Gestionnaire administratif (H/F)

Gestionnaire administratif (H/F)

L'ÉTABLISSEMENT :
Qui sommes-nous ?
Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l'Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent. L'ensemble des sites est doté d'équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d'exceller dans votre spécialité.
Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l'Allemagne et est desservi par l'aéroport de Bâle et une gare TGV. Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d'un patrimoine culturel et gastronomique riche.
Nos avantages :
- Crèche dédiée à l'établissement
- CGOS + Amicale du personnel
- Self d'entreprise
- Association sportive
- Évènements festifs
- Ateliers bien-être
En chiffres :
- 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes)
- 1200 lits et 600 places en EHPAD
- 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie
- 95 000 passages aux urgences
- 125 000 admissions en hospitalisation
- 2800 naissances
Fidèle à nos valeurs d'égalité des chances et de diversité, notre établissement est handi-accueillant et met en oeuvre des actions concrètes pour accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap.

LE POSTE :
Définition du poste
Positionné au sein de la Direction des Ressources Economiques, Logistiques et Techniques (DRELT), le gestionnaire administratif assurera des missions administratives, financières et juridiques de préparation à l'exécution et au suivi des marchés de travaux (50%). Il réalisera également des opérations de gestion administrative inhérentes à la filière Achats généraux, Travaux et Equipements hôteliers (rédaction de courriers, constitution de dossiers divers, mise à jour des référencements, paramétrages des outils et logiciels, classement et archivage de documents, ...).
Identification du poste
- Rattachement hiérarchique : Direction des Ressources Economiques, Logistiques et Techniques (DRELT)
- Responsabilité hiérarchique : Responsable des achats DREL, filière Achats Généraux, Travaux et équipements hôteliers
- Relations fonctionnelles : Responsable et ingénieur services techniques, fournisseurs et sous-traitants, cellule des marchés et autres professionnels de la DRELT, DAFAG
Conditions de travail
- Quotité de travail : 100%
- Horaires : Horaires à convenir avec le responsable hiérarchique. Semaine de 5 jours forfait jour
- Contraintes organisationnelles et relationnelles : Travail en équipe au sein de la cellule Achats Généraux, Travaux et équipements hôteliers et les Services Techniques Possibilité de télétravail
- Matériels et outils utilisés : Informatique - pack Office, MARCO, AWS, FORMI, GEF, BO
Activités principales
Contrôle de l'application des règles, procédures, normes et standards, dans son domaine d'activité
Gestion et traitement des données / informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
Information et conseil à des tiers (agents, patients, familles, etc.) dans son domaine d'activité
Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité
Rédaction de courriers, documents et courriers électroniques relatifs à son domaine d'activité
Renseignement de documents, de fichiers (fiches d'activité, de traçabilité, etc.)
Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Veille spécifique à son domaine d'activité
>>> Missions liées à l'exécution et au suivi des marchés de travaux :
Elaboration des outils et des documents nécessaires à la préparation et au suivi de l'exécution des marchés
Création et paramétrage des projets dans le système d'échanges de données informatisées FORMI et formation des entreprises titulaires du marché à l'outil
Liquidation des situations de travaux, de classe 23, dans GEF
Réalisation du suivi administratif et financier des marchés
Suivi des dommages ouvrages des situations de travaux

>>> Missions d'appui au service Achats :
Mise à jour des référencements fournisseurs, des fiches articles et des fiche d'identité achat
Aide à la construction des dossiers de marchés
Suivi des notification HERMES, des reconductions et des échéances de marchés
Tenue de tableaux de bord
Participation aux bilans et reporting achats
Ces missions pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins du service et du profil du candidat.

PROFIL RECHERCHÉ :
Vos diplômes ou formations
Diplômes possibles :
- BTS Gestion de la PME
- BTS Comptabilité et gestion
- BUT GEA (Gestion des entreprises et administrations)
- Licence gestion / administration publique
- BUT GEA (parcours gestion publique ou finance)

Savoir-faire
Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence
Conseiller et orienter les choix des personnes
Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier
Établir / évaluer / optimiser un budget relatif à son domaine de compétence
Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine

Connaissances requises
Connaissances générales :
Achat
Marchés, produits et fournisseurs
Connaissances opérationnelles :
Technologies de l'information et de la communication
Comptabilité publique
Droit des marchés publics
Gestion administrative
Gestion de projet
Logiciels informatique et métier
Techniques quantitatives
Connaissances approfondies :
Négociation : méthodes et techniques

Hôpital Nord Franche-Comté
100 route de MOVAL CS 10499 TREVENANS - 90015 BELFORT cedex
90400 TREVENANS

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