ASSISTANT(E) DE DIRECTION - DIRECTION GENERALE

ASSISTANT(E) DE DIRECTION - DIRECTION GENERALE

CDD; Détachement; Mutation

Présentation de l'établissement :

Au pied des Pyrénées ariégeoises, à une heure de Toulouse, proche des stations de ski, à 2 heures de la Méditerranée et à 3 heures de l'Atlantique, le Centre Hospitalier Ariège Couserans (CHAC) bénéficie d'un cadre de vie exceptionnel.

Le Centre Hospitalier comprend plus de 1000 salariés, dont une soixantaine de médecins, 3 Pôles Cliniques (Psychiatrie, MCO et médico-technique, Gériatrie et réadaptation), des activités diversifiées : Médecine, Chirurgie, Obstétrique, Urgences, SMUR, SMC-SIR, Unité Ambulatoire, Consultations, Centre de Réadaptation Neurologique (CRN), SSR, CSG, UCC, UMG, USLD, Psychiatrie intra et extra de l'Ariège, une filière médico-sociale avec une Maison Départementale de l'Autonomie, un EHPAD, une USLD (Unité de Soins de Longue Durée) et une MAS, un plateau technique complet avec Laboratoire, Pharmacie et Scanner et une équipe d'une vingtaine de rééducateurs pluridisciplinaires. S'ajoutent également des équipes sociales, éducatives et psychologiques.
Le CHAC dispose aussi d'une Unité Centrale de Production avec un restaurant, une blanchisserie, une équipe technique, informatique et des services supports administratifs.

Description du service et du poste


IDENTIFICATION

Poste : ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Unité : Direction Générale
Pôle : Ressources
Lieu d'exercice : CH Ariège-Couserans Site de Rozès

Fiche métier associée :
o Code : 45S30 / Intitulé : Secrétaire

Positionnement :

Responsable hiérarchique : Directeur
Rattachement fonctionnel : /
Liaisons fonctionnelles :
o Internes : Directions, Président de CME, Chefs de Pôle, Médecins, Cadres et Professionnels
o Externes : ARS, Préfecture, Conseil Départemental, Régional et Collectivités territoriales, Etablissements hospitaliers, Membres des Instances, Usagers, etc.


MISSIONS

Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques / Organiser la gestion logistique :

o Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.),
o Prise de notes, frappe et mise en forme de documents,
o Prise de rendez-vous / gestion des agendas,
o Organisation des déplacements professionnels,
o Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques,
o Reproduction et diffusion de documents, de dossiers,
o Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),
o Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisées,
o Gestion du planning de réservation des salles de réunion (Outlook).

Assurer la gestion des instances (planification, convocation, organisation matérielle, prise de note, compte rendu, etc.) :

o Conseil de Surveillance,
o Commission Médicale d'Etablissement,
o Directoire,
o Dialogue de Gestion,
o Comité de Direction.


COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Connaissances requises (savoir) :

Accueil téléphonique,
Bureautique (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
Classement et archivistique,
Communication / relations interpersonnelles,
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement,
Secrétariat,
Compétences requises (savoir-faire) :

Utiliser les outils bureautiques et les technologies de la communication,
S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés,
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics,
Savoir prendre des notes rapidement,
Rédiger et mettre en forme des documents (respect de la syntaxe, de l'orthographe et de la grammaire),
Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire,
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites,
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
Qualités professionnelles attendues (savoir-être) :

Confidentialité, discrétion,
Disponibilité et réactivité,
Capacité d'adaptation,
Organisation, rigueur et esprit de synthèse,
Diplomatie,
Sens du contact,
Loyauté,
Prise d'initiative et sens de l'anticipation.


CONDITIONS D'EXERCICE LIEES AU POSTE

Quotité de temps de travail : 100 %
Rythme de travail :
Horaires de travail : 9h-17h et/ou 8h30-16h30
Cycle de travail : du lundi au vendredi
Repos variable / fixe : fixe (samedi, dimanche et jours fériés)

Particularités du poste (risques spécifiques, ... ) :
Participation à certaines réunions en soirée,
Avantage du poste : NBI (Nouvelle Bonification Indiciaire) de 25 points.

Niveaux requis :
Formation initiale :
o Bac +2 Assistant(e) de direction,
o Secrétariat Médical.
Exigences particulières : première expérience sur un poste similaire souhaitée.

Centre Hospitalier Ariège-Couserans
BP 60111
09201 SAINT-GIRONS

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