Secrétariat Coordination Nutrition Parentérale - HAD APHP Charenton (94)

Secrétariat Coordination Nutrition Parentérale - HAD APHP Charenton (94)

CDD; Détachement; Mutation

STRUCTURE

Hospitalisation à Domicile de l'AP-HP

L'HAD-AP-HP est un hôpital de l'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris dont la particularité est l'intervention des équipes de soin au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7. Elle est polyvalente et généraliste. Elle couvre tous les modes de prises en charge, à l'exception de la psychiatrie, et tous les âges de la vie : femmes enceintes, en post-partum, nourrissons et jeunes enfants, adultes, personnes âgées.
L'HAD-AP-HP prend en charge près de 800 patients en moyenne par jour, sur l'ensemble du Grand Paris, pour 8,5 millions d'habitants ; ce territoire d'intervention s'étend progressivement pour couvrir l'ensemble de l'Ile de France. Les patients sont adressés à l'HAD-AP-HP par les hôpitaux de l'AP-HP, d'autres établissements hospitaliers, publics ou privés, par les médecins libéraux, les SSIAD, les EHPAD, les établissements pour personnes handicapées.
L'HAD-AP-HP est un établissement en forte évolution, cette dynamique devant se poursuivre dans les années qui viennent. Elle assure des soins complexes et de plus en plus spécialisés au domicile, en EHPAD et établissements pour personnes handicapées. Elle s'investit dans les parcours de soins, en proximité, avec les acteurs des soins primaires et auprès des services hospitaliers, et contribue au développement des liens ville-hôpital-médico-social-domicile. Elle met en uvre un programme de recherche et d'innovations.
L'HAD-AP-HP s'appuie sur son DMU, prioritairement axé sur le développement de la recherche, de l'enseignement et la valorisation de l'expertise ainsi que sur 4 départements cliniques et médico-techniques.

Le DMU de l'HAD-AP-HP « Recherche, Enseignement, Valorisation de l'Expertise » de l'HAD-AP-HP est constitué de quatre Départements et d'une unité fonctionnelle « Recherche, enseignement et innovation ». Chaque département assure la gestion d'équipes réparties sur l'ensemble du territoire d'intervention de l'HAD-AP-HP. Les 4 départements cliniques et médico-techniques font partie de la gouvernance de l'HAD-AP-HP et portent au titre de leur département les enjeux stratégiques et de gestion de l'établissement.

Le DMU (département médico-universitaire) soutient le développement des activités de recherche, d'enseignement et de l'innovation, sous la responsabilité d'un directeur de DMU et de façon transversale à l'ensemble des Départements cliniques et médico-techniques.

Les 4 départements cliniques et médico-techniques font partie de la gouvernance de l'HAD-AP-HP et portent les enjeux stratégiques et de gestion de l'établissement.

Les 4 départements cliniques et médico-techniques sont les suivants :
Département 1 : HAD - Adultes : 15 unités de soins, une équipe renfort (à venir une équipe PALLIDOM)
Département 2 : HAD Pédiatrie-Obstétrique : la plateforme d'admission pédiatrique et obstétrique, la coordination de pédiatrie, 5 unités de soins pédiatriques et 1 unité d'obstétrique,
Département 3 : HAD Parcours de soins et activités transversales : comprenant la plateforme d'admission, coordination adulte, les unités de rééducation et de diététique, le service social, les psychologues et l'unité de nuit,
Département 4 : HAD PUI et logistique territoriale des produits de santé : regroupant la Pharmacie à Usage Intérieur, l'unité de liaison chimio, le magasin (médical-hôtelier) et le service course, et les activités de nutrition parentérale à domicile.

DEPARTEMENT
INTITULE
HAD PUI et logistique territoriale des produits de santé

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ACTIVITE
Le Département est sous la responsabilité du Pharmacien chef de service, assisté d'un cadre paramédical de département et d'un cadre administratif de département.
Les locaux sont situés sur le site de Charenton et les activités en lien avec les préparations de cytotoxiques sont réalisées sur les sites de l'hôpital Cochin.
La mission principale du département est de permettre aux trois autres départements de l'HAD d'assurer leur activité de soins dans des conditions optimales : Il s'agit d'apporter le bon médicament/produit/matériel, au bon moment, en bonne quantité aux unités de soins ou au domicile du bon patient et ceci au moindre coût.
Le département est constitué de quatre secteurs d'activité, situés sur le site de Charenton : la Pharmacie à Usage Intérieur (PUI), le service logistique et le service de Nutrition Parentérale à Domicile (NPAD). La production des préparations de cytotoxiques de l'HAD est réalisée par la PUI de Cochin.
Le département comprend 45 ETP non médicaux, dont 5 postes d'encadrement, 19 préparateurs en pharmacie, 1 apprenti préparateur, 21 agents logistiques, 2 secrétaires ainsi que 9 ETP médicaux de pharmaciens et 1 interne en pharmacie.

