Assistant.e de direction

Assistant.e de direction

CDD

VOTRE POSTE
Votre poste consiste à assister le Directeur Général, le Directeur Général Adjoint et la Secrétaire Générale dans la gestion et l'organisation administrative de la Direction Générale.
Organiser pour la Direction Générale le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service, suivi et enregistrement des dossiers.

IDENTIFICATION DU POSTE
Amplitude horaires : du lundi au jeudi de 8h30 à 17h30 en fonction des nécessités du service et le vendredi de 8h30 à 17h 1 jour de télétravail après chaque instance.
Liaisons hiérarchiques : Direction Générale
Liaisons fonctionnelles : Equipe de direction, médecins, Cadres de santé et administratifs, Tutelles (Ministère de la Santé, Agence Régionale de Santé), Elus, Institutions (Service Départemental d'Incendie et de Secours, Université de Technologie de Belfort et de Montbéliard, Association Hospitalière de Bourgogne Franche-Comté, etc)

VOS ACTIVITES
Missions principales :
- Gestion du courrier, des mails et des appels de la Direction Générale (enregistrement, traitement et suivi).
- Gestion des agendas.
- Préparation des dossiers de réunions pour les directeurs.
- Elaboration de courriers, notes de service, diaporamas.
- Suivi du tableau de bord des enquêtes, courriers appelant une réponse.
- Suivi du classement informatique et papier.
- Demande de prestations en lien avec le service restauration.
- Recherche documentaire, reproduction et diffusion de documents.
- Elaboration des bons GMAO.
- Réservations de la salle de réunion 1 et de la salle des instances.
- Elaboration des dossiers de demande et de renouvellement d'autorisation et assimilés.
- Tenue et suivi du calendrier des autorisations.
- Suivi des délégations de signature.
- Suivi et classement des conventions.
- Suivi Octime.
- Suivi des présences et élaboration du planning des congés de l'équipe de direction.
- Elaboration et mise à jour du calendrier des astreintes administratives de l'équipe de direction.
- Suivi administratif des dossiers de notation annuelle de l'équipe de direction.
- Organisation et préparation des réunions :
o Du projet populationnel et environnemental.
o Du projet d'établissement.

Instances :
- Elaboration du calendrier annuel des instances.

- Secrétariat des instances suivantes (préparation, envoi des dossiers, présence en séance, compte-rendu, délibérations) :
o Conseil de surveillance : 4 réunions par an
o Directoire : 11 réunions par an
o Conférence Inter-Pôle : 4 réunions par an
o Réunions des cadres non soignants : 4 réunions par an
o Comité Stratégique du GHT : 3 réunions par an
o Instance mutualisée du GHT en alternance avec les autres directions concernées : 1 réunion par an

EXIGENCES DU METIER
- Connaissance du milieu hospitalier et du secteur sanitaire
- Appétence à travailler avec les outils informatiques
- Sens de l'organisation
- Capacité d'adaptation
- Savoir gérer les priorités
- Sens de la communication
- Capacité à gérer des situations difficiles
- Fort sens de la diplomatie et de la conciliation
- Résistance au stress
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Coopération multi professionnelles
- Capacité de travailler en réseau professionnel

Exigences du poste
- Maîtrise des outils informatiques
- Expérience professionnelle diversifiée

Supports à disposition
- Intranet (procédures, référentiels)
- Réseau commun

VOS DIPLOMES
Diplômes : BTS Assistant de Direction, diplôme de secrétariat, ou expérience significative
Prérequis :
o expérience antérieure dans le domaine du secrétariat (frappe, accueil, )
o bonne technicité dans l'accueil téléphonique et la communication
o bonne technicité informatique

Hôpital Nord Franche-Comté
100 route de MOVAL CS 10499 TREVENANS - 90015 BELFORT cedex
90400 TREVENANS

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