Secrétariat de la Direction en charge du projet immobilier, des affaires logistiques et de la transition écologique 50%

Secrétariat de la Direction en charge du projet immobilier, des affaires logistiques et de la transition écologique 50%

CDI

PRESENTATION DE L'ETABLISSEMENT ET DU SERVICE
Le Centre Hospitalier de Saint-Cyr au Mont d'Or (CHSCMO) est un hôpital public de psychiatrie pour adultes, enfants et adolescents ouvert depuis 1972, dont le siège est établi dans la commune de Saint-Cyr au Mont d'Or, sur le territoire de la métropole de Lyon. Les secteurs psychiatriques sous sa responsabilité se situent dans la moitié nord du département du Rhône, dont il couvre 56 % de la superficie (ouest lyonnais et nord du Rhône) et 21 % de sa population (360 000 habitants).

L'établissement compte un capacitaire de 360 lits (158 lits d'HC et 132 places) dont un Etablissement d'Accueil Médicalisé de 50 places (EAM des Cabornes).
L'hôpital, dans le cadre de la politique de sectorisation de la psychiatrie, est présent sur le territoire du Rhône, à travers plus de 35 structures extrahospitalières. L'hôpital rayonne sur un territoire de 1 803 km2 et 370 000 habitants pour une vingtaine de site.

Le CHS de Saint Cyr est membre du GHT Rhône Nord Beaujolais Dombes dont l'établissement support est le Centre Hospitalier de Villefranche sur Saône.


DESCRIPTION

Poste de catégorie hiérarchique C

Le responsable Achat et Logistique coordonne sur le site la politique Achat conçue et déployée par le GHT, coordonne l'équipe Achat-Approvisionnement de l'établissement ainsi que les fonctions Logistiques. Il accompagne les réorganisations en terme de méthodologie de travail. Il définit, organiser et contrôle l'adéquation besoins-ressources entre des prévisions de besoins et les capacités de production et de distribution des services logistiques en cohérence avec la politique de l'établissement.

Le service est composé de 4 agents administratifs (achat et approvisionnement) et des services logistiques : Entretien, Lingerie, transport et Magasin (13 ETP dont un responsable TSH).

Activités standard du poste :
Organisation de réunions, visites, conférences, événements
Rédaction des courriers et notes
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Prise de rendez-vous/gestion des agendas Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

ACTIVITES

Activités standard du poste :
Organisation de réunions, visites, conférences, événements
Rédaction des courriers et notes
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Prise de rendez-vous/gestion des agendas Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Missions spécifiques :
Suivi des assurances liées aux prises en charge juridiques (patients, personnels)
Suivi du Manuel Qualité de la Direction (dont suivi général des EI)
Suivi des avenants (lien entre information HNO et services CHSMO)

COMPETENCES

Savoir-Faire
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe/en réseau Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Savoir-Etre
Travailler en équipe
Etre autonome dans l'organisation de son travail
Savoir rendre compte et respecter les étapes et processus de validation
Gérer le stress et/ou les situations complexes ; garder son sang-froid
Loyauté et discrétion

Connaissances requises
Accueil téléphonique (35050)
Bureautique (35066)
Classement et archivage (46385)
Communication/relations interpersonnelles (15034)
Droit hospitalier (43415)
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (43426)
Secrétariat (35054)

FORMATION
Exigée : Diplôme de niveau 4 / BAC

EXIGENCES PARTICULIERES
Expérience : Expérience similaire

CONDITIONS DE TRAVAIL
Sur la base d'un mi-temps 50%
Congés annuels et RTT selon les règles institutionnelles

CRITERES D'EVALUATION DU POSTE
Reprise des critères de la fiche d'évaluation annuelle
Compétences techniques
Savoir-être collaboratif
L'évaluation annuelle se fait à partir de la grille d'évaluation du Centre Hospitalier.
L'agent est évalué une fois par an, lors d'un entretien annuel et tout au long de l'année par des entretiens informels.

RISQUES PROFESSIONNELS
NC

CENTRE HOSPITALIER DE SAINT CYR AU MONT D'OR
rue J. B. Perret
69450 Saint-Cyr-Au-Mont-d'Or

Voir la fiche de l’établissement