Responsable du management du call center et des secrétariats médicaux

Responsable du management du call center et des secrétariats médicaux

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hôpitaux du Pays du Mont-Blanc proposent une offre de soins alliant excellence et proximité, dans le département de la Haute-Savoie, en région Auvergne-Rhône-Alpes, au sein de 4 sites : un site à Sallanches réunissant l'hôpital et l'EHPAD, deux sites à Chamonix (hôpital et EHPAD), et un site à Cluses (Médipôle - centre de soins et de santé).
Ils comprennent notamment un bloc opératoire de 6 salles et un plateau technique complet, avec un équipement en imagerie médicale (radio, scanner, IRM).

LE POSTE :
Missions principales :
Organiser la bonne tenue et le suivi des consultations médicales (occupation des salles de consultation, agendas de consultation) ;
Assurer l'adhésion et l'évolution des pratiques des secrétaires sur tous les projets informatiques en lien avec l'activité des secrétariats médicaux (dictée numérique, reconnaissance vocale) ;
Garantir l'adéquation des ressources à l'activité à partir des indicateurs de suivi de l'activité des secrétariats médicaux produits par la chargée de projets et d'expertise métier
Réaliser des audits organisationnels réguliers pour proposer des actions d'amélioration et assurer l'efficience du fonctionnement des secrétariats médicaux ;
S'assurer de la mise en conformité des pratiques des AMA avec les exigences qualité (traçabilité, confidentialité, RGPD, certification) ;
Participer aux instances, réunions institutionnelles et groupes de travail en lien avec les missions confiées ;
Réaliser de la veille réglementaire sur l'évolution des textes de loi concernant les métiers administratifs du domaine sanitaire et les informations médicales.
S'assurer de la mise en conformité des pratiques des AMA avec les exigences qualité (traçabilité, confidentialité, RGPD, certification) ;
Participer aux instances, réunions institutionnelles et groupes de travail en lien avec les missions confiées ;
Réaliser de la veille réglementaire sur l'évolution des textes de loi concernant les métiers administratifs du domaine sanitaire et les informations médicales.
Organisation
Existence d'un call center pour centraliser la prise de RDV téléphonique (4ETP)
Secrétariats médicaux répartis entre les consultations externes et les services de soins (environ 30 ETP)
Présence d'une responsable du management des secrétariats médicaux (poste recherché) et d'une chargée de projets et d'expertise métier.

Management
Encadrement des AMA et des agents administratifs du call center.
Accueil et formation des nouveaux arrivants (AMA)
Recrutement des AMA en lien avec la directrice du pôle et la DRH
Réalisation des plannings des secrétariats médicaux
Animation de réunions d'équipe
Gestion des éventuels conflits
Réalisation des entretiens annuels des AMA et agents du call center
Développement des compétences des AMA
Actions de formation à destination des AMA
Recueil des besoins en formation en vue d'établir le plan de formation

PROFIL RECHERCHÉ :
Placée sous l'autorité de : Directrice d'appui du pôle consultations externes, Directrice générale
Le responsable du management des secrétariats médicaux occupe un poste polyvalent qui allie management des équipes, organisation des tâches et optimisation des processus au sein des secrétariats médicaux et du call center. Son rôle est de planifier, organiser et piloter les activités des secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels pour assurer la qualité des RDV médicaux des patients et permettre ensuite le bon recouvrement des recettes.
Il/elle travaille en lien étroit avec la chargée de projets et d'expertise métier.

Métier : Attaché d'administration hospitalière
Prérequis
Diplômes
Niveau BTS ou Licence minimum attendu
Concours AAH avec validation de la formation EHESP de préférence
Expériences et/ou exigences du poste
Connaissances du domaine hospitalier
Expérience dans les secrétariats médicaux appréciée
Expérience d'encadrement d'équipe appréciée
Bonne maitrise de l'outil informatique

Conditions de travail
Poste à temps complet : 100%
Forfait Jour avec 25 CA et 19 RTT (plus 1 ou 2 congés hors-période et 1 congé fractionnement optionnels)
Mission en lien avec la chargée des projets et d'expertise métier
Le responsable est amené à effectuer des déplacements sur les différents sites de l'établissement, soit avec un véhicule de service, soit avec son véhicule personnel (les frais sont indemnisés selon la réglementation en vigueur)
CDD, CDI, mutation ou détachement

Relations internes et externes
Chargée des projets et d'expertise métier
Médecins de l'établissement
Direction des Affaires Médicales pour la coordination des activités médicales
Direction des Ressources Humaines pour le suivi des effectifs, de la carrière et de la formation
Direction du système d'information pour les outils métiers
Cadres de santé et professionnels paramédicaux
Direction du pôle et quatuor du pôle consultations externes
Direction générale des HPMB

Centre Hospitalier Intercommunal Hôpitaux du Pays du Mont-Blanc site de SALLANCHES
380, rue de l'hôpital BP 118
74703 SALLANCHES

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