ASSISTANTE DE DIRECTION H/F

ASSISTANTE DE DIRECTION H/F

Vacation

1.    Organiser l'emploi du temps du Directeur
·       Tenir à jour et gérer son agenda
·       Organiser les rendez-vous, les réunions, les réceptions, les déplacements pour des réunions, congrès, cours
2.    Accueillir, orienter et renseigner
·       Assurer l'accueil physique des rendez-vous l'accueil téléphonique, réorienter si besoin
·       Organiser les visites de délégations étrangères à Gustave Roussy
3.    Assurer la correspondance
·       Ouvrir le courrier, le trier, le classer selon l'urgence et en assurer le suivi (respect des dates limites de réponse, préparation des lettres de réponse)
4.    Conseil d'Administration
·       Établir les convocations pour les conseils d'administration
·       Organiser la réunion (réserver salle, établir le plan de table)
·       Établir le chapeau des comptes rendus et les procès-verbaux des réunions.
·       Tenir et mettre à jour la liste des membres du Conseil d'Administration.
5.    Assurer la communication interne et externe
·       Préparer des notes, courriers, communiqués ou messages au nom du Directeur
·       Mettre en forme et relire les documents destinés à diffusion interne ou externe
·       Veiller à la confidentialité des informations sensibles
6.    Constituer et tenir à jour des fichiers et tableaux de bord
·       Tenir à jour la liste des titres, travaux des commissions, conseils d'administration et congrès
7.    Établir des ordres de remboursement
·       Établir les documents permettant le remboursement des frais de missions 
·       Pointer les dépenses réglées par le Directeur exécutif.
8.    Support administratif et logistique
·       Organiser le classement et l'archivage papier et électronique (dossiers, contrats, documents institutionnels).
·       Suivre certains dossiers administratifs (conventions, contrats, engagements de dépense)
·       Préparer les documents nécessaires aux rendez-vous, interventions, congrès (notes de synthèse, dossiers, éléments de langage).
·       Assurer une interface avec les autres directions et services de l'institution.
9.    Coordination et suivi des projets du Directeur
·       Suivre l'avancement de certains projets confiés par le Directeur et relancer les interlocuteurs concernés.
Formation d'Assistant(e) de direction (BTS) ou équivalent
Une expérience professionnelle déjà acquise sur la même fonction est un plus
Un bon niveau d'anglais est demandé.

POUR CANDIDATER :
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Gustave Roussy
Hautes-Bruyères 114 Rue Edouard Vaillant
94805 Villejuif

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