ASSISTANT(E) PARTAGE(E) DIRECTION AFFAIRES GENERALES ET DIRECTION QUALITE GESTION DES RISQUES

ASSISTANT(E) PARTAGE(E) DIRECTION AFFAIRES GENERALES ET DIRECTION QUALITE GESTION DES RISQUES

CDD; CDI; Détachement; Mutation

MISSIONS
Ø Pour la Direction Qualité:
Recueillir, exploiter les informations terrain (internes/externes) et mettre en uvre les actions adéquates en cohérence avec la politique qualité et de gestion des risques de l'établissement.

Développer l'acculturation des professionnels à la gestion et maîtrise des risques.

Ø Pour la Direction des Affaires générales:
Organiser la réception, le traitement et la circulation d'informations, de documents et de communications téléphoniques.

Assurer le suivi de dossiers pour la Direction des Affaires générales.

Organiser la gestion logistique (organisation de réunions, relances, ).



PROFIL RECHERCHE
Niveau 4 ou 5 en secrétariat et gestion administrative.



SITUATIONS DANS LA STRUCTURE
Poste partagé à 50% entre la Direction des Affaires générales et la Direction Qualité



RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
Relations hiérarchiques
Placé sous l'autorité hiérarchique de l'Ingénieure responsable de la Direction qualité (50%) et de la Directrice des affaires générales et juridiques (50%)

ACTIVITES PRINCIPALES
Ø Pour la Direction Qualité
- Déployer la politique de gestion des risques associés aux soins en collaboration avec la Direction QGDR, le médecin coordonnateur et la direction de l'EHPAD.
- Assurer la supervision du système de signalement, d'analyse et du suivi du traitement des évènements indésirables à l'EHPAD.
- Apporter une assistance méthodologique aux professionnels (EPP, REX, Audits)
- Suivre et évaluer (audits, EPP, ) la mise en uvre des actions d'amélioration continue inscrites dans le PAQSS.
- Organiser des actions de sensibilisation et de formation à la QGDR au sein de l'EHPAD
- Proposer des actions de communication, élaborer les outils (articles, flash info, ) en lien avec le Direction QGDR
- Concevoir des tableaux de bord et indicateurs.
- Communiquer sur les résultats d'audits, suivi des indicateurs et du PAQSS.
- Développer des actions QVT au sein des établissements en lien avec la Direction GQDR.
- Mettre à jour le document unique des risques professionnels sur le secteur médicosocial en cohérence avec celui du sanitaire


Ø Pour la Direction des Affaires générales:
Organisation de réunions, événements spécialisés.
Prise de notes, frappe et mise en forme de documents.
Prise de rendez-vous / gestion des agendas.
Réception et traitement d'appels téléphoniques et/ou de messages électroniques.
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.
Traitement de courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)



SAVOIR FAIRE / SAVOIR ETRE
Savoir-faire:
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.

Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.

Élaborer, adapter et optimiser un planning de travail, de rendez-vous, de réunions, d'évènements,

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.

Piloter et animer des groupes de travail, des réunions

Planifier et organiser les réunions avec divers interlocuteurs

Utiliser les outils bureautique (word, excel, .) / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Savoir-être:

- Savoir travailler en équipe et en réseau.

- Savoir dialoguer, négocier et convaincre.

- Être dynamique et avoir l'esprit d'initiatives.

- Être organisé, rigoureux et méthodique.

- Être à l'écoute et faire preuve de disponibilité.

- Être autonome et savoir rendre compte.

CONNAISSANCES REQUISES
Savoir lire un texte réglementaire (loi, arrêté, circulaire, etc.) ou une norme, un référentiel



Description
Niveau de connaissance

Accueil téléphonique Connaissances générales

Bureautique Connaissances opérationnelles

Classement et archivistique Connaissances générales

Communication / Relations inter-personnelles Connaissances générales

Droit hospitalier Connaissances générales

Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles

Notion de saisie, de frappe et de compte rendu secrétariat Connaissances opérationnelles

Notion des méthodes, outils de la qualité gestion des risques Connaissances opérationnelles

Conduite de projet Connaissances approfondies

ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL / CONTRAINTE DU POSTE
Poste en journée en 35h
Pas de week-end ni jours fériés.

Horaires de bureau pouvant être modifiés ponctuellement en fonction d'échéances à respecter.

Poste mutualisé:

50 % Direction Qualité et gestion de risques,

50 % Direction des Affaires générales et juridiques.


RISQUES PROFESSIONNELS
Travail sur écran
Position assise prolongée



DEFINITIONS / ABREVIATIONS



QGDR: Qualité-Gestion des risques

EHPAD: Etablissements d'Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes

PAQSS: Plan d'Amélioration de la Qualité et de la Sécurité des Soins

EPP: Evaluation des Pratiques Professionnelles

REX: Retour d'Expérience

GHT: Groupement Hospitalier de Territoire

Centre hospitalier Jeanne de Navarre
Route de Verdilly 02400 CHÂTEAU-THIERRY Route de Verdilly B.P. 10179
02405 CHÂTEAU-THIERRY

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