Responsable des affaires générales et de la transversalité

Responsable des affaires générales et de la transversalité

CDD; CDI; Mutation

Mission du poste :
I. Organisation du secrétariat général en lien avec le directeur et la directrice des affaires générales
- Organisation de la coordination des instances du Directoire, du Conseil de Surveillance (suivi du rétroplanning, préparation des ordres du jour, organisation et suivi des séances, vérification des documents produits, rédaction des relevés de conclusion, rédaction et suivi des délibérations, mise à jour du règlement intérieur, suivi de la composition des instances), s'assurer la coordination avec les autres instances internes (CME, CSE, CSIRMT, CDU) et externes (direction commune, GHT)
- Préparation des instances du GHT et les instances de la direction commune avec le CHU.
- Appui aux dossiers confiés par le directeur et suivi des dossiers de la direction générale (élaboration de documents, aide à la décision, suivi des engagements, préparation de certains courriers et gestion de dossiers sensibles).
- Préparation et organisation des réunions institutionnelles et des réunions régionales ADESM.
II. Pilotage des dossiers et projets transversaux en lien avec la directrice adjointe en charge des affaires générales
Stratégie :
- Appui à l'élaboration, la rédaction de dossiers stratégiques : renouvellements et suivi des autorisations sanitaires, réponses à des appels à projets, CPOM. Suivi des plans d'actions correspondants et des bilans d'évaluation en lien avec les pôles.
- Appui aux déploiements des outils de gestion de projet (système d'information, communication, gestion documentaire).
- Appui au déploiement, l'élaboration, la communication et le suivi du projet d'établissement en lien avec la gouvernance médico administrative, les pôles cliniques, les directions fonctionnelles.
- Coordination, instructions et mise en oeuvre des partenariats de l'établissement en déclinaison du projet médical de l'EPSM, du GHT, du PTSM en lien avec la coordinatrice de PTSM.
Relations avec les usagers :
- Préparation de la CDU, suivi du rétroplanning et du plan d'actions en lien avec la directrice des affaires générales, la présidence et la vice-présidence de la CDU ;
- Suivi des plaintes et réclamations en lien avec la direction des soins ;
- Suivi des demandes d'accès au dossier patient.
Mécénat
- Elaboration et pilotage d'une organisation interne chargée du Mécénat en lien avec la directrice des affaires générales, le directeur des affaires financières, le service communication et le Fond de dotation du CHU d'Orléans ;
Centre de documentation :
- Encadrement de l'agent en charge du centre documentation
- Pilotage de l'évolution du fonds documentaire (évaluation, adaptation aux besoins universitaires en lien avec l'agent du centre de documentation et la directrice des affaires générales, les pôles et les universitaires.
- Organiser le développement de compétences dans l'aide à la publication et la veille scientifique en lien avec les universitaires.
- Piloter avec l'agent en charge du centre de documentation l'adaptation de l'outil de recherche documentaire afin de l'adapter aux usages
- Développer tous les partenariats nécessaires dans le cadre de l'universitarisation avec le CHU d'Orléans, la faculté, le CHU de Tours.
III - Pilotage et sécurisation du dispositif conventionnel de l'établissement
- Assurer le suivi administratif, juridique et organisationnel des conventions de l'établissement.
- Centraliser l'ensemble des conventions afin de garantir leur traçabilité, leur conformité et leur accessibilité.
- Coordonner les différents acteurs internes et partenaires externes dans le cadre de l'élaboration, de la validation, du renouvellement et de l'archivage des conventions.
- Veiller au respect des échéances conventionnelles et créer les tableaux de bord nécessaires à un suivi dynamique
IV - Coordination fonctionnelle du secrétariat de la Direction générale
- Assurer la coordination des activités du secrétariat de la Direction générale afin de garantir la continuité, la fluidité et la qualité du fonctionnement administratif.
- Harmoniser les pratiques, outils et procédures de gestion administrative en lien avec les 2 assistantes de direction
- Organiser la circulation de l'information et veiller au respect des échéances et priorités définies par la Direction générale.
- Apporter un appui méthodologique aux assistantes de direction dans l'organisation de leurs activités et la gestion des dossiers transversaux.
- Coordonner la planification des congés et absences des agents du secrétariat de la Direction générale afin d'assurer la continuité de service, dans le respect de l'organisation et des arbitrages hiérarchiques.

Établissement Public de Santé Mentale du Loiret Georges Daumézon
1, route de Chanteau BP 62016
45402 Fleury-les-Aubrais

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