ASSISTANT MEDICO-ADMNISTRATIF (H/F) SITE CIAPA – POLE IJ09 NORD – PSYCHIATRIE INFANTO JUVENILE

ASSISTANT MEDICO-ADMNISTRATIF (H/F) SITE CIAPA – POLE IJ09 NORD – PSYCHIATRIE INFANTO JUVENILE

CDD; Détachement; Mutation

Grade : Assistant(e) Médico Administratif(ve) (AMA)
Intitulé du poste : Assistante Chef de Pôle et Cadre de Pôle
Lieux de travail : GHU Paris site CIAPA Pole IJ09 Nord Psychiatrie infanto juvénile 75I09
Horaires Amplitude 8h30 19 heures (37h30 hebdo RTT)
Temps de travail : 5 jours / semaine lundi au vendredi - Temps complet
Poste à pourvoir à compter du : Dès que possible

VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ?

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie et neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.
Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. 2 chrono pour connaître le GHU Paris en images animées
www.ghu-paris.fr / Linkedn Ghu Paris / Twitter @GhuParis
Siège : Site Sainte-Anne, 1 rue Cabanis 75014 Paris

Le GHU Paris s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

DESCRIPTION DU SERVICE ET DE L'EQUIPE

Le pôle de Psychiatrie Infanto Juvénile 75I09 c'est :

- Des soins sectoriels du 17ème arrondissements avec pour dispositif ;
- 2 CMP, 2 hôpitaux de jour ;
- Un dispositif intersectoriel de prise en charge des adolescents en situation de crise
- Le CIAPA, Centre Intersectoriel d'Accueil pour Adolescents, situé 56 rue Simplon Paris 18ème.

Le Pôle 75 I09 comprend 10,6 ETP médicaux et 81 ETP paramédicaux

- Son exécutif de pôle compte 3 membres, le médecin responsable de pôle, le directeur de pôle et le cadre de Pôle.

Son bureau de pôle compte l'exécutif de pôle, les PH et les cadres de santé responsables d'UF et des représentants des personnels.


MISSIONS DU POSTE

Missions Principales :

- L'assistante administrative de pôle assiste le responsable hiérarchique et les membres de l'exécutif de pôle dans l'organisation liée au pôle, avec la réception, le traitement et la circulation de l'information, la gestion des agendas, la gestion et la communication des documents, des déplacements, des réunions et le suivi des indicateurs d'activité.

Activités liées à l'exécutif de pôle :

- Gestion agenda et messagerie chef de pôle ;
- Gestion de la correspondance, des réunions et RDV, des relations de l'exécutif de pôle ;
- Absence et intérim chef de pole
- Classement et transmissions des informations ;
- Organisation des réunions, des forums, visites, conférences, événements, commissions spécialisées ;
- Gestion du planning psychologue (e-planning)
- Gestion du planning médecins (seniors/juniors eGTT)
o Demande d'absences : congés / formation / autres
- Organisation de la commission de formation
o Suivi du budget de formation PM et PNM ; Envoi des demandes des psychologues et médecins au service formation ; Vérification des remboursements PM
- Gestion des courriers et documents relatifs à l'activité du pôle en relation avec la cadre administrative de pôle et la cadre de pôle : date de fermeture / changement d'uf / mise à jour des effectifs de pôle (enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage).
- Gestion de l'archivage/désarchivage des dossiers patients traitement des demandes.
o Réception des demandes via le service des usagers ; Transmission aux médecins concernés pour suite à donner ; Réponse aux demandeurs CIAPA ; Clôture de la demande
- Liste de garde et des astreintes médicales participation à la réunion du choix de garde, mise à jour et suivi des tableaux de gardes envoi aux participants et à la DPM
- Planning de présences médical au CIAPA


Activités ponctuelles et/ou spécifiques :

- Construction des tableaux de bords et suivi des indicateurs d'activité du pôle ;
- Elaboration des bilans d'activité ;
- Gestion des commandes d'ordonnances sécurisées pour l'ensemble du pôle (CIAPA et COMPOINT avec mise à jour en fonction des arrivées/départs)
- Commande des tickets restaurant pour l'ensemble des agents du pole
- Commandes des tests psychologiques pour l'ensemble du pôle
- Suivi des commandes : plan d'équipement/ PMH CIAPA en relation avec la cadre administrative de pôle et la cadre de pôle
- Recrutement des psychologues : en lien avec le chef de pole et la cellule recrutement et le candidat
- Recrutement des médecins : en lien avec la DPM
- Préparer l'arrivée des psychologues et médecins : demande de création de comptes (boites mail et divers logiciel / inscription aux formations s'y afférents)
- Elaboration d'outils de travail ()
- Remplacement secrétaire d'accueil : frappe comptes rendus médicaux, planification rdv médicaux, traitements des courriels urgents)
- Participations aux différentes réunions institutionnelles
- Élaboration de comptes rendus
- Organisation de la communication du pôle (convocation, diaporama, compte-rendu) ;
- Elaboration et reproduction de documents pour le pôle (livret d'accueil, notes, schémas)
- Déclarer les évènements indésirables constatés en utilisant la procédure et les outils en vigueur sur l'établissement ;
- Faire des propositions susceptibles d'améliorer la qualité de l'accueil dans le pôle
- Appliquer les procédures et protocoles en vigueur dans l'établissement.

Contraintes du poste :

- Souplesse et adaptabilité horaire.

COMPETENCES

Savoir-faire :

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics ;
- Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire ;
- Elaborer, adapter et optimiser les plannings (travail, rendez-vous, visites ;
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité ;
- Organiser et classer des données, des informations ; des documents de diverses natures ;
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétences ;
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone ;
- Traiter les situations conflictuelles et/ou agressives ;
- Travailler en équipe pluri disciplinaire et en réseau ;
- Collaboration et implication dans le travail institutionnel ;
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.

Savoir être :

- Faire preuve de discrétion, de confidentialité ;
- Pouvoir se questionner et évaluer ses pratiques ;
- Être autonome et prendre des initiatives ;
- Être disponible, à l'écoute et pouvant s'adapter aux changements ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Pouvoir gérer son stress et maîtriser ses affects ;
- Capacité à actualiser ses connaissances et ses compétences.

Obligations professionnelles :

- Se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement ;
- Porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail et respecter les règles d'hygiène en vigueur ;
- Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions ;
- Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité ;
- Obligations à l'égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel, confraternité ;
- Maitrise de l'outil informatique et des différents logiciels professionnels

GHU Paris psychiatrie & neurosciences
1 rue Cabanis
75014 Paris

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