secrétaire pédagogique H/F

secrétaire pédagogique H/F

CDD

SECRÉTAIRE PÉDAGOGIQUE (H/F)
IFSI-IFAS de Savoie Centre Hospitalier Métropole Savoie (CHMS)
Vous souhaitez exercer un métier polyvalent, au cur de la formation des futurs professionnels de santé ? Rejoignez l'IFSI-IFAS de Savoie et contribuez au bon déroulement des parcours de formation, en appui aux équipes pédagogiques et au service des étudiants et des élèves.

Au sein d'une équipe administrative en lien étroit avec la direction et les équipes pédagogiques, vous assurez la gestion administrative des parcours de formation, de la sélection des candidats jusqu'à la diplomation. Vous participez également à l'organisation des activités pédagogiques, au suivi administratif et financier des formations et à la démarche qualité de l'institut.

Par votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre qualité relationnelle, vous contribuez directement à la continuité et à la qualité du service rendu aux apprenants, aux formateurs et aux partenaires de l'établissement.

1. Votre environnement de travail
L'IFSI-IFAS de Savoie a pour mission de former les futurs professionnels paramédicaux et de concevoir les conditions favorables à leurs apprentissages, en formation initiale comme en formation continue.

Vous intégrez une équipe de gestionnaires pédagogiques qui travaille en collaboration avec la direction, les coordinateurs pédagogiques, les formateurs et les nombreux partenaires de l'institut.

Dans cet environnement dynamique, votre rôle est essentiel pour assurer la fiabilité du suivi administratif, faciliter l'organisation des formations et accompagner les différentes étapes du parcours des étudiants et des élèves.

2. Vos missions
Assurer le suivi administratif des étudiants et des élèves
Vous accompagnez les apprenants tout au long de leur parcours de formation, de leur admission jusqu'à l'obtention de leur diplôme.

À ce titre, vous :

Assurez la gestion administrative des épreuves de sélection et des dossiers individuels.

Gérez les inscriptions, les listes d'effectifs et les données relatives à la scolarité.

Assurez le suivi administratif des absences, des accidents du travail et des situations particulières.

Préparez les dossiers nécessaires à la délivrance des diplômes d'État.

Établissez les attestations de présence et assurez le suivi administratif des frais de scolarité.

Participez à l'organisation administrative des stages, au suivi des documents associés ainsi qu'au traitement des indemnités de stage et des frais de déplacement.

Contribuer à l'organisation des activités pédagogiques
En lien avec les équipes pédagogiques, vous participez à la préparation et au bon déroulement des temps forts de la formation.

Vous êtes notamment chargé(e) de :

Préparer et organiser les évaluations semestrielles.

Assurer la gestion administrative des épreuves, des copies et des résultats.

Préparer les commissions d'attribution des crédits et les différentes instances pédagogiques.

Assurer le suivi des décisions prises et la diffusion des résultats auprès des interlocuteurs concernés.

Gérer les documents administratifs liés aux interventions pédagogiques et préparer les éléments nécessaires à la rémunération des intervenants.

Participer à la gestion administrative et financière des formations
Vous contribuez au suivi des financements et à la fiabilité des opérations administratives et financières liées à l'activité de formation.

Vos activités comprennent notamment :

Le suivi des financements en lien avec les organismes financeurs et les partenaires institutionnels.

L'établissement et le suivi des conventions de formation.

La préparation et le suivi de la facturation, en lien avec les services concernés.

Le contrôle des pièces justificatives et le suivi administratif des règlements.

Participer au fonctionnement quotidien de l'institut et à sa démarche qualité
Vous contribuez à la qualité de l'accueil, à la circulation de l'information et à l'amélioration continue des pratiques administratives.

Vous assurez notamment :

L'accueil physique, téléphonique et électronique des étudiants, des élèves, des formateurs et des partenaires.

L'information et l'orientation des publics concernant les formations, les inscriptions et les financements.

La transmission et l'actualisation des informations nécessaires au bon fonctionnement du service.

L'appui logistique à l'organisation des réunions, jurys, commissions et événements.

La mise à jour des procédures, des outils et des documents administratifs.

La traçabilité des activités et la préparation des éléments nécessaires à la démarche qualité Qualiopi et aux audits.

La proposition d'améliorations visant à optimiser les processus, les outils et la qualité du service rendu.

Contribuer, selon les besoins du service, aux activités de formation continue
En fonction de l'organisation du service, vous pourrez également participer à la gestion administrative du Département de la formation continue.

