Assistant de Direction Direction Affaires Financières Direction des Services Economiques F/H

Assistant de Direction Direction Affaires Financières Direction des Services Economiques F/H

CDI

MISSION :
     Descriptif général de la mission
 Accueil et secrétariat
Assistance dans l'exercice des missions des directions fonctionnelles
Suivi des commandes et liquidations du service informatique et restauration.
Accueil et secrétariat
-          Accueil physique et téléphonique pour les Directions concernées
-          Appels téléphoniques
-          Gestion des relations avec les interlocuteurs internes et externes
-          Gestion des agendas
-          Prise de rendez-vous
-          Organisation de réunions
-          Prise de notes et réalisation de comptes rendus
-          Enregistrement, diffusion, suivi et archivage du courrier
-          Frappe et mise en page de rapports, courriers, comptes rendus, présentations
-          Gestion de l'archivage
-          Gestion des fournitures et matériels de bureau pour le service
-          Réception et orientation des courriers des Directions concernées
 Assistance dans l'exercice des missions des directions fonctionnelles
 -          Dans le cadre des procédures budgétaires et des instances :
o    Respect du calendrier prévisionnel
o    Regroupement des informations
o    Mise en forme, diffusion, photocopies
-          Assistance à la préparation des commissions
-          Préparation de supports de présentation
-          Réalisation de missions ponctuelles
-          Rédaction de courrier
-          Suivi des baux d'occupation des logements (maison d'hôtes)
 Suivi des commandes informatiques et restauration
 -   Participation à l'élaboration, enregistrement et suivi des marchés.
-   Passation des commandes.
-   Saisie, liquidation des dépenses.
-   Constitution des dossiers de convention et maintenance
-   Suivi des dépenses
-   Traitements de rejets en accord avec la perception
-   Relances et litiges fournisseurs
Profil recherché :
Savoir-Faire et savoir être
 
Connaissance de l'outil informatique et des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Magh2) et Internet.
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
Gérer les agendas
Organiser, planifier et prioriser son travail.
Respecter les échéances.
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Traiter et orienter les demandes de renseignements administratifs.
Maîtrise de la langue française
 
 
Sens de l'accueil et capacités relationnelles
Organisation et rigueur
Esprit d'initiative, autonomie, polyvalence
Sens du travail en équipe
Disponibilité
Respect des règles liées à la discrétion professionnelle et au devoir de réserve

Groupe Hospitalier SECLIN/CARVIN
rue d'Apolda BP 109
59471 Seclin

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