Secrétaire médicale - Médecine/Anesthésie

Secrétaire médicale - Médecine/Anesthésie

L'ÉTABLISSEMENT :
Qui sommes-nous ?
Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l'Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent. L'ensemble des sites est doté d'équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d'exceller dans votre spécialité.
Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l'Allemagne et est desservi par l'aéroport de Bâle et une gare TGV. Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d'un patrimoine culturel et gastronomique riche.
Nos avantages :
- Crèche dédiée à l'établissement
- CGOS + Amicale du personnel
- Self d'entreprise
- Association sportive
- Évènements festifs
- Ateliers bien-être
En chiffres :
- 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes)
- 1200 lits et 600 places en EHPAD
- 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie
- 95 000 passages aux urgences
- 125 000 admissions en hospitalisation
- 2800 naissances
Fidèle à nos valeurs d'égalité des chances et de diversité, notre établissement est handi-accueillant et met en oeuvre des actions concrètes pour accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Poste éligible au dispositif ADN Talent.

LE POSTE :
Identification du poste
Rattachement hiérarchique :
Niveau 1 : la secrétaire référente de secteur
Niveau 2 : la coordinatrice des secrétariats médicaux
Niveau 3 : la cadre supérieure du Pôle Ville Hôpital

Relations fonctionnelles :
Dans le service : l'ensemble de ses collègues, le personnel médical et soignant, les cadres
Dans l'établissement : médecins, soignants, autres services médicaux, bureau des admissions, services administratifs, autres établissements de santé, relations avec la ville

Conditions de travail
Horaires : 7h30 de travail par jour, continu selon les plannings prévus et l'activité du service avec une amplitude de 7h30 à 18h30 en fonction des secteurs de consultation.
Contraintes organisationnelles et relationnelles : dépassement d'horaire éventuel, travail en collaboration avec l'ensemble de ses collègues, équipe importante, contact public, exigence d'un accueil de qualité des patients, polyvalence sur les différentes tâches, savoir évoluer en même temps que le métier évolue.

Vos missions
Accueillir et enregistrer les patients de consultation selon les règles d'identito-vigilance
Planifier les activités (agendas des consultations, admissions, convocations, programmations de blocs opératoires, etc...)
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Gérer, saisir et classer des informations relatives au dossier du patient
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

Activités
Fonction d'accueil
Accueil physique des patients, du public, des professionnels de santé,
Accueil téléphonique du personnel, public, patients, médecins traitants, services administratifs et communications.

Fonction gestion
Traitement, classement des dossiers et des documents médicaux, tri, diffusion,
Importation des documents dans le DPI par numérisation,
Répondre aux demandes des médecins,
Gestion des consultations externes,
Gestion des examens des patients.

Fonction frappe et informatique
Traitement des courriers,
Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers,
Saisie NGAP,
Saisie actes CCAM,
Formalités de prise en charge auprès des caisses (CPAM...)

Fonction planification
Gestion des rendez-vous des agendas des médecins,
Gestion des consultations et des programmations aux blocs opératoires, des patients

Divers
Gestion des fax, des mails.

PROFIL RECHERCHÉ :
Vos diplômes
Diplômes : BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat médico-social, diplôme de secrétariat, ou expérience dans les secrétariats médicaux.
Prérequis :
Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, ...)
Bonne connaissance de la terminologie médicale
Bonne technicité dans l'accueil téléphonique et la communication
Bonne technicité informatique

Aptitudes :
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Savoir gérer son stress
Savoir hiérarchiser les priorités
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Obligations
Respect du secret professionnel
Respect des procédures en vigueur au sein de l'HNFC et du Pôle
Tenue professionnelle adaptée

Hôpital Nord Franche-Comté
100 route de MOVAL CS 10499 TREVENANS - 90015 BELFORT cedex
90400 TREVENANS

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