PIC - Secrétaire RH

PIC - Secrétaire RH

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Présentation de la structure et de l'équipe :
Le Pôle d'Intérêt Commun SCA-SCB-SMS existe depuis le 9 mai 2011. Il est issu du regroupement de trois pôles, Sécurité Maintenance et Services, le Service Central des Ambulances et le Service Central des Blanchisseries. Environ 800 personnes exercent au sein du PIC.

Sécurité Maintenance et Services assure le « super-secours » électrique de l'AP-HP, la maintenance spécialisée, ainsi que la gestion de la flotte automobile. Il exploite un service de transport des nutriments destinés aux patients hospitalisés à domicile et d'une unité de transport hôtelier (linge, restauration) pour le compte des groupes hospitaliers et des hôpitaux ne relevant pas d'un groupe hospitalier. Il assure l'exploitation de l'imprimerie centrale de l'AP-HP.

Le Service Central des Blanchisseries traite le linge de plus de 85% des hôpitaux de l'AP-HP. Il dispose de deux blanchisseries industrielles. L'une située sur le groupe hospitalier Pitié Salpêtrière et l'autre boulevard MacDonald. Elles produisent 55 tonnes en moyenne de linge par jour.

Le Service Central des Ambulances régule les demandes de transports sanitaires non médicalisés. Il exploite un service de transport paramédicalisé pédiatrique et de véhicules sanitaires légers. Il recrute, affecte et évalue les ambulanciers des services mobiles d'urgences et de réanimation.

Le PIC SCA SCB SMS est certifié ISO 9001, 14001 et 14065.

PRESENTATION :
Présentation du service et de l'équipe :
La Direction des Ressources Humaines élabore et met en uvre la politique RH.

La Direction des Ressources Humaines regroupe trois principaux pôles :
- Le pôle gestion : Recrutement - Statut - Carrières Paie Absences et congés ;
- Le pôle développement professionnel : Orientation professionnelle Formation continue ;
- Le pôle santé/social : Médecine du travail Service social.

Les missions :
- La gestion du TPER et de la masse salariale,
- La gestion des emplois, des métiers et des compétences,
- Le recrutement et les affectations,
- L'entretien professionnel,
- La gestion des congés et des absences,
- La gestion des carrières et la paie,
- Le développement professionnel et promotionnel, la formation,
- La gestion des activités et des prestations sociales,
- La prévention des risques professionnels et l'amélioration des conditions de travail.

Composition de l'équipe

- 1 Directeur adjoint du PIC, en charge des Ressources Humaines (DRH)
- 1 Responsable des Ressources Humaines
- 2 Secrétaires RH

- 2 Gestionnaires RH
- 1 Gestionnaire Gestime

- 1 Médecin du travail
- 1 Infirmière du travail
- 1 Assistante sociale

LIAISONS
HIERARCHIQUE :
- Le directeur adjoint du PIC, chargé des Ressources Humaines (DRH) ;
- La responsable des Ressources Humaines (RRH).
FONCTIONNELLES :
Internes APHP :
- L'équipe de la DRH du PIC ;
- L'ensemble des responsables des services du PIC ;
- Les directions du siège et les hôpitaux de l'AP-HP.

Externes :
- Les centres hospitaliers
- Les collectivités territoriales
- France Travail
- Sociétés d'intérim du marché
- URSAFF

ACTIVITES
Mission générale du poste :
La secrétaire DRH assure, sous la responsabilité de la RRH, le secrétariat de la Direction des Ressources Humaines. Elle facilite la mise en uvre des décisions du DRH et du RRH et coordonne l'ensemble des tâches du secrétariat. Elle est l'interlocuteur privilégié des différents services de la DRH et de la direction du PIC.

