SECRETAIRE MEDICAL(E) SERVICE DE RADIOTHERAPIE - H/F

SECRETAIRE MEDICAL(E) SERVICE DE RADIOTHERAPIE - H/F

CDD

Descriptif du poste :

Poste de secrétariat conventionnel : 5 secrétaires équivalent temps plein
Accueil téléphonique et physique des patients et des intervenants divers (médecins, laboratoires extérieurs, sociétés de transport, etc.)
Mise en forme informatique au moyen de la reconnaissance vocale des comptes rendus de consultation de radiothérapie, de mise en traitement, de fin de traitement sur dx care, certificats médicaux et attestations
Gestion des dossiers (création, classement, archivage et numérisation)
Création de documents divers permettant une meilleure coordianation du service
Tri du courrier (mise sous pli, réception, gestion du fax)
Gestion des mails internes et externes (boite personnelle et générale)
Envoi des examens aux patients
Commande des fournitures de bureau
Missions ponctuelles/Particularités
Chacune des 5 secrétaires est référente de deux médecins pour lesquels elle effectue les missions suivantes :
Accueil téléphonique
Gestion des agendas
Gestion des rendez-vous de consultation de suivi et de nouveaux patients, inscription en RCP
Examens
Poste de coordination de la prise en charge des patients en amont de la radiothérapie (3 secrétaires)
Gestion des demandes de consultation des nouveaux patients en fonction des spécialités médicales des radiothérapeutes, du délai souhaite ou post-thérapeutique (si urgence planification sur le 1er créneau disponible quel que soit le radiothérapeute), récupération des demandes de radiothérapie suite RCP
Préparation et vérification de la complétude des dossiers avant la consultation
Gestion des demandes de radiothérapie avec prise en compte des délais de prise en charge : vérification de l'identité du patient, création dossier SIRTH, planification consultation, examens et rendez-vous associés
Transmissions quotidiennes avec manipulatrice du scanner qui planifie le scanner de centrage, coordination chimiothérapie et planification de mise en traitement
Convocation patient
Coordination en cas d'ajustement du schéma thérapeutique
Reconvocation des patients en cas d'aléas au niveau de la préparation du traitement en collaboration avec la manipulatrice de coordination
Confirmation des convocations des nouveaux patients (J-2)
Confirmation des scanners de centrage (J-1)
Saisie des délais de mise en traitement
Poste d'assistante chargée de l'élaboration du tableau d'astreintes hebdomadaires (2 secrétaires)
Organisation et élaboration du planning des astreintes selon les vacations et les absences des intervenants suivants : médecins, internes, physiciens, attache de recherche clinique, soins de support (assistante sociale, psychologue, diététicienne, socio-esthéticienne), techniciens et encadrement (cadre de sante, responsable médical et responsable physique)
Tenue à jour des tableaux généraux, calendrier de la coordination, salle de réunion
Mise a jour dans Ox planning, Mosaiq
Réalisation de tableaux prévisionnels pour les conges
Diffusion hebdomadaire par mail, distribution et affichage dans le service
Principales activités :
Diffusion hebdomadaire par mail, distribution et affichage dans le service
Prise de rendez-vous, gestion des agendas
Gestion du circuit de document et du dossier patient
Gestion et traitement des données / information (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi
Organisation, coordination des programmations liées a la prise en charge médicale
Missions spécifiques/particularités du poste :
Les principes de polyvalence et de suppléance ainsi que le maintien d'un effectif minimum au niveau de cette équipe doit permettre une continuité indispensable au niveau des taches identifiées comme prioritaires :
Coordination de la prise en charge
Accueil téléphonique
Courriers urgents et de mise en traitement
Suivi des délais d'envoi des courriers

Profil recherché :

Une expérience concluante au sein d'un service similaire serait un plus.
Certification SAMS SMMS requise.
Excellent niveau d'orthographe, connaissance Pack OFFICE
Connaissance du fonctionnement hospitalier
Rigueur, fiabilité et sérieux

Groupe hospitalier Sud
avenue de Magellan
33600 Pessac

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