Ces activités comprennent le suivi des demandes et des inscriptions, la préparation des sessions de formation, la gestion des conventions et des feuilles de présence, le suivi de la facturation, l'exploitation des questionnaires de satisfaction ainsi que la production de bilans et d'indicateurs.

Vous contribuerez également au suivi des exigences réglementaires et à la démarche qualité, notamment dans le cadre de la certification Qualiopi.

3. Le profil recherché
Vous souhaitez mettre vos compétences administratives au service d'une activité qui contribue à la formation des professionnels de santé. Vous appréciez la diversité des missions, le travail en équipe et les environnements qui nécessitent rigueur, organisation et sens du service.

Vos compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Internet.

Capacité à prendre rapidement en main les logiciels métiers.

Bonne maîtrise des techniques de gestion administrative et de suivi des dossiers.

Excellentes qualités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe et aisance dans la saisie informatique.

Capacité à appliquer les procédures administratives et la réglementation relative aux formations conduisant au diplôme d'État d'infirmier (DEI) et au diplôme d'État d'aide-soignant (DEAS).

Aisance avec les données chiffrées : facturation, financements, statistiques, tableaux de bord et indicateurs.

Capacité à produire, exploiter et analyser des données qualitatives et quantitatives.

Vos qualités professionnelles
Rigueur et fiabilité : vous veillez à l'exactitude des informations et à la qualité des dossiers traités.

Organisation et anticipation : vous planifiez votre activité, hiérarchisez les priorités et respectez les échéances.

Autonomie et adaptabilité : vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, faire face aux imprévus et rendre compte de votre activité.

Sens du service et qualités relationnelles : vous accordez une attention particulière à l'accueil, à l'écoute et à la qualité des réponses apportées.

Esprit d'équipe : vous appréciez la coopération et la coordination avec des interlocuteurs variés.

Discrétion professionnelle : vous respectez les obligations de confidentialité et de loyauté.

Force de proposition : vous contribuez à l'amélioration continue des pratiques et des outils.

4. Les relations professionnelles
Vous travaillez sous l'autorité du directeur de l'IFSI-IFAS, en étroite collaboration avec l'adjointe à la direction, coordinatrice de la pédagogie.

Au quotidien, vous êtes en relation avec les gestionnaires pédagogiques, les cadres de santé, les formateurs, l'assistante de direction, la documentaliste et les différents services du CHMS.

Vos missions vous amènent également à échanger avec les intervenants extérieurs, les professionnels de santé, les établissements partenaires, les organismes financeurs et les institutions compétentes, notamment l'Agence régionale de santé Auvergne-Rhône-Alpes, la DREETS et le Conseil régional Auvergne-Rhône-Alpes.

5. Vos conditions de travail
Lieu d'affectation : IFSI-IFAS de Savoie.

Corps : Administratif.

Grade : Adjoint administratif.

Catégorie hiérarchique : C.

Niveau de recrutement : baccalauréat minimum ou bac+2, selon les conditions de recrutement applicables.

Jours de travail : du lundi au vendredi.

Amplitude d'ouverture de l'institut : de 8 h à 17 h 30.

Une permanence est organisée à tour de rôle entre les gestionnaires afin de couvrir l'amplitude d'ouverture de l'institut. Les horaires peuvent être adaptés en fonction des nécessités de service, des absences au sein de l'équipe et des périodes d'activité particulière, notamment les concours et les cérémonies de remise du diplôme d'État infirmier.

Les congés sont organisés en alternance au sein de l'équipe afin de garantir la continuité du service. Ils sont à privilégier pendant les vacances scolaires des étudiants et des élèves.

6. Pourquoi rejoindre l'IFSI-IFAS de Savoie ?
Ce poste vous permet de mobiliser vos compétences administratives dans un environnement où la qualité de l'organisation contribue directement au bon déroulement des formations.

Vous participez à une mission de service public porteuse de sens, au sein d'une équipe pluridisciplinaire et en lien avec de nombreux acteurs de la formation et de la santé.

Vous souhaitez vous investir dans une fonction polyvalente, alliant gestion administrative, coordination et qualité de service ? Rejoignez l'IFSI-IFAS de Savoie et contribuez à la formation des professionnels de santé de demain.

Centre hospitalier Métropole Savoie
Place Lucien Biset BP 31125
73011 CHAMBERY

Voir la fiche de l’établissement