Secrétaire - Assistant(e) de la gestion des stages et des finances

Secrétaire - Assistant(e) de la gestion des stages et des finances

CDD; CDI; Mutation

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) et le Centre Hospitalier d'Arpajon (CHA) sont en direction commune depuis janvier 2020 et font partie du GHT Ile de France Sud, avec le CH Sud Essonne (CHSE).

Ces 2 établissements emploient près de 5 000 hospitaliers et assurent une offre de soins complète (médecine, chirurgie, obstétrique, gériatrie, soins de suite, psychiatrie, soins de longue durée) pour la population du territoire.

CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIEN
Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) est l'établissement support du GHT Ile de France Sud. Il assure des missions de proximité et de recours sur le sud Ile de France, dans une quarantaine de spécialités dont trois à caractère hospitalo-universitaire. Il comprend 1 041 lits et places dont 522 lits en médecine, 106 lits en chirurgie, 84 lits en obstétrique, 173 lits en psychiatrie, 72 lits en soins de suite et de réadaptation et 84 places d'EHPAD. Il est le siège du SAMU 91.

CENTRE HOSPITALIER D'ARPAJON
Le CH d'Arpajon est composé de 210 lits de MCO (73 lits de médecine, 38 lits de chirurgie, 8 lits de surveillance continue, 27 lits de gynécologie-obstétrique, 15 lits de pédiatrie-néonatalogie, 49 lits de SSR, 8 lits de soins palliatifs), 47 lits d'USLD et 120 places d'EHPAD ainsi qu'une structure d'accueil de jour Alzheimer. Plusieurs projets architecturaux sont actuellement en cours pour moderniser les infrastructures et développer l'activité du centre hospitalier et des EHPAD.

Identification du poste
o Fonction et Localisation du Poste
- Service : Coordination de l'Institut des Formations Paramédicales
- Fonction : Secrétaire
- Grade : Adjoint Administratif (catégorie C)
- Localisation : Poste basé à l'Institut des Formations Paramédicales - CHSF
o Position dans la structure
- Rattachement hiérarchique :
Directrice de l'Institut des Formations Paramédicales (IFPM).
Cadres supérieurs de l'institut de formation.
- Liaisons fonctionnelles :
Cadres supérieurs de l'IFPM
Cadres formateurs et personnels administratifs de l'IFPM
Direction des soins et cadres de santé des établissements partenaires
Directions fonctionnelles des Centres hospitaliers Sud Francilien et d'Arpajon
o Présentation du service
L'IFPM est regroupé en coordination (Institut de formation d'Auxiliaire de Puériculture, Institut de formation d'Aide-Soignant, Institut de Formation des Manipulateurs en Electroradiologie Médicale, Institut de Formation en Soins Infirmiers, formation continue).
L'IFPM est en direction commune avec le Centre Hospitalier d'Arpajon.
- Temps de travail : Selon les nécessités de services et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF, sur la base de 35 heures par semaine sur 4 jours.
Amplitude horaire : 35 heures hebdomadaires sur 4 jours (de 8h15 à 18h00).

Missions du poste
o Missions générales du poste
Gestion des stages des apprenants (Missions exercées sous la supervision d'une coordonnatrice de stages) :
Assurer le suivi des stages des étudiants et élèves en lien avec la coordonnatrice des stages.
Travail en binôme avec la secrétaire des stages en poste
Suivi des dossiers de rémunération (Missions exercées en collaboration avec le secrétariat de régie) :
Assister le secrétariat dans des missions ponctuelles liées au financement

o Missions détaillées
Gestion des stages des apprenants (Missions exercées sous la supervision d'une coordonnatrice de stages) :
- Mettre à jour les données des différents terrains de stages : structures, coordonnées et création des nouveaux terrains dans le logiciel de gestion.
- Impression des conventions individuelles reçues par mail : validation dans le dossier numérique de l'étudiant/élève, classement dans le dossier scolaire.
- Gestion des annulations des places de stages non pourvues.
- Renseigner au fur et à mesure l'outil informatique lors des réponses des structures sur leur capacité d'accueil des étudiants en stage.
- Assurer le suivi et l'affectation des stagiaires extérieurs à l'IFPM sous la supervision du coordonnateur des stages : saisie du stagiaire dans la base de données, réception et gestion des conventions et transmissions aux cadres des services d'accueil concernés, saisie dans un tableau de suivi.
Suivi des dossiers de rémunération (Missions exercées en collaboration avec le secrétariat de régie) :
- Gestion administrative des dossiers des étudiants/élèves :
1. Suivi des Indemnités de stage et frais de transport des étudiants.
2. Elaboration des attestations mensuelles d'assiduité.
3. Gestion des matricules des étudiants en collaboration avec la DRH.
- Gestion des dossiers des enseignants vacataires.

o Missions ponctuelles et spécifiques
Gestion des stages des apprenants (Missions exercées sous la supervision d'une coordonnatrice de stages) :
- Participer à l'élaboration des éléments statistiques dans le cadre des instances et des rapports d'activités.
- Participation aux réunions mensuelles de secrétariat.
Suivi des dossiers de rémunération (Missions exercées en collaboration avec le secrétariat de régie) :
- Informations des étudiants sur les modes de financement.
- Participation aux réunions mensuelles de secrétariat.

Les missions peuvent évoluer en fonction des objectifs et des besoins institutionnels.
Se référer à la fiche de missions du poste concerné.

o Risques professionnels - Risques musculo-squelettiques en raison du travail effectué sur écran. Particularités de la fonction

o Compétences requises
- Avoir une expérience de secrétariat.
- Maîtriser l'outil informatique et les logiciels bureautiques et de gestion (Word, Excel, messagerie électronique).
o Compétences en communication
- Savoir rédiger des mails, des écrits professionnels et répondre aux demandes de manière professionnelle.
- Capacités à interagir avec divers interlocuteurs (étudiants, formateurs, secrétaires, partenaires de stage) avec diplomatie et courtoisie.
- Savoir aborder les situations sensibles, comme les désaccords ou le retard de processus, tout en maintenant un ton professionnel.

o Connaissances particulières
- Connaissances du secteur d'activité dans lequel les étudiants/élèves évoluent pour pouvoir les orienter et comprendre les attentes des partenaires de stage.
- Connaître l'organisation des concours d'admission, des diplômes d'Etat et les spécificités des programmes de formation.
- Connaitre les textes en lien avec les formations IDE, MEM, AS et AP.

o Qualités professionnelles
- Sens du travail en équipe
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Capacité d'écoute
- Esprit d'initiative
- Diplomatie
- Discrétion professionnelle

Centre Hospitalier Sud Francilien
40 avenue Serge Dassault
91106 Corbeil-Essonnes

Voir la fiche de l’établissement