : site principal
Pôle(s) : Direction qualité
Service(s) : Cellule qualité
Famille de métiers* : Qualité, hygiène, sécurité, environnement
Sous famille de métiers* : Qualité, prévention et gestion des risques
Métier* : Animateur(trice) qualité / gestion des risques
Code métier* : 30C20
* Cf. répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière http://www.metiers-fonctionpubliquehospitaliere.sante.gouv.fr

2. Liens hiérarchiques et fonctionnels

2-1 Rattachement hiérarchique :
N+3 Directeur délégué du CHPL
N+2 Directeur qualité du CHPL
N+1 Ingénieur Qualité

2-2 Liaisons fonctionnelles :
- Equipe de direction
- Direction des soins
- Cadres ou responsables de service
- Equipe médicale : Président de CME, Médecin CRAS, Chef de secteur, etc
- Pilotes des différents groupes de travail relatifs à la démarche qualité
- Professionnels de terrain

3. Contenu du poste
3-1 Mission générale (principale) :
Le titulaire du poste a pour mission de recueillir et exploiter les informations terrain et mettre en uvre les actions adéquates dans le domaine de la qualité et de la gestion des risques, en cohérence avec la politique qualité et de gestion des risques de l'établissement.

3-2 Activités principales :
Gestion documentaire :
-Assurer la saisie, la mise en forme et l'intégration des documents dans la gestion documentaire
-Assurer l'archivage et le suivi de la réactualisation des documents qualités en collaboration avec les pilotes de thématiques

Accompagnement méthodologique des équipes et recherches documentaires :
-Participer à la veille règlementaire dans le domaine de la qualité et informer les professionnels concernés
-Former les professionnels à l'utilisation du logiciel qualité
-Suivi de la réalisation de travaux (relance des travaux en retard : cotation FSEI, programmation de CREX,)
Données Qualité / Gestion des risques :
-Assurer la mise en forme et l'intégration des enquêtes dans le logiciel métier
-Assurer la mise en forme des statistiques Qualité (déclaration des évènements indésirables, résultats d'enquêtes)

Secrétariat :
-Mettre en forme les documents, rapports, courriers relatifs à la qualité
-Diffuser, classer, archiver les documents
-Organiser la logistique des réunions du service (réservation de salles, de matériel type vidéoprojecteur, de véhicules)
-Renseigner et orienter des interlocuteurs

Missions en dehors de la fiche métier (sous accord de l'agent sauf EIG obligatoire) :
-Orienter les FSEI en cas d'absence de l'Ingénieur Qualité et déclaration des EIG sur portail national
-Réaliser et assurer le suivi des statistiques mensuelles des FSEI
-Déclarer les FSEI du risque « violence » sur la plateforme ONVS
-Lettre Qualité : gestion, rédaction de certains articles
-Création de documents de sensibilisation
-Mise à jour des utilisateurs du logiciel métier
-Réaliser des recherches documentaires
-Recherche et mise en forme de données (ex : aide à l'élaboration du bilan annuel qualité)
-Mettre à jour des tableaux de bords

L'assistant qualité assurera également les missions relatives au secrétariat du directeur adjoint du CHPL chargé de la qualité, des parcours, des projets et de la filière médico-sociale handicap du GHT

- Traitement des demandes téléphoniques et des messages électroniques ;
- Saisie, relecture et mise en forme de notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence ;
- Organisation de réunions, visites et évènements relatifs aux responsabilités du directeur adjoint ;
- élaborer, adapter et optimiser l'agenda du directeur adjoint ;
- Saisie, relecture et mise en forme de notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence ;
- Classement et archivages des notes, documents et/ou rapports ;
- Gestion des fournitures ;
- Reproduction des documents ;

Lorsqu'une secrétaire est absente, la (les) secrétaire(s) présentes assurent un relais pour la Direction, la Direction des soins et la Direction qualité, parcours, projet et filière médico-social handicap. Une veille particulière est attendue sur l'urgence et la priorisation des dossiers à traiter sur ces périodes.
- Gestion de l'agenda du directeur adjoint
- Participation à la continuité de service pour l'ensemble des activités

4. Compétences requises
4-1 Savoirs (connaissances) : en lien avec la fiche métier citée ci-dessus quelle possibilité de faire référence à deux fiches métiers ?
Description et Degré
Logiciel dédié au suivi de la qualité : 3
Domaine de la qualité/gestion des risques : 3
Maitrise des outils bureautique (Word, Excel) : 3
Référentiels qualité : 2
Animation de groupe : 2
Conduite de projet : 2
Pédagogie : 1
Statistiques : 1
Méthode des sciences sociales : 1
1-Connaissances générales : connaissance des principes fondamentaux, pratique courante,
2-Connaissances détaillées : maitrise de la pratique et des principes fondamentaux, ou à acquérir dans les 6 mois suivants la prise de poste.
3-Connaissances approfondies : expertise de la pratique et des principes fondamentaux permettant leur modélisation, ou à acquérir dans les
12 mois suivants la prise de poste.

4-2 Savoir-faire (en lien avec les activités décrites au point 3-2) :
- Analyser et optimiser un / des processus
- Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence
- Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence
- Choisir une méthode, un moyen correspondant à son domaine de compétence
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Évaluer la conformité de la mise en uvre d'une procédure/norme/règle, consigne relevant de son domaine de compétence
- Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité.
- Utiliser les logiciels métier
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

S'agissant du secrétariat du directeur adjoint :
- Hiérarchiser les activités à réaliser : compréhension, priorisation, force de proposition
- Capacités rédactionnelles solides ;

4-3 Savoir être (qualités professionnelles) :
Capacités relationnelles
Respect du secret professionnel : discrétion, tact
Autonomie de travail, capacités d'organisation et de priorisation des activités
Rigueur dans l'exécution du travail
Travail en collaboration
Savoir rendre compte

5. Exigences du poste
5-1 Diplôme(s) :
Bac+2 dans le domaine de la qualité DUT, BTS en QHSE
Expérience professionnelle suffisante complétée par un DU dans le domaine

5-2 Formation(s) d'adaptation au poste requise(s) :
Formations institutionnelles : formation aux logiciels institutionnels utilisés
Formations spécifiques souhaitées dans l'unité : connaissances du fonctionnement hospitalier, secrétariat de direction

5-3 Modalités et contraintes du poste (vérifier conformité) :
Poste à temps plein sur 5 jours d'une durée hebdomadaire de travail à 38h00 (ouvrant droit à 18 jours de RTT)
Horaires : 08h24-16h30 (½ heure de pause déjeuner à inclure)
Repos fixes
25 CA + 2 CA hors saisons + 1 congés Fractionnement (selon les droits acquis)

Centre hospitalier spécialisé Pierre LÔO
51 rue des Hotelleries BP 137
58405 LA CHARITE SUR LOIRE

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