Adjoint des cadres -Secrétariat Général

Adjoint des cadres -Secrétariat Général

CDI

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier Intercommunal de Mont de Marsan et du Pays des Sources est l'Établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire des Landes GHT 40, il dispose d'une offre de soins complète (Médecine, Chirurgie, Obstétrique, Gériatrie et Psychiatrie) et d'un plateau technique de haute technologie. Fédéré autour d'un Projet Médico-soignant Partagé avec les Centres Hospitaliers de Dax et de Saint-Sever, il est également membre majoritaire au sein du GCS ClinicAdour,du GCS du Marsan et adhère à la Charte d'accès et d'usage au système d'information (SI) du GHT des Landes.Cette organisation territoriale permet de garantir l'accès aux soins et le maintien d'une offre de soins de proximité, complémentaire et performante aux habitants du département des Landes et l'Ouest du Gers. Avec ses équipes médicales et paramédicales hors de ses murs, il facilite l'accès aux soins pour tous sur le territoire, notamment par le biais de consultations avancées dans de nombreuses spécialités.
Le CHI en chiffres :
1 338 lits et places,
2 895 salariés (272 personnels médicaux et 2 623 personnels non médicaux),
7 pôles d'activité clinique,
un plateau technique complet (Scanner, IRM, Médecine Nucléaire, Laboratoire, 8 salles de bloc + secteur endoscopie).
C'est avoir la possibilité d'être accompagné à son arrivée (hébergement, recherche logement, garde d'enfants) ...
Vivre à Mont de Marsan, c'est :
Bénéficier de la qualité de vie en Aquitaine et du Sud-Ouest
Bénéficier de la proximité de la côte atlantique et des Pyrénées
Profiter et disposer d'une vie culturelle, associative et sportive importante
Bénéficier d'un véritable terroir de tradition et gastronomique.
Résider sur un territoire avec une offre immobilière raisonnable.
Bénéficier de la proximité de grandes villes comme Bordeaux ou Pau Habiter à 4 heures de Paris (T.G.V.) tout en étant à 2 heures de l'Espagne
Découvrir Mont de Marsan et son Agglomération

LE POSTE :
Les différentes missions :
DIRECTION GÉNÉRALE :
* Gestion des mails : diffusion et classement des mails concernant le secrétariat de direction générale.
* Gestion des appels téléphoniques.
* Courrier : rédaction, enregistrement, diffusion et classement dématérialisé du courrier envoyé.
* Notes de service/information : enregistrement, diffusion et classement dématérialisé.
* Gardes : transmission des permanences, mise à jour de la tablette, enregistrement du compte rendu.
* Conventions : rédaction et mise en forme en lien avec le Directeur en charge de l'établissement de la convention.
* Agendas : gestion des agendas du Directeur, de l'Adjoint au Directeur, et de l'équipe de direction.
* Assurer le stock et les commandes des fournitures de bureau.
* Gestion des instances (CME/CDU/Comité d'éthique et Commission Handicap) : organisation des instances (convocation, réservation salle, dossiers, rédaction du PV).
* Chambres carcérales : gestion des listes d'accès aux chambres carcérales.
* Plans Urgences : mise en jour régulière plan blanc, plan bleu - canicule, plan NRBC risques nucléaires, radiologiques, biologiques ou chimiques/plan sécurité établissement.
AFFAIRES FINANCIERES, PATIENTELE ET MECENAT :
* Agendas : gestion de l'agenda du Directeur des Affaires Financières, Patientèle et Mécénat.
* Organisation des réunions, rédaction des courriers et transmission des documents concernant les Affaires Financières et Mécénat.
DIRECTION DES USAGERS (en l'absence de la secrétaire) :
* Courrier : enregistrement, diffusion et classement dématérialisé du courrier postal reçu.
* Contravention : recherche identification du conducteur et désignation sur ANTAI.
* Réservation des salles ; des véhicules.
* Gestion des usagers (dossiers médicaux, plaintes, réquisitions et boîte mail).

PROFIL RECHERCHÉ :
Formations et/ou Qualifications :
* Expérience dans le domaine du secrétariat de direction.
* Connaissance du milieu hospitalier.
Savoir-faire et compétences
o Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics ;
o Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
o Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous ;
o Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
o Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures ;
o Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence ;
o S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes ;
o Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
o Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC).
Modalités de recrutement:
Recrutement ouvert aux contractuels : CDI ( sous réserve des conditions d'accès à la fonction publique hospitalière mentionnées sur le site : service-public.fr )
Ref: te1ms2ttax

Site de Layné
avenue Pierre de Coubertin
40024 Mont-de-Marsan

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