SECRETAIRE PEDAGOGIQUE

SECRETAIRE PEDAGOGIQUE

CDD; CDI; Mutation

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) assure des missions de proximité et de recours au sud de l'Ile-de-France, dans une quarantaine de spécialités, avec une offre de soins large en Médecine, Chirurgie, Obstétrique et Psychiatrie. Il est classé centre périnatal de type III. Il est le siège du SAMU 91. Il est l'un des trois centres de référence dans l'Essonne, pour la permanence des soins en chirurgie viscérale et orthopédique. Il couvre 5 secteurs de psychiatrie de l'Essonne.
Possède un parking souterrain sécurisé, un accès Food truck, un self et une cafétéria avec des tarifs privilégiés ainsi qu'une conciergerie et un lavage auto.
Le Centre Hospitalier Arpajon (CHA) est situé au 18, avenue de Verdun à Arpajon dans l'Essonne.
Il est en direction commune avec le CH Sud Francilien. Il fait partie du GHT Ile de France Sud, composé du CH d'Arpajon, du CH Sud Francilien et du CH Sud Essonne.
Le CH d'Arpajon est composé de 210 lits de MCO (médecine, chirurgie, USC, pédiatrie, maternité et soins palliatifs), 49 lits de SSR, 47 lits d'USLD et 116 lits d'EHPAD.

Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique :
- Direction de l'Institut de Formations Paramédicales (IFPM)
- Assistante de Direction, responsable du secrétariat

Ø Liaisons fonctionnelles :
- Cadres supérieurs de l'IFPM
- Cadres formateurs et personnels administratifs de l'IFPM
- Direction des soins et cadres de santé des établissements partenaires
- Directions fonctionnelles des Centres hospitaliers Sud Francilien et d'Arpajon

Ø Secteur d'activité :
- Secrétariat de l'IFPM, équipe de 10 agents administratifs

Ø Présentation du service :
- Intégré au Pôle Management
- Les Instituts de Formation sont regroupés en coordination (Institut de formation d'Auxiliaire de Puériculture, Institut de formation d'Aide-Soignant, Institut de Formation des Manipulateurs en Electroradiologie Médicale, Institut de Formation en Soins Infirmiers, formation continue)
- L'IFPM est en direction commune avec le Centre Hospitalier d'Arpajon et son IFAS

Ø Horaires de travail :
- Selon les nécessités de services et conformément à la charte du temps de travail
en vigueur au CHSF, sur la base de 35 heures par semaine sur 4 jours
- Amplitude horaire : 35 heures hebdomadaires sur 4 jours (de 8h15 à 18h00)

Missions du poste Gestion des stages des apprenants
Missions exercées sous la supervision d'une coordonnatrice de stage

Mission Générale
- Assurer le suivi des stages des étudiants et élèves en lien avec la coordonnatrice des stages.
- Travail en binôme avec la secrétaire des stages en poste

Ø Missions permanentes
- Mettre à jour les données des différents terrains de stages : structures, coordonnées et création des nouveaux terrains dans le logiciel de gestion.
- Impression des conventions individuelles reçues par mail : validation dans le dossier numérique de l'étudiant/élève, classement dans le dossier scolaire.
- Gestion des annulations des places de stages non pourvues
- Renseigner au fur et à mesure l'outil informatique lors des réponses des structures sur leur capacité d'accueil des étudiants en stage.
- Assurer le suivi et l'affectation des stagiaires extérieurs à l'IFPM sous la supervision du coordonnateur des stages : saisie du stagiaire dans la base de données, réception et gestion des conventions et transmissions aux cadres des services d'accueil concernés, saisie dans un tableau de suivi.

Ø Missions ponctuelles et spécifiques
- Participer à l'élaboration des éléments statistiques dans le cadre des instances et des rapports d'activités.
- Participation aux réunions mensuelles de secrétariat.
Les missions sont susceptibles d'évolution selon les périodes de fortes activités institutionnelles.

Missions du poste suivi des dossiers de rémunération

Missions exercées en collaboration avec le secrétaire de régie

Ø Missions Générales
- Assister le secrétariat dans des missions ponctuelles liées au financement.

Ø Missions permanentes
- Gestion administrative des dossiers des étudiants/élèves
1. Suivi des Indemnités de stage et frais de transport des étudiants
2. Elaboration des attestations mensuelles d'assiduité
3. Gestion des matricules des étudiants en collaboration avec la DRH
- Gestion des dossiers des enseignants vacataires

Ø Missions ponctuelles et spécifiques
- Informations aux étudiants sur les modes de financement
- Participation aux réunions mensuelles de secrétariat

Ces missions peuvent évoluer en fonction des objectifs et des besoins institutionnels.

Compétences requises
- Avoir une expérience de secrétariat
- Maîtriser l'outil informatique et les logiciels bureautiques et de gestion (word, excel, messagerie électronique)

Ø Compétences en communication
- Savoir rédiger des mails, des écrits professionnels et répondre aux demandes de manière professionnelles
- Capacités à interagir avec divers interlocuteurs (étudiants, formateurs, secrétaires, partenaires de stage) avec diplomatie et courtoisie.
- Savoir aborder les situations sensibles, comme les désaccords ou le retard de processus, tout en maintenant un ton professionnel.

Ø Les connaissances particulières requises
- Connaissances du secteur d'activité dans lequel les étudiants/élèves évoluent pour
pouvoir les orienter et comprendre les attentes des partenaires de stage.
- Connaître l'organisation des concours d'admission, des diplômes d'Etat et les spécificités des programmes de formation
- Connaitre les textes en lien avec les formations IDE, MEM, AS et AP

Ø Les qualités professionnelles requises et comportement
- Sens du travail en équipe
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Capacité d'écoute
- Esprit d'initiative
- Diplomatie
- Discrétion professionnelle

Ø Les risques professionnels
- Risques musculo-squelettiques en raison du travail effectué sur écran.

Evolution possible du poste

En fonction du projet professionnel de l'agent, de l'atteinte des objectifs fixés et des possibilités

Centre Hospitalier Sud Francilien
40 avenue Serge Dassault
91106 Corbeil-Essonnes

Voir la fiche de l’établissement