SERVICE

LIEU DE TRAVAIL :
La pharmacie de l'HAD est située 32, rue Necker à Charenton le Pont 94200 (METRO : ligne 8 - station Liberté ; BUS : 24 et 109 arrêt Port aux Lions, 180 arrêt Pont Nelson Mandela rive droite).

PRESENTATION DE L'ACTIVITE DE LA PUI
La mission principale du service est d'assurer l'approvisionnement des unités de soins et des services de l'HAD en médicaments.
Le service est également le garant du respect de la qualité et de la sécurité du circuit du médicament : dispenser le bon produit, au bon patient au bon moment.

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COMPOSITION DE L'EQUIPE
1 Pharmacien chef de service, chef de la PUI
8 Pharmaciens
1 cadre paramédical de département
1 cadre administratif de département
1 responsable logistique
1 cadre de santé
1 secrétaire
19 préparateurs

LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
N+1 : Cadre administratif de département
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FONCTIONNELLES
- Le pharmacien chef de service
- Le cadre de la pharmacie
- Les pharmaciens et préparateurs
- Le cadre paramédical de département
- Le cadre administratif de département
- Le coordonnateur des coursiers
- Le responsable logistique
- Le secrétariat du service logistique et de la pharmacie
- Les services économiques
- Les unités de soins (US)

ACTIVITES
Missions Générales :
Le secrétaire de la Coordination assure sous le contrôle du Pharmacien Chef de service du Département Pui-Logistique et du pharmacien responsable de l'activité NPAD, la coordination des livraisons de poches de nutrition parentérale à domicile.
Missions liées à l'activité pharmaceutique

Logistique :
Organiser les livraisons des poches de nutrition sur tous les départements français, 365 J par an
Assurer la communication avec les prestataires et les centres de référence NPAD par mail, par téléphone et par FAX
Répondre aux appels des patients NPAD et savoir réorganiser la distribution des poches en fonction des problèmes identifiés
Assurer les modifications en temps réel sur les plannings de livraison
Gérer la commande des produits spécifiques pour l'activité (hôpital Beaujon) en collaboration avec le PPH de l'activité NPAD
Contrôler la conformité des coordonnées de chaque patient sur les poches en fin de journée

Plannings des prestataires :
Gérer, ajuster et Imprimer, les informations des plannings de livraison (prestataires : TSE + SMS)
Planifier et mettre à disposition le planning aux agents
Assurer la mise à jour des adresses patient

Assurance qualité :
Contrôler l'identitovigilance des poches préparées par les centres de référence sous la responsabilité du pharmacien en collaboration avec le PPH de la même activité
Acquitter les alarmes MYSIRIUS, extraire les données des sondes MYSIRIUS et alerter le cadre de la PUI et/ou le pharmacien référent
Identifier et numériser les non conformités et les retraits de lot sous la responsabilité du pharmacien référent
Mettre à jour les documents dans la GED (gestion électronique des documents)
Connaitre la procédure dégradée en cas de non livraison de poche NPAD

Maitrise Environnement :
Commander les fournitures de bureau en lien avec l'activité
Classer, ranger les divers documents en lien avec son activité

Indicateurs :
Alimenter les différents tableaux Exel pour le suivi des indicateurs

Missions secrétariat :
Rédiger et mettre en forme des documents, des courriers et comptes rendus

Missions spécifiques :
Savoir communiquer les informations : ponctuellement, le secrétaire de la coordination sera remplacée par un autre secrétaire ou par un préparateur en pharmacie hospitalier pendant les congés

Projet :
Participer aux projets du département en lien avec le responsable du service

QUOTITE DE TRAVAIL
Emploi Temps plein

HORAIRES DE TRAVAIL
Travail en 7h30 sur une amplitude 9h-17h
Repos WE et jours fériés
1h de coupure repas dont 30 mn sur le temps de travail

COMPETENCES REQUISES
- Accueillir et orienter des personnes physiquement et au téléphone
- Organiser et prioriser les activités
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de
gestion documentaire
- Rédiger et mettre en forme des documents, des notes, des procédures...
- Alerter sur des situations particulières
- Assurer un suivi et une traçabilité.

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Sens relationnel, diplomatie
- Méthode, rigueur et sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Discrétion et disponibilité
- Qualités rédactionnelles
- Respect de la confidentialité et de la déontologie
- Adaptabilité, polyvalence
- Capacité à faire du reporting

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Outils bureautiques : Maitriser Word, Excel, Outlook
- Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
- Vocabulaire médical
- Expérience de secrétariat

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Travail sur écran
FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL
- Surveillance médicale
FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE
Oui Non
Si Oui, précisez
GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS

Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP
Oui Non

SURVEILLANCE MEDICALE
« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé »
« le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer »

EVOLUTION POSSIBLE DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT
NC

AP-HP Hospitalisation à domicile (HAD)
14, rue Vésale
75005 Paris

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