Adjoint au responsable du Service de Gestion du Dossier Patient (SGDP)

Adjoint au responsable du Service de Gestion du Dossier Patient (SGDP)

CDI; Mutation; Détachement

L'ÉTABLISSEMENT :
Ouvert en 2000, le centre hospitalier du val dAriège est issu de la fusion des hôpitaux de Foix et Pamiers, cités ariégeoises possédant une tradition hospitalière très ancienne. Depuis le 1er Janvier 2018, le centre hospitalier du val dAriège et le centre hospitalier du Pays d'Olmes ont fusionné pour donner naissance au centre hospitalier intercommunal des vallées de l'Ariège.

LE POSTE :
Seconde l'attaché d'administration en charge du SGDP dans ses missions

Archives médicales
Assure en lien avec le responsable du Service du dossier patient la gestion des archives médicales de l'établissement dans le respect de la réglementation en vigueur et des règles internes définies en la matière en ce qui concerne l'organisation du circuit de l'archivage médical
Participe à l'élaboration de la politique de gestion documentaire (papier et numérique) de l'établissement et à la mise en uvre d'un plan de numérisation des données patients

Communication des dossiers médicaux
Participe à la gestion quotidienne des demandes de communication interne et externe des dossiers médicaux

Identito vigilance
Participe à la gestion quotidienne des problématiques d'identito-vigilance et de gestion quotidienne des fusions en lien avec les CIV des autres CH du Territoire

Mouvements
Participe à la cellule mouvements et à ce titre effectue en lien avec le responsable du service de gestion du dossier patient le traitement des requêtes journalières de contrôle de la cohérence des mouvements des patients hospitalisés
Missions spécifiques :
Archives et communication du dossier patient sous la validation du responsable du SGDP :
Participe à l'élaboration et à l'actualisation des procédures d'archivage, de transmission des dossiers médicaux et de gestion des archives médicales
Participe à la mise uvre des procédures d'archivage et de gestion des archives médicales ainsi qu'à leur évaluation
Veille à l'application des procédures d'archivage et de gestion des archives
Participe au projet de numérisation des données patients et des données administratives (plan de gestion des documents)
Participe à la gestion quotidienne des demandes internes et externes de communication des dossiers patients en lien avec les archivistes et en fonction des besoins
Etablit les commandes de fournitures nécessaires au fonctionnement du SGDP

Identito-vigilance sous la validation du responsable du SGDP :
Participe aux contrôles quotidiens d'identito-vigilance des patients, alerte en cas de problème et propose des solutions ;
Contribue à la fusion des dossiers en collaboration avec les CH du territoire;
Participe à l'assainissement de la base patients en collaboration avec les Ch du territoire

Contrôles de la qualité et de la cohérence des mouvements sous la validation du responsable du SGDP et du médecin Dim:
Participe à la gestion quotidienne des requêtes de contrôle
Analyse les données des séjours en anomalie issus des requêtes ou signalées verbalement (compte-rendu d'hospitalisation, dossier patient, mouvements...) avant de réaliser le cas échéant les rectifications nécessaires (fusion de dossiers par exemple) en garantissant le transfert de l'ensemble des données médicales d'un dossier à l'autre
Elabore avec le responsable du SGDP des analyses sur les difficultés rencontrées et des statistiques dans le cadre du suivi de l'activité des mouvements
Forme et conseille les utilisateurs dans son domaine de compétence

Ressources Humaines
Assure l'encadrement de premier niveau des agents du SGDP en l'absence du Responsable
Elabore dans les délais requis le planning mensuel de l'équipe d'archivistes, le propose pour validation au responsable du service de gestion du dossier patient avant affichage
Participe aux évaluations annuelles des personnels du SGDP et au recueil des besoins de formation
Participe à l'élaboration du plan de formation continue du SGDP

RELATIONS PROFESSIONNELLES
Internes : Equipe SGDP, équipe DIM, médecin DIM, cadres des secrétariats médicaux, bureau des entrées, responsable du bureau des entrées, personnel paramédical et administratif pour la transmission des dossiers patients, service informatique/référent DPI.
Externes : Personnel administratif du CHAC, patients demandant les dossiers médicaux, services de police et gendarmerie.
RATTACHEMENT HIERACHIQUE
Responsable du Service Gestion du Dossier Patient
Directeur des finances et du dialogue de gestion

PROFIL RECHERCHÉ :
Expérience conseillée ou exigée : connaissance souhaitée du secteur sanitaire.

Savoirs
Archivage : Connaissances générales
Bureautique : Connaissances opérationnelles
Communication / relations interpersonnelles : Connaissances générales
Droit de la santé dans son domaine d'activité : Connaissances générales
Logiciels dédiés à la gestion de l'information médicale : Connaissances opérationnelles
Connaissance du milieu hospitalier public souhaitable ainsi que de l'informatique : Connaissances générales
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : Connaissances opérationnelles
Vocabulaire médical : Connaissances opérationnelles
Techniques documentaires, méthodes de classement et d'archivage, techniques d'inventaire,techniques de conservation de documents, techniques de numérisation : Connaissances approfondies
TIC et fonction documentaire ; accès, stockage, numérisation, diffusion ; Web 2.0. ; internet ; intranet ; utilisation de logiciels de gestion documentaire ; techniques de communication : Connaissances approfondies

Savoir-faire
Analyser et évaluer les demandes formulées dans les différentes missions assignées : transmission (en interne et en externe) d'un dossier patient, d'une réquisition, de la protection des données, du dossier patient format papier et format informatique, des archives...
Analyser et apporter une solution adaptée au problème de cohérence des mouvements sur les dossiers des patients hospitalisés;
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Intérêt marqué pour la gestion des champs d'activités du domaine sanitaire, des aspects réglementaires et technologiques
Travailler en équipe pluridisciplinaire
Utiliser les logiciels métier nécessaire pour remplir sa fonction
Transmettre ses compétences et former du personnel dans son domaine de compétence.

Savoir être
Travailler en équipe
Sens du contact et de l'organisation
Capacité de communication
Sens du mangement et de la pédagogie
Respect du secret professionnel
Autonomie rigueur et méthode
Aptitude à travailler dans des délais contraints
Aptitude à la priorisation des tâches à réaliser en fonction des ressources disponibles
Acceptation aux changements

CHIVA - Site de Saint Jean de Verges
Rn 20 - Sortie 9 - Saint-Jean de Verges BP 90064 - 09017 FOIX cedex
09107 Saint-Jean de Verges

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