Secrétaire Médicale PUCAA - H/F

Secrétaire Médicale PUCAA - H/F

CDD

Descriptif du poste :

MISSIONS :
Coordination des secrétariats médicaux du secteur PUCAA (SAU, UHCD, VIGILANS, CIAC, UIAO) :
Encadrement des adjoints administratifs :
Assurer l'organisation et le suivi des plannings des secrétaires afin de garantir la continuité de service et une répartition équitable des tâches
Conduite des entretiens professionnels
Gestion administrative du secteur PUCAA (SAU, UHCD, VIGILANS, CIAC, UIAO) :
Assurer le secrétariat du médecin-chef
Centraliser les demandes de congés et de formation des médecins, des psychologues et des secrétaires, et les saisir sur les logiciels Octime Manager et Gesform après validation par le responsable de service
Mettre à jour régulièrement le planning des présences médicales
Assurer la transmission des informations aux services concernés (RH, direction, BAM, )
Préparer les réunions (prise de notes, compte-rendu, diffusion)
Gérer les réunions de choix de gardes du SAU et de BDSO
Gestion administrative du SAU et de l'UHCD :
Etablir et mettre à jour le cahier de transmissions des patients (SAU + UHCD)
Mettre à jour et envoyer le tableau des admissions au GHNE
Mettre à jour et envoyer le tableau des admissions à différents professionnels de l'EPS Barthélemy Durand (SAO, médecins chefs, )
Assurer le suivi du courrier en collaboration avec les médecins
Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers, des comptes rendus, des synthèses, des notes de service,
Commander les fournitures bureautiques (cartouches imprimante, papeterie, ) et d'eau
Diverses autres demandes concernant l'organisation du service : informatique, commandes diverses,
Suivi de l'activité des structures :
Apporter aux médecins et à l'équipe pluridisciplinaire les éléments de gestion demandés
Prendre des notes lors des réunions
Saisir les actes réalisés par les médecins en vue d'établir des statistiques
Mettre en forme et actualiser les tableaux de bord d'activité des différentes structures
Collecter, organiser et mettre à jour les informations nécessaires à l'élaboration du compte rendu d'activité annuelle
Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers et des différents rapports d'activité
Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient :
Assurer la gestion administrative des arrêtés provisoires du maire concernant les patients en SPDRE (Soins Psychiatriques sur Décision du Représentant de l'Etat)
Gérer les correspondances à caractère médical et/ou administratif
Gérer et traiter des données/informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, suivi)
Organiser le classement des dossiers patients (ouverture, mise à jour, archivage)
Saisir l'information médicale sur différents logiciels :
Cpagei :
Création et mise à jour du dossier patient
Qualification de l'INS
DxCare :
Frappe des lettres de liaison de l'UHCD
Sillage :
Créer et clôturer les séjours des patients (SAU et UHCD)
Intégration des lettres de liaison de DxCare sur Sillage
Frappe de documents (lettres de liaison, courriers, certificats médicaux, )
Intégration de documents
Saisie des actes et des diagnostics :
Gérer les appels téléphoniques selon les degrés d'urgence
Savoir contacter en cas d'urgence les responsables du service
Accueil physique :
Accueillir les familles, les partenaires sociaux,
Adapter son comportement et son dialogue aux personnes rencontrées
Renseigner le public extérieur dans la mesure du possible (orientation du public en fonction du secteur, informations sur l'existence d'autres structures, ex : CMPP, délais en fonction de la demande, )
LIAISONS HIERARCHIQUES :
Coordinatrice des secrétariats médicaux N+1
Médecin-chef de service N+2
LIAISONS FONCTIONNELLES :
Equipe médicale, Equipe soignante, Equipe socio-éducative
Personnel de l'établissement pour l'accueil, la transmission d'informations, la prise de rendez-vous
Directions fonctionnelles, services administratifs, Pôles d'activité clinique
Usagers
Autorités en contact avec la direction (ARS, DGOS, hôpitaux, administrations, villes, partenaires).

Profil recherché :

CONAISSANCES
Maîtrise des outils bureautiques (applications Office) : Connaissances détaillées
Vocabulaire médical : Connaissances détaillées
Codage des actes : Connaissances détaillées
Communication : Connaissances détaillées
Droit des patients : Connaissances détaillées
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : Connaissances détaillées
Règlementation des archives : Connaissances détaillées
Technique de secrétariat : Connaissances approfondies
Obligations réglementaires prévues par la Loi du 5 juillet 2011 : Modalités des hospitalisations, respect des délais et formes des certificats médicaux légaux
PROFIL
Savoir-faire et connaissances :
Formation de type BAC à BTS
Qualité rédactionnelle (maîtrise de l'orthographe, syntaxe)
Prise de notes rapide
Autonomie dans la rédaction et la mise en forme de documents
Usage des outils de communication (messagerie électronique)
Connaître les partenaires des secteurs sanitaires et sociaux travaillant avec le service
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Savoir analyser des documents
Qualités et aptitudes :
Qualités relationnelles : sens de l'écoute, courtoisie
Savoir s'intégrer dans une équipe
Savoir s'adapter à des partenaires variés
Savoir communiquer avec un public hétéroclite (médecins, patients, familles, travailleurs sociaux, psychologues, )
Savoir développer des capacités humaines et relationnelles
Sens de l'organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle
Capacité d'adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d'urgence, résistance au stress
Capacité d'autonomie : sens de l'initiative, anticipation
Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion
Polyvalence
Ponctualité

Etablissement public de santé Barthélemy Durand (second site d'hospitalisation)
2, route de Longpont
91700 Sainte-Geneviève-des-Bois

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