Archiviste hospitalier

Archiviste hospitalier

CDD; CDI; Mutation

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) et le Centre Hospitalier d'Arpajon (CHA) sont en direction commune depuis janvier 2020 et font partie du GHT Ile de France Sud, avec le CH Sud Essonne (CHSE).
Ces 2 établissements emploient près de 5 000 hospitaliers et assurent une offre de soins complète (médecine, chirurgie, obstétrique, gériatrie, soins de suite, psychiatrie, soins de longue durée) pour la population du territoire.
CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIEN
Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) est l'établissement support du GHT Ile de France Sud. Il assure des missions de proximité et de recours sur le sud Ile de France, dans une quarantaine de spécialités dont trois à caractère hospitalo-universitaire. Il comprend 1 041 lits et places dont 522 lits en médecine, 106 lits en chirurgie, 84 lits en obstétrique, 173 lits en psychiatrie, 72 lits en soins de suite et de réadaptation et 84 places d'EHPAD. Il est le siège du SAMU 91.
CENTRE HOSPITALIER D'ARPAJON
Le CH d'Arpajon est composé de 210 lits de MCO (73 lits de médecine, 38 lits de chirurgie, 8 lits de surveillance continue, 27 lits de gynécologie-obstétrique, 15 lits de pédiatrie-néonatalogie, 49 lits de SSR, 8 lits de soins palliatifs), 47 lits d'USLD et 120 places d'EHPAD ainsi qu'une structure d'accueil de jour Alzheimer. Plusieurs projets architecturaux sont actuellement en cours pour moderniser les infrastructures et développer l'activité du centre hospitalier et des EHPAD.
Identification du poste
o Fonction et Localisation du Poste
- Service : Service des Archives
- Fonction : Archiviste hospitalier
- Grade : Catégorie C - agent titulaire de la Fonction publique ou contractuel de droit public
- Localisation : Poste basé sur le CHSF

o Position dans la structure
- Rattachement hiérarchique :
Directeur des Ressources Opérationnelles et Matérielles
Ingénieur en logistique
Responsable des prestations et environnement
Responsable des Archives

- Liaisons fonctionnelles :
Secrétaires médicales
Service des consultations
Les cadres de santé
Société Prestataire extérieure (gestion des dossiers médicaux du CHSF, externalisé)
Structure annexes (MRV)

o Temps de travail
- Amplitude horaire : 8h30 - 16h30 du lundi au vendredi (25 jours de congés, 19 jours de RTT) - Conformément à la charte du temps de travail du CHSF.
Missions du poste
o Missions générales du poste
L'archiviste assure le traitement des archives dans le respect des obligations de conservation, de confidentialité, de traçabilité, d'intégrité du dossier patient, des pratiques d'organisation de la structure hospitalière et du schéma directeur de l'information de l'hôpital.
Au sein du service, il collecte, classe, conserve, recherche et transmet rapidement aux demandeurs les dossiers patients archivés, en appliquant les procédures, protocoles, consignes à l'archivage médical des établissements de santé

o Missions détaillées
Sous la supervision de la personne désignée comme « coordinateur » de la journée, et en fonction des profils sur lesquels il est affecté, l'archiviste hospitalier rempli les tâches suivantes :

Sortie des dossiers patients demandés par les services de soins (listing, USV2, téléphone)

Localiser dans le système informatique tous les dossiers sortants dans l'UF destinataire
Créer informatiquement et physiquement les DPUP version C pour les inclure dans le DP
Commander, réceptionner et dispatcher les dossiers patients en provenance de IRON MOUNTAIN
PEI (Pochette avec Etiquette Informatisée) : éditer listes biquotidiennes et prendre en charge les demandes de création par mail, rechercher le patient, créer le n° Archives, localiser dans l'UF destinataire, apposer l'étiquette informatisée, mettre en armoire pour le service demandeur, créer les DPUP version C.
Refaire les pochettes, mettre à disposition sur rayonnages pour les 3A (listing), mettre en armoire par point de livraison (autres demandes)

Réception des dossiers patients (versements des unités de soins)

Retours : vérifier l'identité, localiser informatiquement et ranger les dossiers à leur emplacement.
PEC (détail du sigle ou de l'acronyme) : récupérer les pochettes de transition des armoires de retour, rechercher le patient, créer et localiser, apposer l'étiquette informatisée.
Classer les dossiers selon le mode de classement défini sur les rayonnages.

Divers

Accueil téléphonique
Ranger les insertions des diverses provenances dans les dossiers patients
Préparer et ranger les dossiers mis à disposition pour les études, secrétariats ou autres services demandeurs.
Externalisation :
Revisiter les rayonnages pour fluidifier l'intervention du prestataire (rectifier les erreurs, refaire les pochettes, réaligner les dossiers)
Aider pendant l'intervention (gestion des anomalies)

Autres missions

Redresser, resserrer, aligner et contrôler le stockage des dossiers, selon les besoins ou à la demande du Responsable
Participer aux projets de service (réunions de service, groupes de travail, démarche qualité et gestion des risques...)
Aider à la formation d'un agent, parcours d'intégration secrétariat ou de stagiaires.
o Risques professionnels et contrainte
- Dossiers médicaux stockés sur étagères dans des rayonnages fixes ou mobiles.
- Transport de dossiers effectué au moyen de chariots métalliques dans tout l'hôpital
- Port de charge et gestes répétitifs
- Picking des dossiers dans des espaces restreints
Particularités de la fonction
o Compétences requises
- Utiliser les outils bureautiques et métier, aptitude à la lecture des chiffres
- Rigueur, application
- Polyvalence, capacité d'adaptation et de prise d'initiative
- Travailler en équipe et en réseau

o Qualités professionnelles
- Motivation, investissement, esprit d'équipe et d'entraide
- Respect du secret médical et de la confidentialité. Discrétion
- Conscience des enjeux (sécurité patient, agent et lieux)
- Sens du relationnel (disponibilité, courtoisie, amabilité, diplomatie)
- Respect des consignes de sécurité

Centre Hospitalier Sud Francilien
40 avenue Serge Dassault
91106 Corbeil-Essonnes

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