Secrétaire F/H - Département Clinique HAD Adulte

Secrétaire F/H - Département Clinique HAD Adulte

CDI

Assurer le secrétariat du département et accompagner le cadre paramédical de département dans l'organisation, la coordination et le suivi de ses activités administratives et projets :
 ·         Organiser des réunions du département et événements internes (planification, réservation de salle, convocations, préparation des supports)
·         Mettre à jour : organigramme et coordonnées du Département et mise en ligne sur l'espace dédié
·         Prendre des notes, mettre en forme des documents et diffusion des comptes rendus de réunion
·         Réceptionner et traiter des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
·         Assurer Gestion du courrier (réception, diffusion, suivi)
·         Assurer la prise de rendez-vous / gestion des agendas
·         Commander et gérer des fournitures et matériels de secrétariat
·         Recueillir, mettre à jour et / ou sauvegarder de données, d'informations, de fichiers Suivi de tableau de bord des mouvements RH, mobilités astreintes cadres : ....)
·         Transmettre et suivre des demandes auprès du service informatique (création/suppression de comptes, accès logiciels, matériel informatique)
·         Aider à la gestion et au suivi des demandes de personnel intérimaire et des heures supplémentaires via le logiciel ARTEMIHS, en lien avec les cadres d'US et la Cadre Paramédicale de département
·         Assurer le suivi administratif des stages IFSI préprofessionnels (planning, lien avec les autres départements)
·         Collaboration quotidienne dans l'organisation et la planification des activités
.Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
.Assurer le reporting auprès du cadre du département
.Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
.Élaborer, adapter et optimiser plusieurs plannings de travail, de rendez-vous, de visites
.Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
.Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
.Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
.Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
.S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
.Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
.Utiliser les outils bureautique Word, Excel, PowerPoint, messagerie) ArtemiHS , TEAMS
.Technologie d'Information et de Communication (TIC)
.Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
.Capacités rédactionnelles
.Dynamisme, adaptabilité, disponibilité
.Organisation et gestion des priorités
.Aptitude relationnelle, diplomatie
.Autonomie et Capacité d'organisation
.Esprit d'initiative, méthode, rigueur
.Savoir transmettre avec précision les informations

POUR CANDIDATER :
MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS

AP-HP Hospitalisation à domicile (HAD)
14, rue Vésale
75005 Paris

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