SECRETAIRE MEDICAL HDJ MALADIES INFECTIEUSES - CHU SAINT ANDRE - H/F

SECRETAIRE MEDICAL HDJ MALADIES INFECTIEUSES - CHU SAINT ANDRE - H/F

CDD

Descriptif du poste :

Secrétariat composé de 2 personnes
Définition :
Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers.
Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations).
Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l'information.
Principales activités :
Accueil
Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d'urgence et les besoins/attentes des patients)
Prise de rendez-vous en tenant compte des pathologies et spécificités des intervenants (18 médecins vacataires + 2 intervenants associatifs)
Préparation des consultations du jour (sortie des plannings)
Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative
Gestion des mails
Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, hospitalisations, examens) en lien avec les services de consultations et d'hospitalisations
Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l'information à l'équipe pluridisciplinaire
Saisie des données liées à l'activité médicale (codage des actes en soins externes) 
Gestion et suivi des éléments du dossier patient
Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l'identitovigilance
Numérisation des documents externes au CHU
Classement dossier papier
Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales)
Gestion de l'interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient
 Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
 Mise en forme de documents
Saisie des courriers d'hospitalisation, de consultation, de certificats médicaux, de notes de service et comptes rendus de réunions
Fusion sur DXCare des comptes rendus d'hospitalisation, lettres de liaison
Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
Activités spécifiques :
Mise en place et réalisation d'entretiens de sélection pour les stagiaires en secrétariat médical
Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels) ;
Aide aux étudiants en santé publique, aux ARC et aux TEC à la commande de dossiers via Spark pour audits,
thèses et monitorings.
Soutien administratif aux projets infirmiers du service (congrès, publications, mise en place d'ateliers
collectifs d'éducation thérapeutique, élaboration de documents ) ;
Organisation des RCP du service et participation aux diverses réunions d'équipe ;
Planification quotidienne des astreintes médicales du service pour les AES,
Mise à jour de listings patients ; mise à jour de la file active du service,
Gestion du stock de fournitures de bureau pour tout le service, du budget, des demandes et des factures ;
Mise à jour des connaissances sur les pathologies traitées dans le service et les différents protocoles cliniques et cohortes en cours pour faciliter les parcours de soins des patients inclus ;
Présentation annuelle d'un rapport d'activité du secrétariat et statistiques ;

Profil recherché :

Compétences techniques
Maîtrise des outils informatiques (Word, DxCare, DxPlanning, Spark, Excel, Power-Point) 
Codage des actes
Messagerie électronique (mails), intranet
Gestion de prise de rendez-vous sur agenda électronique (Exchange)
Niveau expert en orthographe
Gestion documentaire
Droit des usagers du système de santé
Règlementation des archives médicales
Vocabulaire médical
Compétences organisationnelles
Capacité d'adaptation, priorisation des tâches, organisation
Sens du travail en équipe et de la communication
Qualité d'écoute et d'accueil
Respect des procédures
Secret professionnel
Compétences relationnelles
Autonomie
Amabilité, accueil, disponibilité, écoute, discrétion
Rapidité d'exécution, polyvalence
Esprit d'initiative

Groupe Hospitalier Saint-André
1, rue Jean BURGUET
33075 Bordeaux

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