MISSIONS PERMANENTES :
Accueil physique et téléphonique, information et conseil auprès des interlocuteurs internes et externes :
- Renseigner et orienter les différents interlocuteurs

Courrier :
- Réception, enregistrement chrono, dispatching
- Réponse aux demandes de quotité, de disponibilité, de présence parentale,

Intérim :
- Suivi des demandes journalières ;
- Commandes prévisionnelles sur SAP
- Contact avec l'agence d'intérim au marché ;
- Contrôle des relevés des présences/absences (RHI / émargements) et envoi au service économat PIC + agence d'intérim.

Recrutements :
- Recrutements et mobilités des agents.
- Publications internes et/ou externes
- Tableaux de suivi Recrutements + Flux Entrées/Sorties

RCA :
- Recueil des besoins auprès des cadres et suivis des demandes ;
- Contact des candidats pour recrutements ;
- Recueil et contrôle des documents administratifs pour transmission à la gestion
- Suivis des évaluations.

Médailles institutionnelles AP-HP :
- Réception des demandes et contrôle des documents nécessaires ;
- Recensements des demandes sur tableaux de suivi par promotion ;
- Transmissions auprès de l'AGOSPAP ;
- Suivi des retours puis dispatching ;
- Commandes sur SAP.

Cartes professionnelles (CPE) :
- Tableaux de suivi.
- Commandes (1ère demande - renouvellement et déclarations incidents) ;
- Demande de photos auprès de l'encadrement ou planification des créneaux ;
- Activation de la CPE auprès de la Régie du Siège ;
- Commandes de consommables (pièces détachées machine à cartes, tour de cou, porte cartes, etc.) ;
- Demande d'intervention auprès de SCOPUS puis du service informatique du Siège ou de Cartes GAIAP.

Entretiens professionnels :
- Réception et dispatching des fiches d'entretien professionnels auprès des responsables de services ;
- Tableau de bord de suivi des retours ;

Organiser et préparer des réunions internes et externes :
- Prise de rendez-vous, coordonne les agendas
- Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
- Suivis des décisions

Opérations de secrétariat RH :
- Rédaction et diffusion de notes diverses DRH, Siège,
- Suivi des Temps Partiels Thérapeutiques (TPT) ;
- Photocopies, rangement ;
- Diffusion du suivi médical (fiches de liaisons du comité médical, des médecines du travail et statutaire) ;
- Commandes SAP ;
- Dématérialisation ou photocopies et archivage.

MISSION PONCTUELLE :
Polyvalence au sein du secrétariat, notamment pendant les congés annuels ou autres absences.

QUOTITE DE TRAVAIL
Temps plein - 100 %
HORAIRES DE TRAVAIL
9H00 16H36 - Cycle de référence : 38 heures - Durée de travail journalière : 7h36

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L'ACTIVITÉ :
- Fatigue visuelle liée à l'activité informatique

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES :
- Respecter et faire respecter le cadre réglementaire et les consignes particulières du secteur.
- Se référer au Document Unique

SURVEILLANCE MEDICALE
Visite médicale annuelle
« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé »
« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer »

COMPETENCES REQUISES
Savoir-faire requis
- Utilisation bureautique informatique WORD, EXCEL et logiciels métiers (HRA, SAP, ) ;
- Accueillir, informer et orienter les professionnels ;
- Utiliser des techniques de communication.
Connaissances associées
- Connaissance des bases du statut la fonction publique hospitalière ;
- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation de l'AP-HP ;
- Connaissance des organisations et fonctionnement du PIC, et des spécificités des personnels ouvriers et techniques.
Qualités professionnelles requises
- Secret professionnel, discrétion et droit de réserve ;
- Sens du travail en équipe ;
- Rigueur et méthodologie ;
- Réactivité dans la gestion urgente des dossiers ;
- Priorisation et actualisation des dossiers confiés.
PRE-REQUIS
Nature et niveau de formation pour exercer le métier :
- BAC / BAC PRO / BTS SECRETARIAT
Expérience dans le domaine du secrétariat

EVOLUTION
- Évolution statutaire

Rémunération : 21 700 net annuel

Siège de l'AP-HP
3 avenue Victoria
75184 Paris

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