Assistante administrative et secrétaire de la direction des soins

Assistante administrative et secrétaire de la direction des soins

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Métier : Agent de gestion administrative
Service : Direction des soins
Unité : Rattachement pôle administratif
Poste : de jour
Pourcentage de temps de travail : 100 %

Définition du poste :
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suivre et gérer les processus administratifs.

Missions du poste :
Sous la responsabilité du directeur des soins,
L'assistant(e) de gestion administrative et secrétaire assiste la /le Directeur des soins dans l'accomplissement de ses tâches.
Il/elle assure les activités administratives, le suivi des dossiers et veille à la tenue des tableaux de bords spécifiques de la direction des soins.
Il/elle contribue à la gestion des ressources humaines paramédicales et éducatives et coordonne le processus de recrutement.
Il/elle coordonne la gestion des stagiaires paramédicaux et éducatifs.
Il/elle recueille, traite et communique les informations dans les limites de ses missions.

Activités :
Secrétariat

- Gestion de l'agenda de la/ du Directeur des soins
- Gestion des boîtes de messageries de la direction
- Accueil physiques et téléphoniques des visiteurs et interlocuteurs de la direction des soins
- Gestion logistique des réunions et des déplacements professionnels
- Coordination du secrétariat de la CSIRMT (organisation des élections, rédaction des procès-verbaux, coordination logistique des réunions, suivi des groupes de travails, et envoi et suivi des convocations)
- Gestion du matériel et des fournitures du service
- Rédaction de notes de courriers et de supports de communication interne

Ressources humaines :
- Suivi et mise à jour des effectifs du personnel paramédical et éducatif via des tableaux de bord dédiés
- Elaboration et mise à jour des plannings de permanence des cadres de santé
- Suivi administratif des mobilité internes
- Coordination du processus administratif de recrutement de la programmation des entretiens à l'intégration effective de l'agent
- Suivi des demandes de stages et création des dossiers administratifs

Spécificités du poste :
Postes aux missions et activités variées nécessitant de la polyvalence, des capacités d'adaptation, d'analyse et de compréhension des situations.

Particularités du poste :
Assurer la permanence du secrétariat de la direction des ressources humaines en périodes d'absences (accueil téléphoniques et physique, enregistrement du courrier)

Rattachement hiérarchique :
Directrice/Directeur des soins
Directeur Général

Liaisons fonctionnelles :
Cadres supérieurs de santé
Cadres de santé
Instituts de formations paramédicaux et éducatifs
Encadrements administratifs des ressources humaines
Directions fonctionnelles de l'établissements

Activités
Libellé activité Niveau requis (pratique courante, maîtrisé, expert)
Accueil et prise en charge des personnes (agents, usagers, etc.)
Maîtrisé
Gestion administrative relative au domaine d'activité
Maîtrisé
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Maîtrisé
Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers
Maîtrisé
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Maîtrisé
Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Maîtrisé
Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
Maîtrisé
Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
Maîtrisé
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Maîtrisé
Contrôle de la conformité et de la validité des documents
Maîtrisé
Rédaction et mise à jour de la documentation
Maîtrisé
Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats
Maîtrisé
Evaluer la pertinence et la véracité des données et des informations
Maîtrisé
Savoirs
Libellé savoir Niveau requis (connaissances générales, connaissances opérationnelles, connaissances approfondies)
Accueil téléphonique Connaissances opérationnelles
Bureautique Connaissances opérationnelles
Classement et archivistique Connaissances générales
Communication / relations interpersonnelles Connaissances opérationnelles
Gestion administrative Connaissances opérationnelles
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles
Technologies de l'information et de la communication (NTIC) Connaissances opérationnelles
Droit hospitalier Connaissances générales
Secrétariat Connaissances approfondies
Connaissances générales :
Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximums


Savoir-faire
Libellé savoir faire Niveau requis (pratique courante, maîtrisé, expert)
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Maîtrisé
Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
Maîtrisé
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Maîtrisé
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Maîtrisé
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité.
Maîtrisé
Travailler en équipe / en réseau
Maîtrisé
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
Maîtrisé
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Maîtrisé
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Maîtrisé
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et la discrétion professionnelle
Maîtrisé
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Maîtrisé
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
Maîtrisé


Etudes préparant au métier et diplôme(s) :
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) /BTS assistante de direction (niveau III)

Correspondance statutaire :
Catégorie C
Adjoint administratif hospitalier

Risques professionnels :
Travail sur écran
Risques liés à l'ergonomie du poste

Formations :
Obligatoires
Incendie

Recommandées :
Bureautique Microsoft niveau 3 supérieur (Word, Excel, messagerie Outlook, power point)
Approche de la maladie mentale
Secret professionnel droits et devoirs
Gestion des émotions et du stress

Centre hospitalier Camille Claudel
17 rue Camille Claudel CS 90025
16400 La Couronne

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